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Esempi di gestionali e automazioni realizzati

Nove gestionali, portali e automazioni costruiti dalle persone di Automatia, raccontati senza nomi di clienti, limiti compresi.

In breve

Esempi di gestionali e automazioni realizzati dal nostro gruppo: dal gestionale che ha sostituito il portale esterno di una rete di imprese al modulo che compila le dichiarazioni di conformità. Per ognuno: partenza, lavoro svolto e risultato, solo con fatti come date e dati importati.

Gestionali e portali in produzione

Gestionali su misura e portali costruiti dal nostro gruppo e oggi in uso, con lo stato aggiornato a settembre 2026. Il più ampio sostituisce il portale di un fornitore esterno.

Rete di imprese

Un gestionale proprio al posto del portale esterno

Una rete di imprese con un sistema di pagamento interno lavora dal 1° settembre 2026 sul suo gestionale, con tutto lo storico. Il vecchio portale è spento al pubblico.

In uso dal 1° settembre 2026
3.000circaconti portati nel nuovo gestionale, con lo storico completo
134.000e oltre: le transazioni importate
0,00la somma dei saldi dopo l'import
1.401aziende a cui l'AI ha assegnato la categoria, scelta da un elenco chiuso di 390 sottocategorie
Da dove si partiva e cosa abbiamo costruitoPortale esterno, automazione ponte, registro a partita doppia

La rete lavorava da anni sul portale di un fornitore esterno, da cui i dati uscivano solo leggendo le pagine web. La fatturazione mensile passava da export ritoccati a mano.

  • Prima del gestionale, un'automazione: ogni mese uno strumento web trasformava il foglio delle commissioni nei file XML di fatture e note di credito per il programma di fatturazione, con scorporo IVA e scadenze degli addebiti SEPA. È servita fino al passaggio, e le sue regole sono diventate la specifica dell'export del nuovo sistema.
  • Il gestionale: un registro a partita doppia per i pagamenti interni, con un controllo di integrità sempre attivo, più contratti, piani tariffari, provvigioni, permessi per singola persona e un registro di ogni modifica.
  • API e pagina di pagamento per i negozi online degli iscritti, in produzione da settembre 2026, e un'app Android pubblicata su Google Play. Gli incassi in euro con Stripe sono predisposti.
  • L'intelligenza artificiale ha assegnato le categorie merceologiche a 1.401 aziende, scegliendole da un elenco chiuso di 390 sottocategorie: non può inventarne di nuove.

Prima del passaggio: collaudo completo, verifica di sicurezza e controllo dei calcoli. Dopo aver riscritto le interrogazioni al database, le analisi sui dati reali sono passate da oltre 60 secondi a circa 1,5.

Pagine collegate: gestionali su misura, migrazione, integrazioni API.

Medicina del lavoro

Gestionale clinico e sito, con l'AI che propone

101su 116lacune trovate dal controllo del 26 agosto 2026, chiuse in due giorni e verificate in produzione
19su 24richieste mandate dallo studio il 17 settembre, realizzate entro il giorno dopo

Uno studio di medicina del lavoro è passato da un prototipo a un sito e un gestionale in produzione. Ogni proposta dell'intelligenza artificiale aspetta la validazione del medico.

In uso
Da dove si partiva e cosa abbiamo costruitoPrototipo, riservatezza, proposte con le citazioni dal testo

Si partiva da un prototipo in un'altra tecnologia, non pronto per l'uso vero. Servivano un sito e un gestionale per aziende clienti, lavoratori, visite e scadenze, con requisiti forti di riservatezza.

  • Visite con storico, protocolli sanitari, certificati di idoneità e i dati per l'Allegato 3B.
  • Aree riservate per l'azienda e per il lavoratore, giudizi inviati in blocco con link firmati e revocabili.
  • Accesso a due fattori, file e backup cifrati, registro delle letture.
  • L'intelligenza artificiale legge i documenti di valutazione dei rischi delle aziende, anche scansionati, e prepara proposte con le citazioni dal testo: ognuna passa dalla validazione del medico. Nella bozza della relazione annuale i numeri li conta il database, non il modello.

Pagine collegate: medicina del lavoro, siti web aziendali, assistenza e manutenzione.

Produzione grafica

Portale di produzione e pagamenti ai collaboratori

3regimidi ritenuta d'acconto sulle ricevute, verificate al centesimo sui conteggi reali dello studio

Uno studio di produzione grafica per l'editoria ha pianificazione dei fascicoli, ordini ai collaboratori e ricevute in un portale solo, usato sui fascicoli reali.

In uso
Da dove si partiva e cosa abbiamo costruitoFascicoli, ordini, ricevute con ritenuta, fattura nell'ERP

Ogni fascicolo è diviso in parti affidate a collaboratori esterni. Pianificazione, listino, ordini, fattura al committente e ricevute con ritenuta passavano da fogli di calcolo ed email.

