Come scegliere una software house: domande e preventivi
Le domande da fare prima di firmare, come leggere un preventivo, i segnali che consigliano di lasciar perdere. Per chi deve scegliere una software house per un gestionale o un'automazione.
| Stessa riga per tutti | A | B | C |
|---|---|---|---|
| Analisi prima del prezzo | Sì | Sì | No |
| Esclusioni scritte | Sì | Vago | No |
| Costi dopo la consegna | Sì | No | Vago |
| Uscita nel contratto | Sì | Vago | No |
| Rate legate a consegne | Sì | Sì | No |
Per scegliere una software house conta più ciò che succede dopo la firma che il prezzo: chi sarà il tuo referente, cosa esclude il preventivo, di chi saranno dati e codice, come si esce dal contratto. Un fornitore serio risponde per iscritto prima di chiedere un anticipo e ti dice anche quando il software su misura non ti conviene.
Il fornitore di un software aziendale si sceglie una volta e si tiene per anni. Il gestionale che commissioni oggi lo userai, e lo farai modificare, ben oltre la fine del progetto.
Questa guida raccoglie le domande che faremmo noi se fossimo dall'altra parte del tavolo, compresa quella più scomoda per noi: cosa rischi con una società giovane.
Le domande da fare a una software house prima di firmare
Le domande utili sono quelle a cui si risponde con un fatto, non con un aggettivo. Chiedere "siete affidabili" non serve; chiedere chi ti risponde se il programma si ferma il venerdì sera, sì. Questa è la lista che porteremmo al primo incontro:
- Chi sarà il mio referente, e chi scrive materialmente il codice?
- Avete fatto qualcosa di simile? Posso vederlo, anche senza nomi?
- Cosa vi serve sapere prima di darmi un prezzo?
- Cosa è escluso dal preventivo?
- Quanto costa il software dopo la consegna: server, aggiornamenti, assistenza, modifiche?
- In che formato posso esportare i miei dati, e quando?
- Di chi sarà il codice sorgente, e cosa mi consegnate?
- Se decido di cambiare fornitore, cosa succede e quanto costa?
- Con quali tecnologie lavorate, e quanto è facile trovare altri programmatori che le conoscano?
- Se trattate dati personali per conto mio, firmiamo il contratto previsto dall'art. 28 del GDPR?
Cosa deve contenere un preventivo di sviluppo software
Un preventivo serio descrive cosa si costruisce, non solo quanto costa. Arriva dopo un'analisi, anche breve, e ti permette di capire cosa riceverai e cosa no.
È anche la base del contratto di sviluppo software: quello che non c'è scritto sarà difficile pretenderlo dopo.
Un esempio di preventivo, voce per voce
| Parte | Cosa deve dire | Esempio |
|---|---|---|
| Perimetro | Le funzioni incluse, descritte con i processi dell'azienda | Preventivi con revisioni, avanzamento, ore e materiali, margine a fine commessa |
| Esclusioni | Cosa non è compreso | Import delle commesse chiuse prima del 2024 escluso |
| Fasi e rilasci | Cosa si consegna, in che ordine, quando si considera finito | Prima il modulo commesse in uso sul lavoro reale, poi magazzino |
| Collegamenti | Con quali programmi e in che modo | Invio delle fatture al programma di fatturazione tramite le sue API |
| Costi dopo la consegna | Server, backup, aggiornamenti, assistenza | Voce per voce o in un importo mensile, con cosa comprende |
| Modifiche | Come si chiedono e si pagano le richieste nuove | Stima scritta prima di cominciare |
| Dati e uscita | Esportazione, codice, passaggio a un altro fornitore | Esportazione completa in CSV o JSON su richiesta |
| Pagamenti | Anticipo e rate legate a consegne verificabili | Una rata alla messa in uso del primo modulo |
Per confrontare più preventivi, mettili sulla stessa tabella: stesse righe, e per ognuna cosa offre ciascun fornitore. Spesso il preventivo più basso è più basso perché mancano righe. Le cifre di mercato sono nella guida su quanto costa un gestionale su misura.
