CRM su misura, collegato al gestionale
Un CRM su misura tiene insieme contatti, trattative, promemoria e storico, collegati a gestionale, fatture, email e WhatsApp. Per chi vende, segue le scadenze dei clienti o coordina agenti.
- Referenti
- 3, ufficio acquisti
- Agente
- A-07
- Trattativa
- offerta 2026/57, revisione 2
- Valore
- € 2.400, aperta 2 volte
- Ordini
- 14 da inizio anno
- Fatture
- 1 scaduta da 12 giorni
- Consensi
- email e WhatsApp sì, SMS no
- Prossima azione
- richiamare giovedì
- Per chi
- Dal libero professionista alla rete commerciale con più sedi
- Si parte da
- Scheda cliente, storico e promemoria
- Si collega a
- Gestionale, fatture, email, WhatsApp
- Formula
- A corpo, a canone o mista
Un CRM su misura è il programma per seguire clienti e trattative, costruito su come vende una specifica azienda. Rispetto a HubSpot o Salesforce conviene quando la vendita ha regole proprie, deve parlare con gestionale e fatture o le licenze per utente pesano troppo.
Differenza tra CRM e gestionale
Il CRM (Customer Relationship Management) registra la relazione con il cliente: chi è, cosa ha chiesto, a che punto è la trattativa, quando va richiamato. Il gestionale, quello che succede dopo: ordine, consegna, fattura, incasso.
CRM e gestionale separati
- Il commerciale scopre dal cliente che la consegna è in ritardo
- Chi fa assistenza non sa della trattativa di rinnovo
- Due schede dello stesso cliente, e piccoli malintesi ogni giorno
CRM e gestionale collegati
- Il CRM legge ordini, consegne e pagamenti dal gestionale invece di copiarli
- La scheda cliente diventa una sola
- Chi risponde vede subito l'ultima offerta e i pagamenti in ritardo
Se va rifatto anche il gestionale, CRM ed ERP integrati stanno sulla stessa base di dati: vedi i gestionali su misura e il software ERP su misura.
Quando conviene un CRM su misura
Un CRM su misura conviene rispetto a HubSpot quando il tuo modo di vendere è diverso da quello previsto, o quando la squadra cresce. Per il resto, un CRM standard fa bene il lavoro per cui è nato.
| CRM standard a licenza | CRM su misura | |
|---|---|---|
| Partenza | Subito, con una prova gratuita | Prima parte in uso dopo alcune settimane |
| Costo | Licenza per ogni utente | Legato al progetto, non alle persone |
| Campi e fasi | Personalizzabili dentro lo schema del prodotto | Quelli che usate davvero |
| Gestionale e fatture | Connettori da catalogo, se esistono | Stessa base di dati o collegamento diretto |
| Funzioni pronte | Molte, spesso più di quelle usate | Solo quelle che servono, da costruire |
Quando basta un CRM standardProcesso classico, poche persone, pochi collegamenti
Un CRM standard come HubSpot, Salesforce o Zoho basta quando il processo di vendita è quello classico (contatto, appuntamento, offerta, firma), lo usano poche persone e non deve parlare molto con il gestionale. HubSpot ha una versione gratuita fino a due utenti: per provare un metodo di lavoro è un buon punto di partenza. Se è il tuo caso, te lo diciamo.
Cosa fa un CRM personalizzato
Un CRM personalizzato parte da scheda cliente e storico, che servono a tutti. Il resto si aggiunge quando serve.
- Scheda cliente. Referenti, telefonate annotate, email, preventivi, ordini e fatture in una pagina.
- Richieste. Dal sito o via email diventano contatti, con la fonte e un promemoria per la mattina dopo.
- Trattative. Le vostre fasi, per esempio sopralluogo, offerta, revisione, firma. Il preventivo nasce dal listino e, firmato, diventa ordine.
- Scadenze. Rinnovi, richiami, tagliandi, visite periodiche, sul canale scelto dal cliente.