  • Il fascicolo nasce da un documento Word o PDF: l'intelligenza artificiale compila il modulo, una persona controlla.
  • Pianificazione a fasi, in giorni lavorativi: la partenza di un fascicolo, o di una sua parte, si sposta anche a lavori iniziati.
  • Ordini ai collaboratori numerati, uno per ogni parte affidata.
  • Ricevute con ritenuta d'acconto su tre regimi diversi e, con un clic, la bozza di fattura nell'ERP dello studio via API.

Lo studio usa il portale in produzione. L'emissione dei documenti ha recuperato anche l'arretrato dei lavori commissionati prima del portale.

Pagine collegate: integrazioni API, fatturazione e incassi.

Network di imprenditori

Quote associative incassate su tre canali

356membri reali importati da Excel
3canaliche dal 29 luglio 2026 incassano pagamenti veri

Per un network con più gruppi locali, rinnovi e nuove iscrizioni passano da un portale solo. L'eventuale penale la calcola il server dalla scadenza in anagrafica.

In uso dal 29 luglio 2026
Da dove si partiva e cosa abbiamo costruitoPercorso in tre passi, pagamento online, PayPal, bonifico

Il percorso ha tre passi: il membro sceglie il gruppo e il proprio nome, il server calcola l'eventuale penale dalla scadenza in anagrafica. I canali di pagamento:

  • pagamento online con Stripe: carte, wallet e pagamento a rate, che si disattiva da solo sopra una soglia di importo;
  • PayPal, con le notifiche di pagamento verificate;
  • bonifico, riconciliato in amministrazione: abbinato il pagamento, la scadenza del membro si allunga o il nuovo iscritto entra in anagrafica.

Pagine collegate: fatturazione e incassi, portali web e app.

Ristorazione a domicilio

Web app per prenotare uno chef a casa

Fasce orarieTrattativa sul prezzoSpese a chilometroRecensioni

Una startup che porta gli chef a casa dei clienti aveva solo una presentazione. Oggi l'intero ciclo è collaudato, dalla prenotazione alla recensione; la seconda revisione chiesta dal committente era in produzione il 30 agosto.

Online dal 22 agosto 2026
Da dove si partiva e cosa abbiamo costruitoFasce orarie, trattativa sul prezzo, aree separate
  • Web app installabile dal telefono, con aree separate per cliente, chef e amministrazione.
  • Prenotazione per fasce orarie con il blocco delle sovrapposizioni; livelli di esperienza degli chef; trattativa sul prezzo con un minimo; spese di viaggio a chilometro.
  • Recensioni, codici promozionali e abbonamenti; documenti degli chef visibili solo in un'area privata.

Pagine collegate: portali web e app, ristorazione e ospitalità.

Moduli, automazioni e lavori completati

Automazioni e moduli fatti per un solo problema, e due progetti completati. Dove un lavoro non è ancora online, lo scriviamo.

Impresa di impianti

La dichiarazione di conformità dal gestionale

PDF sul modelloNorme tecnicheSchema e fotoFirma e timbro

A fine lavori l'impresa rilascia la dichiarazione di conformità, come chiede l'articolo 7 del D.M. 37/2008. Il modulo nel gestionale preventivi, creato a giugno 2026 ed esteso a settembre, è servito per una pratica reale di agibilità.

In uso
Da dove si partiva e cosa abbiamo costruitoModulo nel gestionale esistente, allegati, firma

L'impresa voleva la dichiarazione, con la relazione sui materiali, dal programma che usava già.

  • Un modulo dentro il gestionale esistente: PDF sul modello, norme tecniche applicate, allegati con firma e archivio dei documenti emessi.
  • Lo schema dell'impianto e le foto tra gli allegati, ridimensionate nel browser.
  • Firma e timbro automatici, oppure spazio per la firma a mano. Nel PDF finiscono solo i dati compilati dell'impianto: niente caselle vuote da riempire, niente dati inventati.

Pagine collegate: edilizia e impianti, gestionali su misura.

Gruppo di tre società

Solleciti di pagamento senza export uniti a mano

3societàcon fatture e contatti importati direttamente, colonne riconosciute da sole

Le fatture delle tre società entrano direttamente in un'applicazione web, che tiene la storia di ogni sollecito: stati a colori, invio delle email e statistiche mensili.

In uso
Da dove si partiva e cosa abbiamo costruitoImport diretto, stati del sollecito, backup a ogni import

Da dove si partiva: gli export delle fatture di tre società uniti a mano, le email dei clienti copiate nello stesso Excel, il file finale passato a uno script.

  • Import diretto dei file di fatture e contatti di ogni società, con le colonne riconosciute da sole e il canale di pagamento classificato.
  • Ogni nuovo import conserva stati, conteggi di invio ed email inserite a mano.
  • Stati del sollecito a colori, invio delle email, backup a ogni import e statistiche mensili.

Pagine collegate: automazione dei processi, guida ai solleciti.

Studio di ingegneria

Un gestionale per due partite IVA

2partite IVAcon il file XML delle fatture per la piattaforma del commercialista, che non offre API

Una ditta individuale e una società, con numerazioni separate, in un gestionale solo. Tutti i moduli previsti sono costruiti e testati; manca la messa online sul dominio definitivo.

