Fatturazione elettronica automatica e incassi
La fatturazione elettronica automatica fa partire la fattura da un fatto già registrato: un contratto firmato, una quota in scadenza, un pagamento online. Serve a chi emette molte fatture simili.
- Contratti attivi letti42 · alle 6:00
- Aumento concordato applicatoArredi Gamma
- Mese parziale calcolatoStudio Beta, dal 12
- 42 fatture inviate allo SdIalle 6:04
- 38 addebiti SEPA programmatiper il 5 novembre
- 4 clienti con bonificoscadenza a 30 giorni
- Per chi
- Chi emette fatture ricorrenti o incassa online
- Collega
- Gestionale, SdI, Stripe, PayPal, banca
- Tempi tipici
- Un flusso in uso di solito in alcune settimane
- Formula
- A corpo, a canone o mista
Automatia costruisce il percorso dal preventivo all'incasso: fattura allo SdI con l'esito letto in automatico, addebito SEPA o pagamento con Stripe e PayPal, bonifici abbinati e solleciti solo a chi non ha pagato. Di solito si appoggia al programma di fatturazione che usi già.
Dove si perde tempo tra fattura e incasso
Tra la fattura e l'incasso il tempo si perde di rado sulla fattura in sé: si perde in tutto quello che le sta intorno.
Oggi
- Le fatture ricorrenti si rifanno ogni mese copiando quelle del mese prima
- Stripe o PayPal incassano, ma la fattura si prepara a mano, a volte giorni dopo
- Uno scarto dello SdI si scopre quando il cliente chiama perché non ha ricevuto niente
- Per capire chi ha pagato si scorre l'estratto conto cercando un nome nella causale
- Il sollecito parte anche verso chi ha fatto il bonifico ieri sera
Con il flusso automatico
- Il primo del mese le fatture ricorrenti partono da sole
- Il pagamento riuscito fa partire la fattura
- Lo scarto arriva subito a chi deve correggere
- Il bonifico si abbina alla fattura che salda
- Il sollecito parte solo dopo aver guardato la banca
La fatturazione automatica, passo per passo
Nella fatturazione automatica ogni passaggio parte quando il precedente è finito, e la catena si ferma dove serve una decisione. Il piano può essere una fattura, alcune rate o un importo che si ripete finché il contratto è attivo.
- Contratto firmatoIl preventivo accettato diventa un piano di fatturazioneinnesco
- FatturaXML generato dai dati del gestionale
- SdITrasmessa tramite il canale del provider
- EsitoConsegna o scarto, letto in automatico
- IncassoAddebito SEPA, carta o bonifico abbinato
- Scadenza passataSollecito solo a chi non ha pagato
L'amministrazione guarda solo le fatture andate diversamente dal previsto.
Intermediario SdI ed esiti delle fatture
Un intermediario SdI non è obbligatorio, ma per un invio automatico conviene quasi sempre: di solito consigliamo un provider già collegato allo SdI, come Aruba, che segue da sé i cambi delle specifiche tecniche.
- Per ogni file lo SdI risponde con una ricevuta di consegna, una notifica di mancata consegna o una notifica di scarto.
- Il sistema legge l'esito e avvisa subito chi deve correggere: una fattura scartata si considera non emessa e va ritrasmessa.
- Le fatture dei fornitori arrivano dal provider, abbinate a fornitore e ordine, e finiscono nello scadenzario dei pagamenti. La conservazione a norma resta al provider o ai servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate.
- Fattura 2026/148 · Impianti Alfa
ricevuta di consegnaConsegnata - Fattura 2026/149 · Studio Beta
notifica di mancata consegnaDa seguire - Fattura 2026/150 · Arredi Gamma
codice destinatario inesistente · da ritrasmettereScartata - Fattura passiva · Forniture Eta
abbinata all'ordine OA-118In scadenzario
Per il vostro tecnicoCanali SdICoop e SdIFTP, webhook di Stripe, movimenti bancari
Canali verso lo SdI. Allo SdI si arriva via PEC, dai servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate o dai canali SdICoop (web service) e SdIFTP, gli unici che richiedono l'accreditamento presso il Sistema di Interscambio. Per un invio automatico si può accreditare un canale proprio, sensato solo con volumi molto grandi, o usare le API di un provider già collegato allo SdI, come Aruba.
Stripe. Stripe Invoicing crea le fatture e ne espone i dati via API e webhook. Il pagamento riuscito arriva come webhook firmato: il sistema verifica la firma prima di preparare la fattura, e scarta gli avvisi che non vengono da Stripe.