I segnali d'allarme in un preventivo o in una trattativa
Nessuno di questi segnali basta da solo a scartare un fornitore, ma ognuno merita una domanda in più.
| Segnale | Perché preoccupa | Cosa chiedere |
|---|---|---|
| Prezzo chiuso senza analisi | La differenza arriverà sotto forma di varianti | Su quali ipotesi si basa la stima |
| Descrizione di una riga | Non potrai contestare quello che manca | L'elenco delle funzioni, processo per processo |
| Nessun costo dopo la consegna | Server e assistenza si pagano comunque, più avanti | Quanto costa il software dal secondo anno |
| Anticipo alto, non legato a consegne | Paghi prima di vedere qualcosa funzionare | Pagamenti legati a rilasci verificabili |
| Nessuna risposta su dati e codice | Scoprirai le condizioni il giorno in cui vorrai andartene | Una clausola scritta su esportazione e sorgente |
| Dominio e server intestati al fornitore | Chi li controlla controlla il tuo servizio | L'intestazione alla tua azienda |
| Sempre sì, a tutto | Chi non dice mai "questo non conviene" non ti sta consigliando | Cosa sconsigliano, e perché |
Software house o freelance: cosa cambia per chi compra
Tra software house e sviluppatore freelance la differenza vera è il rischio. Con il freelance parli con chi scrive il codice e i costi di struttura sono bassi, ma tutto dipende da una persona.
La software house strutturata ha più persone e più processi, ma può capitare che tu parli con un commerciale e che il codice lo scriva qualcuno che non incontri mai.
| Cosa cambia | Sviluppatore freelance | Software house strutturata | Un referente dedicato e programmatori specializzati in ambiti diversi |
|---|---|---|---|
| Con chi parli | Con chi scrive il codice | Spesso un commerciale o un capo progetto | Con il referente dedicato al progetto |
| Se una persona si ferma | Il progetto si ferma | Subentra un collega | Subentra un altro programmatore, il referente resta |
| Rischio principale | Malattia, troppi clienti, cambio di lavoro | Rigidità e costi di struttura | Molto passa dal referente del progetto |
| Adatto a | Lavori piccoli e ben definiti | Progetti grandi con molti reparti | Software che cresce con l'azienda negli anni |
Automatia lavora nel terzo modo: ogni progetto ha un referente dedicato, e il codice lo scrive il nostro team di programmatori specializzati in settori diversi. Parli sempre con chi conosce il progetto e risponde delle scelte.
Il limite va detto: in una struttura così molto passa dal referente, ed è anche per questo che il codice è scritto con tecnologie diffuse e documentato. Come lavoriamo passo per passo lo trovi nel metodo.
Se il referente tecnico cambia a metà progetto
Un progetto sopravvive al cambio di referente solo se quello che sa è scritto da qualche parte. La memoria di una persona e la sua casella di posta non bastano; queste tre cose permettono a chi arriva di ripartire:
- un repository con la storia delle modifiche
- un documento con le regole di funzionamento
- l'elenco delle richieste aperte
Prima di firmare chiedi dove stanno queste cose e se puoi accedervi anche tu, e che il nome del referente sia scritto nel contratto, con cosa succede se cambia.
Come verificare una software house prima di firmare
Bastano pochi controlli, quasi tutti online.
- Visura. Sul Registro Imprese la visura camerale mostra ragione sociale, sede, attività e amministratori; per le società di capitali puoi scaricare anche i bilanci depositati.
- Partita IVA. Il servizio verifica partita IVA dell'Agenzia delle Entrate dice se la partita IVA è attiva e a chi è intestata.
- Contratto. Chiedi il testo del contratto prima di firmare il preventivo, compreso l'accordo sul trattamento dei dati personali. Se la tua azienda rientra nella NIS2 servono anche verifiche sulla sicurezza del fornitore: le trovi nella guida su fornitore software, GDPR e NIS2.