Completato
Da dove si partiva e cosa abbiamo costruitoDue aziende, preventivi, Gantt, fatture XML

Moduli costruiti tra il 2 e il 7 luglio 2026. File XML verificato come ben formato, calcoli testati in regime ordinario e forfettario.

  • Cambio di azienda dalla barra in alto; clienti e preventivi con le revisioni salvate; lavori su un diagramma di Gantt trascinabile.
  • Proforma, fattura e incasso, con il calcolo per regime forfettario o ordinario, cassa previdenziale, ritenuta e bollo.
  • Il file XML della fattura, da importare nella piattaforma del commercialista, che firma e trasmette allo SdI.

Pagine collegate: studi professionali, fatturazione e incassi.

Assistenza auto

Avvisi di scadenza che partono una volta sola

RevisioneTagliandoGommeBolloAssicurazione

Un centro assistenza auto autorizzato avvisa in tempo i clienti delle scadenze del veicolo, per email, SMS e WhatsApp Business. L'elaborazione giornaliera non manda mai due volte lo stesso avviso.

Completato
Da dove si partiva e cosa abbiamo costruitoVeicoli, calendario delle scadenze, campagne email
  • Clienti e veicoli con targa e telaio, calendario delle scadenze e un piccolo CRM.
  • Avvisi per email, SMS e WhatsApp Business da un unico fornitore, con modelli di messaggio approvati.
  • Campagne email per categoria, con il consenso di ogni canale e il link per disiscriversi.

Costruito in un unico rilascio completo, come chiesto dal cliente, con la guida di installazione e la configurazione dei fornitori di invio.

Pagine collegate: CRM su misura, WhatsApp Business API.

Cosa torna da un progetto all'altro

In tutti questi progetti si parte da un pezzo, i numeri si controllano, e l'intelligenza artificiale propone ma non decide.

  • Un pezzo in uso prima del resto

    Nella rete di imprese l'automazione delle commissioni ha lavorato ogni mese finché il gestionale non era pronto. È l'ordine del nostro metodo: un modulo in uso su lavoro reale, poi gli altri.

  • I numeri devono tornare

    Saldi che sommano a zero dopo l'import, ritenute controllate al centesimo, relazione annuale con i numeri contati dal database. Un controllo di quadratura vale più di una bella schermata.

  • L'AI propone, una persona decide

    Il medico valida ogni proposta, nello studio grafico una persona controlla il modulo compilato, un vocabolario chiuso impedisce di inventare categorie. Dove basta un'automazione tradizionale, l'AI non serve.

Domande frequenti

Hai un'altra domanda? Scrivici

Posso parlare con un'azienda per cui avete lavorato?

Se per te è importante, dillo nella prima chiamata. Lo chiediamo al cliente del progetto più simile al tuo e, se è d'accordo, vi mettiamo in contatto. Le domande da fargli sono nella guida su come scegliere una software house.

Automatia è un'azienda nuova: chi ha realizzato questi progetti?

Li hanno realizzati le persone che oggi lavorano in Automatia, programmatori specializzati in ambiti diversi. La società è ancora in costituzione; il nostro team si occupa di gestionali e automazioni da anni, e i progetti di questa pagina sono nati prima: per questo li chiamiamo esperienze del nostro gruppo. Come lavora il team è raccontato nella pagina chi siamo.

Quanto sono costati questi progetti?

Gli importi non li pubblichiamo: ogni progetto ha perimetro, dati e collegamenti diversi, e una cifra presa da sola confonde più di quanto aiuti. Le fasce di mercato, con le fonti, sono nella guida su quanto costa un gestionale su misura. Per il tuo caso, dopo l'analisi, ricevi una proposta scritta con costi, tempi e formula: a corpo, a canone o mista, come spiegato in formule e costi.

Da dove vengono i numeri riportati nei progetti?

Dai progetti stessi: conteggi sul database dopo un import, richieste chiuse, date di messa online. Non riportiamo stime di ore o di soldi risparmiati, perché dipendono da come lavorava ogni cliente prima e da fuori non si possono controllare.

Fate anche lavori piccoli, come una sola automazione?

Sì. Il modulo per le dichiarazioni di conformità e l'applicazione per i solleciti sono lavori piccoli, fatti per un solo problema. Di solito una singola automazione richiede da pochi giorni a qualche settimana: esempi e limiti nella pagina sull'automazione dei processi.

Il mio progetto finirà su questa pagina?

Solo in forma anonima, come questi: senza nome, marchio, città o importi. Se preferisci che non compaia affatto, basta dirlo.

Da leggere insieme

Raccontaci cosa fate ancora a mano

Mezz'ora di chiamata, senza impegno. Se un software standard vi basta, ve lo diciamo.

Parliamo del progetto WhatsApp
Emailinfo@automatia.it Telefono+39 375 669 3055

Videochiamata con schermo condiviso, in italiano, inglese o russo.