Dashboard aziendale che si aggiorna da sola
Una dashboard aziendale mette in una schermata vendite, margini, incassi e scadenze, presi da gestionale, CRM, e-commerce e banca. Serve a chi oggi aspetta un Excel di fine mese.
- Per chi
- Titolari, direzione e responsabili di reparto
- Si parte da
- Poche domande e le fonti dei dati
- Strumenti
- Power BI, Looker Studio, Excel o web su misura
- Formula
- A corpo, a canone o mista
Automatia collega i programmi in cui nascono i dati a un cruscotto che si aggiorna da solo, con una definizione scritta per ogni indicatore e i permessi per ruolo. Lo strumento (Power BI, Looker Studio, Excel o dashboard su misura) si sceglie con te.
Dashboard e business intelligence
Tra dashboard e business intelligence la differenza è questa: la dashboard, o cruscotto aziendale, è la schermata; la business intelligence è il lavoro che la tiene in piedi. Costo e rischio stanno quasi tutti nel secondo: se è fatto male, anche la dashboard più curata mostra numeri sbagliati, con grande eleganza.
La dashboard: la schermata
- Indicatori
- Grafici
- Filtri
La business intelligence: ciò che viene prima
- Da quali programmi arrivano i dati
- Come si uniscono e si correggono
- Con quale regola si calcola ogni indicatore
Dashboard e controllo di gestioneBudget, consuntivo, costi per reparto e commessa
Il controllo di gestione usa gli stessi dati per confrontare budget e consuntivo e attribuire i costi a reparti e commesse. Un software di controllo di gestione è un cruscotto con qualche regola contabile in più, da decidere con chi tiene la contabilità.
Definizioni, pulizia e quadratura dei dati
Una dashboard aziendale affidabile nasce da dati sistemati prima di disegnare i grafici. La domanda "quanto abbiamo fatturato a marzo" ha almeno tre risposte giuste (emesso o incassato, con o senza note di credito, per data o per competenza): il lavoro comincia scegliendo quale.
- Le domande vengono prima dei grafici: un indicatore che non serve a una decisione resta fuori.
- Per ogni dato si decide dove nasce e, se vive in due posti, quale programma fa fede.
- Clienti doppi uniti, codici articolo allineati tra magazzino ed e-commerce; gli errori ricorrenti si correggono nel programma di origine. Se i dati stanno in un vecchio programma, vedi la migrazione dei gestionali.
- Prima della consegna i totali del cruscotto si confrontano con il gestionale su un mese chiuso.
- Definizione
- fatture emesse meno note di credito, IVA esclusa
- Data che conta
- data del documento
- Fonte
- gestionale
- Fa fede su
- e-commerce e CRM
- Approvata da
- direzione, 12 settembre
- Quadratura di agosto
- differenza € 0,00
- Aggiornamento
- ogni notte
Un cruscotto per ogni ruolo
Un cruscotto di gestione aziendale utile è corto: in alto tre o quattro numeri, sotto l'andamento, in fondo le righe che chiedono un intervento.
Ogni ruolo vede la sua versione, e il filtro sta nel sistema che legge i dati, non in un menu che basta cambiare.
- Titolare
margine e liquiditàDirezione - Commerciale
i suoi clienti e i loro ordiniSolo i suoi - Amministrazione
lo scaduto, per fascia di ritardoIncassi - Capo area
le vendite della sua zonaSolo la sua zona
KPI aziendali, settore per settore
In una dashboard di KPI aziendali ogni numero ha una definizione, una fonte e una soglia oltre la quale qualcuno interviene. Ne bastano pochi per persona: formule ed esempi nella guida sui KPI aziendali.
Edilizia e impianti: margine di commessa
Costo sostenuto e a finire di ogni cantiere, contro preventivo e SAL fatturati: lo sforamento si vede a metà lavoro, non al collaudo. Vedi edilizia e impianti.
Medicina del lavoro: visite e scadenze
Visite eseguite contro programmate, idoneità in scadenza nei prossimi due mesi per azienda cliente. Vedi medicina del lavoro.