- Riferimenti. Parla con uno o due clienti del fornitore (cosa chiedere è nelle domande in fondo alla pagina) e chiedi una dimostrazione su un caso simile al tuo invece di una lista di loghi.
Cosa rischi con una software house giovane (anche la nostra)
Una società nuova ha meno storia da mostrare: la visura non racconta anni di bilanci e i clienti da chiamare come riferimento sono pochi o nessuno. Automatia è in questa situazione, e preferiamo dirlo noi (i dettagli sono nelle domande frequenti).
Il limite
- La società è ancora in costituzione
- Nessun bilancio depositato da mostrare
- Nessun cliente proprio da chiamare come riferimento
Come lo compensiamo, in parte
- Persone che lavorano da anni su gestionali e automazioni
- Progetti seguiti prima della società, descritti senza nomi
- Dati tuoi, esportabili quando vuoi in formati aperti; uscita scritta nel contratto dall'inizio
Alcuni progetti seguiti prima della società sono descritti tra le esperienze del nostro gruppo; se il cliente del progetto più vicino al tuo è d'accordo, ti mettiamo in contatto.
Chi c'è dietro lo raccontiamo nella pagina chi siamo. Se preferisci un fornitore con una lunga storia alle spalle, è una scelta sensata e non proveremo a convincerti del contrario.
Software house vicina o a distanza: cosa conta
Una software house vicina è comoda all'inizio, quando serve vedere come si lavora ogni giorno in ufficio o in magazzino; dopo, la maggior parte del lavoro si fa bene a distanza. Conta di più che il referente risponda.
Noi lavoriamo da remoto: videochiamate, schermo condiviso, ambiente di prova. Gli incontri di persona, quando servono, si concordano.
Domande frequenti
Quanti preventivi conviene chiedere per un software su misura?
Due o tre, purché confrontabili. Conviene preparare una descrizione scritta di cosa serve, anche di una pagina sola, e mandarla uguale a tutti: così le differenze di prezzo dipendono dai fornitori e non da come hai raccontato il progetto a ciascuno.
È normale pagare un anticipo prima che il lavoro cominci?
Sì, un anticipo è comune nello sviluppo software. Conta a cosa è legato il resto: i pagamenti successivi dovrebbero seguire consegne che puoi verificare, come un modulo in uso sul lavoro reale. Un anticipo che copre quasi tutto il progetto prima di vedere qualcosa funzionare è un rischio da evitare.
Cosa chiedere ai clienti indicati come riferimento?
Fatti, non impressioni: se tempi e costi finali erano vicini a quelli del preventivo, come sono state gestite le richieste nuove, quanto passa tra una segnalazione e una risposta, se rifarebbero la stessa scelta. Chiedi anche da quanto usano il software, perché un progetto appena consegnato dice poco su come va l'assistenza.
Serve un contratto o basta il preventivo firmato?
Per un lavoro piccolo e ben definito può bastare un preventivo dettagliato firmato. Quando il software diventa centrale per l'azienda servono anche le clausole che nei preventivi di solito mancano: dati, codice, riservatezza, dati personali, uscita. Il testo va letto con un legale, e le domande da portargli sono nella guida sulla proprietà del codice.
Come capisco se un preventivo è troppo basso?
Guarda cosa manca prima del totale. I preventivi molto bassi spesso lasciano fuori analisi, import dei dati, collegamenti o costi dopo la consegna, che poi tornano come varianti. Chiedi al fornitore di elencare le esclusioni e di dire cosa succede se una stima si rivela sbagliata.
Posso cambiare software house a metà progetto?
Sì, ma costa: chi subentra deve studiare quello che c'è prima di proseguire, e a volte conviene rifarne una parte. Si riesce solo se hai accesso a codice, documentazione e dati, per questo quelle clausole vanno scritte all'inizio. Se il rapporto si è rotto, chiedi subito un'esportazione completa dei dati.
Da leggere insieme
Raccontaci cosa fate ancora a mano
Mezz'ora di chiamata, senza impegno. Se un software standard vi basta, ve lo diciamo.
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