- Agenti. Ognuno vede i suoi clienti, il responsabile la sua rete; provvigioni da fatture e incassi.
- Consensi. Canale per canale, con data e fonte: una campagna parte solo verso chi ha detto sì.
- Commerciale Delta
richiesta dal sito ieri alle 21:04Da chiamare - Studio Beta
offerta 2026/57 aperta 2 volteIn trattativa - Arredi Gamma
fattura 2026/131 scaduta da 12 giorniDa incassare - Logistica Epsilon
rinnovo del contratto il 30 novembreAvviso inviato
WhatsApp, email e telefono nel CRM
L'integrazione WhatsApp nel CRM passa dalla piattaforma di Meta per le aziende: il CRM manda gli avvisi, riceve le risposte e le salva nella scheda del cliente. Le email si collegano alla casella aziendale.
- Consenso WhatsAppdato dal sito, con data
- Modello approvato da Metaavviso di rinnovo
- Avviso non ancora inviatodal registro degli invii
- Risposta nella scheda clienteappuntamento fissato
- SMSnessun consenso: non parte
Per il telefono dipende dal sistema telefonico dell'azienda: alcuni si lasciano collegare al CRM, altri no, e lo verifichiamo prima di scriverlo nella proposta.
WhatsApp: consenso, 24 ore e messaggi a modelloDal 1° luglio 2025 i modelli si pagano uno per uno
La WhatsApp Business Platform è diversa dall'app WhatsApp Business del telefono. Serve il consenso della persona a ricevere messaggi da quell'azienda. Oltre le 24 ore dall'ultimo messaggio del cliente si possono mandare solo messaggi a modello, approvati prima da Meta: dal 1° luglio 2025 si pagano uno per uno. Le risposte libere dentro quelle 24 ore sono gratuite. I dettagli sono nella guida sulla WhatsApp Business API.
Cosa cambia da un settore all'altro
Un CRM per agenti di commercio non è un CRM per agenzie immobiliari: cambiano campi, scadenze e regole, ed è qui che un CRM standard fa più fatica.
Agenti di commercio
L'articolo 1749 del codice civile chiede l'estratto conto delle provvigioni entro la fine del mese successivo al trimestre: con contratti, fatture e incassi nel CRM è una stampa, non un pomeriggio di Excel.
Agenzie immobiliari
Immobili con incarichi e scadenze, richieste con zona, metri quadri e prezzo massimo: entra un immobile e il CRM mostra chi lo cercava. Vedi immobiliare.
Studi professionali
Gli incarichi di ogni cliente e i documenti che mancano, sollecitati qualche giorno prima della scadenza. Vedi studi professionali.
Studi legali
Un archivio delle pratiche: incarico, termini, ore lavorate e cosa è ancora da fatturare.
Studi medici
I dati sulla salute sono una categoria particolare per l'articolo 9 del GDPR: accessi per ruolo, richiami di cura separati dalle promozioni. Vedi studi medici.
Hotel
Soggiorni e preferenze letti dal programma delle prenotazioni, se si lascia collegare: alla seconda prenotazione la reception sa già della camera silenziosa. Vedi ristorazione e ospitalità.
Scadenze, solleciti e provvigioni
Esperienze del nostro gruppo, descritte senza nomi: un CRM racconta molto anche dei clienti di chi lo usa.
Scadenze dei veicoli e avvisi automatici
- Revisione, tagliando, gomme, bollo e assicurazione di ogni veicolo in calendario
- Avvisi via email, SMS e WhatsApp Business, mai due volte lo stesso
- Campagne email per categoria di cliente, nel rispetto del consenso di ogni canale
Solleciti di tre società, senza fogli da unire
- Prima: tre export di fatture ed email dei clienti, uniti a mano in un Excel
- Ora un'applicazione web importa i file di ogni società e conserva stati, conteggi di invio ed email inserite a mano
Ruoli commerciali e provvigioni
- Ruoli per amministrazione, direzione commerciale e rete di vendita
- Permessi anche per singola persona: ognuno vede la sua parte della rete
- Provvigioni nello stesso sistema, ogni modifica registrata
Quanto costa un CRM aziendale su misura
Il costo dello sviluppo dipende da quanti processi il CRM deve seguire, quanti programmi deve collegare e quanti messaggi deve mandare.