Commercio: margine e rotazione
Margine per cliente e per linea, giorni di giacenza, articoli fermi, scaduto per fascia di ritardo. Vedi commercio e distribuzione.
Immobiliare: incarichi e provvigioni
Per un'agenzia: incarichi in scadenza, tempi medi di vendita per zona, provvigioni da incassare. Vedi immobiliare.
Studi professionali: ore e parcelle
Ore lavorate e fatturabili per pratica, lavori finiti ma non fatturati, parcelle scadute. Vedi studi professionali.
Industria: ordini e scarti
Ordini in ritardo sulla data promessa, scarti per linea e per turno, carico delle macchine. Vedi industria e produzione.
Power BI, Looker Studio, Excel o su misura
Lo strumento per la dashboard si sceglie alla fine, in base a chi deve vedere i numeri e a dove stanno i dati. Se quello che avete già basta, restiamo lì e lo colleghiamo al gestionale.
| Strumento | Licenze | Quando conviene | Limite da sapere |
|---|---|---|---|
| Excel con Power Query | Nessun costo in più, se lo usate già | Una o due persone, un report al mese | Chi riceve il file vede tutti i dati, e le copie si moltiplicano |
| Power BI | Pro: 12,10 euro per utente al mese, IVA esclusa, pagamento annuale; serve anche a chi guarda | Azienda già su Microsoft 365, qualcuno in casa che vuole esplorare i dati | Con Pro, al massimo 8 aggiornamenti programmati al giorno |
| Looker Studio, oggi Data Studio | Gratuito; la versione Pro costa 9 dollari per utente al mese, per progetto | Dati già su Google (Analytics, Ads, Fogli), report da condividere | Assistenza di Google solo nella versione Pro |
| Dashboard web su misura | Nessuna licenza di terzi per utente | Molti utenti o utenti esterni (agenti, punti vendita), cruscotto dentro il gestionale | Va progettata e costruita, non è pronta in un pomeriggio |
Quando gli utenti crescono, crescono le licenze
Un esempio calcolato sul listino di Power BI, IVA esclusa. A quel punto conviene valutare anche una dashboard su misura.
Per il vostro tecnicoCapacità Premium e Fabric, gateway, DirectQuery, Data Studio
Licenze di Power BI. Finché i report non stanno su una capacità Premium o Fabric F64 o superiore, anche chi legge ha bisogno della licenza Pro (tipi di licenza).
Aggiornamento dei dati. Con un database in ufficio l'aggiornamento programmato passa da un gateway. Il collegamento diretto (DirectQuery) non ha il tetto degli aggiornamenti programmati, ma interroga il gestionale a ogni clic.
Looker Studio. Da aprile 2026 è tornato al nome originale, Data Studio, e i report esistenti funzionano senza modifiche (avviso di Google).
Report che arrivano da soli
Non tutti aprono una dashboard. A molti basta un messaggio con tre numeri, il lunedì mattina: è l'automazione dei processi applicata ai numeri. L'elenco dei clienti oltre il fido arriva solo quando ce n'è uno, così nessuno si abitua a ignorare gli avvisi.
Domande ai dati in italiano, in sola letturaIl numero lo conta il database, non il modello
Si può chiedere "quali clienti del canale ristorazione hanno comprato meno dell'anno scorso" e ricevere la tabella. L'intelligenza artificiale scrive l'interrogazione, solo sulle tabelle autorizzate e senza poter modificare nulla; il numero lo conta il database, non il modello. Per i numeri di ogni settimana resta meglio un indicatore fisso. Vedi l'intelligenza artificiale per le aziende.
- Riepilogo della settimanalunedì 7:30
- Scaduto per agenteil 1° del mese
- Clienti oltre il fidosolo se ce n'è uno
- Margine per commessada definire
Una rete di imprese, due lavori sui dati
Esperienze del nostro gruppo. La rete ha un sistema di pagamento interno; i due lavori partono dagli stessi conti e movimenti.
