Controllo di gestione per ristoranti e hotel
Il controllo di gestione del ristorante parte da dati che esistono già: fatture dei fornitori, scontrini, prenotazioni. Per uno o più locali, catering e hotel, senza cambiare cassa o PMS.
- Per chi
- Ristoranti, bar, catering, hotel e affitti brevi
- Si parte da
- Il food cost o il cruscotto dei locali
- Cassa e PMS
- Restano quelli di oggi
- Dati
- Sempre esportabili, in formati aperti
Il controllo di gestione di un ristorante confronta incassi, materie prime e personale di ogni locale. Il food cost si calcola in automatico dalle fatture XML e dai piatti venduti; il nostro lavoro è collegare i programmi che avete e costruire quello che manca.
Software gestionale per la ristorazione
Un software gestionale per la ristorazione, come lo intendiamo noi, tiene insieme i pezzi. Per cassa, prenotazioni e camere esistono prodotti maturi, e rifarli su misura non conviene: conviene farli parlare.
Oggi
- Il food cost si ricalcola in Excel a fine mese, quando qualcuno ha tempo
- Ogni locale manda i suoi numeri in un formato diverso
- Gli ordini delle piattaforme di consegna si ricopiano a mano in contabilità
- Il preventivo per un matrimonio si rifà da zero ogni volta, allergeni compresi
Con i programmi collegati
- Il food cost si aggiorna a ogni fattura dei fornitori
- Tutti i locali sulla stessa pagina, con le stesse definizioni
- Gli ordini arrivano con le loro commissioni
- Il preventivo parte dal menu e dagli ospiti
Se avete un bar o un ristorante solo e i report della cassa vi bastano, un gestionale per il ristorante fatto su misura non vi serve: conviene usare bene quello che avete, e ve lo diciamo nella prima chiamata.
Quando il su misura serve, anche l'accordo si sceglie dopo l'analisi: a corpo, a canone o misto. Formule e costi
Food cost dalle fatture dei fornitori
Il calcolo del food cost in automatico parte dalle fatture dei fornitori italiani, che arrivano già come file XML dal Sistema di Interscambio: lo stesso canale della fatturazione elettronica che emettete.
Fattura XML
Arriva dallo SdI, per esempio con 18 righe.
Righe lette
Descrizione, quantità, prezzo unitario.
Abbinamento
Prodotto del fornitore, ingrediente del ricettario: si fa una volta.
Ricette aggiornate
Il prezzo nuovo passa a ogni piatto che lo usa.
Avviso
Solo se un piatto supera la soglia di food cost.
L'abbinamento si fa una volta per prodotto
La mozzarella da un chilo di quel fornitore diventa l'ingrediente mozzarella, un cartone da sei bottiglie da 0,75 diventa 4,5 litri. Per i prodotti nuovi l'AI propone l'abbinamento e una persona lo conferma.
Con i piatti venduti dalla cassa si ottiene il food cost teorico; l'inventario dice quello reale. La differenza è fatta di scarti, porzioni abbondanti ed errori di carico.
Il limite: quantità e unità di misuraQualche fornitore scrive "1 collo"
Ogni riga della fattura riporta descrizione e prezzo unitario, e può riportare quantità e unità di misura. Nel tracciato ufficiale della fattura elettronica quantità e unità di misura sono facoltative, e qualche fornitore scrive "1 collo" o lascia il campo vuoto. In quei casi serve una regola in più e, nelle prime settimane, qualche correzione a mano.
- Riga 4
- Mozzarella fior di latte 1 kg · 12
- Ingrediente
- mozzarella · 12 kg · abbinamento già fatto
- Riga 7
- Vino bianco · cartone 6 × 0,75
- Ingrediente
- vino bianco · 4,5 litri
- Riga 11
- 1 collo, senza unità di misura · da controllare: regola in più
Un cruscotto per tutti i locali
Chi gestisce più locali vuole vedere il lunedì mattina, sulla stessa pagina, incassi, coperti, food cost e personale di ognuno.
| Locale | Coperti | Food cost | Personale | Da guardare |
|---|---|---|---|---|
| Locale in centro | 1.180 | 28% | 31% | In linea |
| Pizzeria | 940 | 27% | 36% | Personale alto |
| Bistrot | 610 | 33% | 30% | Food cost sopra soglia |
| Catering | 3 eventi | 29% | 28% | 2 preventivi aperti |
Da dove arrivano i numeri
Incassi e coperti dalla cassa, il food cost dal calcolo sulle fatture, il costo del personale dalle ore dei turni.
Le stesse definizioni ovunque
Un coperto si conta allo stesso modo in tutti i locali, il personale condiviso si divide con una regola scritta. Senza questo, due locali non si confrontano.
Il metodo è quello della business intelligence, applicato alla sala e alla cucina. Le formule di food cost, costo del personale e scontrino medio sono nella guida ai KPI aziendali con esempi per settore.
Cassa, prenotazioni e delivery collegati
Cassa, prenotazioni, delivery e contabilità entrano nello stesso giro programma per programma, con i collegamenti che il produttore mette a disposizione o con le esportazioni che il programma sa fare.
Per gli incassi il punto di partenza è la cassa: lo strumento che accetta i pagamenti elettronici deve essere collegato a quello che registra e memorizza i corrispettivi (legge 207 del 2024, articolo 1, commi 74-77).
Alcuni programmi si collegano direttamente, altri hanno solo un export in Excel. Lo verifichiamo prima e lo scriviamo nella proposta, come spieghiamo nella pagina sulle integrazioni tra software.
Hotel: PMS, schedine e imposta di soggiorno
Il gestionale di un hotel è il PMS, e di solito conviene comprarlo, con un channel manager che allinea disponibilità e prezzi sui portali. Il su misura serve intorno.