L'accordo si fa su misura, a corpo, a canone o misto, e la proposta scritta lo mette nero su bianco. Il confronto con un CRM a licenza si fa su più anni.
Con poche persone la licenza costa meno; con una squadra più grande il conto cambia. HubSpot Sales Hub Professional, per confronto, costa 90 dollari per postazione al mese con fatturazione annuale, più un avvio obbligatorio di 1.500 dollari. Nell'analisi rifacciamo il conto con i tuoi numeri, contando anche personalizzazioni e lavoro fatto a mano.
- Le modifiche più grandi si concordano prima, a parte.
- Restano fuori i costi a consumo dei canali: WhatsApp a modello e SMS hanno una tariffa del fornitore legata ai volumi, che stimiamo nella proposta.
Se il CRM deve anche emettere fatture o seguire gli incassi, vedi fatturazione elettronica e incassi; per avvisi e passaggi ripetitivi c'è l'automazione dei processi.
Domande frequenti
Il costo del CRM su misura cresce con il numero di utenti?
Non come nei CRM a licenza. Il costo si calcola su quello che il CRM deve fare (moduli, collegamenti, volumi di lavoro), non su quante persone lo aprono: se l'ufficio commerciale passa da cinque a otto persone, il costo non si moltiplica. Crescono le funzioni nuove che decidi di aggiungere.
Posso creare un CRM con Excel?
Per cominciare sì: un foglio con cliente, ultimo contatto e prossima azione è meglio di niente. Però non manda promemoria da solo, non raccoglie le email e regge male quando ci lavorano più persone con permessi diversi. Quando diventa il posto dove vive la relazione con i clienti, conviene passare a uno strumento vero: vedi la guida da Excel a gestionale.
Posso portare nel nuovo CRM i contatti da HubSpot o da un altro CRM?
Sì. Quasi tutti i CRM in commercio esportano contatti, aziende e trattative in CSV o Excel, e da lì li importiamo unendo i doppioni. Lo storico di attività ed email a volte esce solo in parte: lo verifichiamo prima di cominciare. Vedi la migrazione dei dati.
Possiamo tenere Salesforce o HubSpot e collegarlo al gestionale?
Sì, e a volte è la scelta giusta. Se il CRM va bene al commerciale e il problema è che non parla con gestionale e fatture, lo colleghiamo tramite le sue API invece di sostituirlo: di solito costa meno e non cambia le abitudini di chi vende. Vedi le integrazioni tra software.
Il CRM funziona dal telefono, durante le visite ai clienti?
Sì, si apre dal browser del telefono o del tablet. Per un agente in visita le schermate utili sono poche: scheda cliente, ultimi ordini, nota della visita, nuovo ordine. Se serve lavorare anche dove non c'è campo va previsto nell'analisi, perché cambia il progetto.
Il CRM gestisce i consensi per email, SMS e WhatsApp?
Sì, canale per canale, con data, fonte e link di disiscrizione. L'articolo 130 del Codice privacy chiede il consenso per le comunicazioni commerciali via email, SMS e altri messaggi elettronici, con un'eccezione per le email ai tuoi clienti su prodotti analoghi a quelli già acquistati, se non si sono opposti. Quali regole applicare lo decidi con il tuo consulente privacy; il CRM le rispetta a ogni invio.
Da leggere insieme
Raccontaci cosa fate ancora a mano
Mezz'ora di chiamata, senza impegno. Se un software standard vi basta, ve lo diciamo.
Videochiamata con schermo condiviso, in italiano, inglese o russo.