Da oltre 60 secondi a circa 1,5
Sui dati reali le analisi superavano i 60 secondi e venivano interrotte. Dopo la riscrittura delle interrogazioni al database rispondono in circa 1,5 secondi.
Domande ai dati e casi da guardare
Un analista basato sull'intelligenza artificiale traduce le domande in interrogazioni al database.
- Interrogazioni in sola lettura, con più livelli di protezione
- Accanto, un elenco dei casi da guardare, come i conti fermi
Quanto costa una dashboard aziendale
Dipende da quante fonti vanno collegate, da come sono tenuti i dati e da chi deve vedere quali numeri. Spesso si parte da un solo cruscotto, per esempio vendite e incassi; se incassi e scadenze non stanno ancora in nessun sistema, conviene partire da fatturazione e incassi.
Si concordano a parte, sempre prima
- Nuove fonti di dati aggiunte in seguito
- Nuovi cruscotti per altri reparti
- Pulizia di archivi storici molto grandi o disordinati
- Licenze di strumenti di terzi, come Power BI Pro
L'accordo si fa su misura
A corpo, a canone o misto, scelto dopo l'analisi; la proposta indica anche le licenze di terzi. Nell'assistenza rientra la manutenzione dei collegamenti quando un programma di origine si aggiorna, con un referente che conosce i tuoi dati.
Formule e costiDomande frequenti
Si può collegare la dashboard direttamente al gestionale, senza passare da Excel?
Quasi sempre sì: la dashboard legge il database del gestionale in sola lettura, le sue API o un'esportazione notturna. Per un gestionale su un server in ufficio serve un piccolo programma che porti fuori i dati in modo sicuro. Se è un servizio in cloud senza API né esportazioni, una strada pulita può non esserci, e nell'analisi lo trovi scritto. Vedi le integrazioni tra software.
I dati della dashboard si aggiornano in tempo reale?
Dipende dalla fonte e dallo strumento. Una dashboard su misura che legge il database del gestionale mostra i dati di pochi istanti prima, mentre i movimenti bancari arrivano con i tempi della banca. Con Power BI Pro gli aggiornamenti programmati hanno un tetto giornaliero, salvo il collegamento diretto al gestionale, che però lo interroga a ogni clic. Per vendite e margini di solito basta un aggiornamento ogni ora, o ogni notte.
Serve un data warehouse?
All'inizio quasi mai. Un data warehouse è un database separato, pensato per le analisi, dove i dati di più programmi arrivano già puliti e con lo storico. Diventa utile quando le fonti sono molte, quando si confrontano anni gestiti da programmi diversi o quando le analisi rallentano il gestionale.
Come si decide chi vede quali numeri?
Nell'analisi prepariamo una tabella: per ogni ruolo, quali indicatori e quali righe, per esempio il capo area solo la sua zona. In Power BI la funzione si chiama sicurezza a livello di riga e vale solo per chi ha il ruolo di visualizzatore: chi può modificare l'area di lavoro vede tutto (documentazione Microsoft).
Si possono portare in dashboard i movimenti della banca?
Sì. Il modo più semplice è leggere l'estratto conto elettronico che la banca mette a disposizione. L'altra strada è un fornitore autorizzato del servizio di informazione sui conti: con il tuo consenso legge i movimenti dei conti che scegli. Il servizio è previsto dalla direttiva europea PSD2, recepita in Italia con il decreto legislativo 218 del 2017.
Si può fare una dashboard aziendale in Excel?
Sì, e spesso è il punto di partenza giusto. Con Power Query il foglio legge i dati dal database o dai file esportati e si aggiorna con un clic (guida Microsoft). Regge finché lo usano una o due persone; quando il file passa di mano in mano, nessuno sa più quale copia è quella buona.
Da leggere insieme
Raccontaci cosa fate ancora a mano
Mezz'ora di chiamata, senza impegno. Se un software standard vi basta, ve lo diciamo.
Videochiamata con schermo condiviso, in italiano, inglese o russo.