Check-in online
Raccoglie i dati degli ospiti.
Schedine
Su Alloggiati Web, o all'arrivo stesso per i soggiorni più brevi.
Imposta di soggiorno
Ne risponde il gestore, che la dichiara per via telematica.
CIN
Il codice identificativo nazionale, esposto anche all'esterno.
Le norme, e chi gestisce più appartamentiDecreto legislativo 23/2011 e CIN
La dichiarazione dell'imposta di soggiorno da parte del gestore è prevista dall'articolo 4 del decreto legislativo 23 del 2011.
Il CIN vale sia per le strutture ricettive sia per gli appartamenti in affitto breve. Chi gestisce più appartamenti ha interesse a tenere il codice di ognuno nella stessa scheda da cui partono schedine e conteggi dell'imposta.
Preventivi per catering e banqueting
In un gestionale per il catering il preventivo parte dal menu e dal numero di ospiti. Ogni piatto ha la sua ricetta, con le grammature per persona: quantità e allergeni si calcolano.
- Lista della spesa, costo e margine del preventivo
- Le varianti restano righe a parte: un cambio all'ultimo momento non costringe a rifare i conti
- Dalla stessa ricetta esce la scheda allergeni dell'evento
Allergeni: cosa chiede la norma, e il limiteDecreto legislativo 231 del 2017, articolo 19
Per gli alimenti serviti dalle collettività, ristoranti e catering compresi, l'articolo 19 del decreto legislativo 231 del 2017 chiede di indicare gli allergeni prima del servizio, su menu, registro, cartello o sistema equivalente, anche digitale; se è digitale, le informazioni devono risultare anche da una documentazione scritta facilmente reperibile.
Il limite è uno: se in cucina cambia un ingrediente e la ricetta non viene aggiornata, sbaglia anche la scheda.
- Ospiti
120, di cui 8 vegetariani e 3 bambiniCalcolato - Lista della spesa
quantità dalle grammature per personaPronta - Costo e margine
dal ricettario, prezzi dell'ultima fatturaPronto - Variante: antipasto senza glutine
riga a parte, il resto non cambiaDa confermare - Scheda allergeni
dalle ricette dell'eventoPronta
Una web app per prenotare chef a domicilio
Tra le esperienze del nostro gruppo c'è un software per prenotare personal chef a domicilio, online da agosto 2026. Sono le regole che servono anche a chi porta cucina e personale agli eventi.
Fasce orarie
Il cliente sceglie una fascia oraria e il sistema impedisce le doppie prenotazioni.
Livelli di esperienza
Gli chef hanno livelli di esperienza con prezzi diversi.
Spese di viaggio
Si calcolano a chilometro oltre una soglia già compresa.
Promemoria
Partono da soli.
Disponibilità, tariffe, distanze e avvisi: come nascono app di questo tipo lo raccontiamo nella pagina su portali web e app.
Domande frequenti
Quanto costa un gestionale per ristorante o per hotel?
Cassa, software di sala e PMS si comprano dai rispettivi produttori, con i loro listini. La parte su misura, cioè collegamenti, food cost dalle fatture e cruscotto dei locali, la quotiamo dopo l'analisi in una proposta scritta, con la formula scelta insieme: sviluppo a corpo, canone mensile o una formula mista (le trovi in formule e costi). Con un locale solo e una cassa che fa già i report giusti, spesso non serve altro.
Il registro HACCP si può tenere da app?
Sì. Il regolamento (CE) 852/2004 chiede documenti e registrazioni adeguati alla natura e alle dimensioni dell'impresa, da mostrare all'autorità nei modi che richiede, e non dice che debbano essere su carta. Un registro HACCP digitale funziona se le registrazioni non si ritoccano dopo, dicono chi le ha fatte e quando, e si mostrano al controllo in pochi secondi. Prima del passaggio conviene sentire chi ha redatto il vostro piano di autocontrollo.
Posso tenere la cassa o il PMS che ho e aggiungere solo quello che manca?
È la strada che proponiamo di solito. Leggiamo i dati dal programma che avete, con un'API o con le esportazioni, e costruiamo solo le parti che mancano. Se il programma non permette di leggere i dati in nessun modo, lo sapete prima della proposta e valutiamo insieme se conviene cambiarlo.
Il food cost tiene conto di sconti e note di credito dei fornitori?
Sì. Gli sconti scritti sulla riga fanno parte del tracciato della fattura elettronica e si leggono insieme al prezzo. Anche le note di credito arrivano in XML: quando indicano la riga, il sistema corregge il costo di quell'ingrediente; quando riguardano la fattura intera, lo sconto si divide sulle sue righe.
Un hotel di venti camere ha bisogno di un gestionale su misura?
Per il gestionale in sé, quasi mai: un PMS in commercio copre prenotazioni, camere e conti. Il su misura serve quando qualcosa resta fuori, come il ristorante dell'hotel con una cassa diversa, gli appartamenti gestiti a parte o più strutture da vedere insieme. Se non vi riconoscete in nessuno di questi casi, il budget rende di più nel PMS.
Gli ordini delle piattaforme di consegna possono entrare nel cruscotto dei locali?
Se la cassa riceve già gli ordini dalle piattaforme, li leggiamo da lì; altrimenti si parte dai rendiconti di ordini e commissioni, se la piattaforma li fornisce in un file. Così il margine del delivery si vede separato da quello della sala.
Da leggere insieme
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Mezz'ora di chiamata, senza impegno. Se un software standard vi basta, ve lo diciamo.
Videochiamata con schermo condiviso, in italiano, inglese o russo.