Banca. I movimenti arrivano da un servizio autorizzato di informazione sui conti oppure dal file dell'estratto conto; l'abbinamento confronta importo, causale, IBAN e numero di fattura.
Stripe e fatturazione elettronica
Con Stripe la fattura elettronica può partire quando il cliente paga. Stripe incassa bene ma, come scrive la stessa Stripe, non genera né trasmette da solo fatture elettroniche valide.
Pagamento riuscito
Stripe avvisa il sistema con un messaggio firmato.
Firma verificata
Un avviso che non viene davvero da Stripe non entra.
Fattura al provider
Preparata con i dati fiscali del cliente e passata al provider, verso lo SdI.
Se c'è un rimborso
Il sistema prepara la nota di credito.
Per lo SdI serve un'app del marketplace di Stripe o un collegamento su misura. Lo stesso schema vale per PayPal e per gli ordini che arrivano da Shopify o da Amazon, quando vanno fatturati. I passaggi sono nella guida su Stripe e fatturazione elettronica.
Fatture ricorrenti e addebito diretto SEPA
Fattura e incasso possono partire insieme, lo stesso giorno di ogni mese. Il sistema legge i contratti attivi, calcola aumenti, sospensioni e mesi parziali e manda le fatture allo SdI; se il cliente ha firmato un mandato SEPA, l'addebito è già programmato con lo stesso importo.
- Nata da
- contratto C-031, rata di novembre
- Cliente
- Impianti Alfa
- Importo
- € 1.220,00
- Allo SdI
- 1 novembre, 6:04
- Esito dello SdI
- consegnata
- Addebito SEPA
- programmato per il 5 novembre
- Mandato
- firmato una volta, all'inizio del contratto
L'addebito diretto SEPA (SDD) ha due schemi, e la differenza che conta è sul rimborso, come spiega la Banca d'Italia.
| SDD Core | SDD B2B | |
|---|---|---|
| Chi può pagare così | Consumatori e aziende | Solo chi non è consumatore |
| Rimborso di un addebito autorizzato | Si può chiedere alla banca entro 8 settimane | Escluso |
| Con Stripe | Disponibile | Non disponibile: si passa dalla banca |
Mandato, preavviso e addebiti respintiPreavviso di regola a 14 giorni; fondi insufficienti, conto chiuso, mandato revocato
Il mandato si firma una volta; da lì ogni addebito parte da solo, con un preavviso che di regola arriva 14 giorni prima, salvo un termine diverso concordato con il cliente (il mandato di Stripe lo riduce a due giorni). I dettagli sono nella guida all'addebito diretto SEPA.
Un addebito può essere rifiutato per fondi insufficienti, conto chiuso o mandato revocato. Con Stripe la maggior parte dei rifiuti arriva entro sei giorni lavorativi, e prima di allora il sistema non segna la fattura come pagata. Se l'addebito torna indietro la fattura si riapre e un nuovo tentativo parte solo quando ha senso: con fondi insufficienti sì, con un mandato revocato no.
Riconciliazione bancaria e solleciti
La riconciliazione bancaria automatica abbina ogni movimento del conto alla fattura che salda. Quando tutto torna chiude la fattura da sola; quando un bonifico paga tre fatture insieme o ha un importo diverso, lo propone a una persona.
- I movimenti arrivano dalla banca oppure dal file dell'estratto conto.
- Si confrontano importo, causale, IBAN e numero di fattura.
Solleciti di pagamento solo a chi non ha pagato
Promemoria
Prima della scadenza.
Primo sollecito
Cortese.
Secondo sollecito
Più fermo, con l'elenco delle fatture aperte.
Una persona decide
Per fatture scadute da mesi, o verso un cliente importante, il sistema prepara la lettera e qualcuno decide se mandarla.
La sequenza e i toni li decidi tu; ne parliamo nella guida ai solleciti di pagamento.
Progetti tra la fattura e l'incasso
Esperienze del nostro gruppo: un portale che incassa, un gestionale che prepara l'XML e uno strumento che ha trasformato un export in fatture.
Network di imprenditori: rinnovi con carta, PayPal o bonifico
Rinnovi e iscrizioni in tre passi; l'eventuale penale la calcola il server dalla scadenza in anagrafica. Carta, wallet o rate, PayPal, oppure bonifico riconciliato dall'amministrazione.
Studio di ingegneria: l'XML pronto per il commercialista
La piattaforma del commercialista non ha API. Il gestionale calcola regime ordinario o forfettario, cassa, ritenuta e bollo, e genera l'XML FatturaPA che la piattaforma firma e invia allo SdI.
Rete di imprese: fatture mensili dall'export delle commissioni
L'export mensile delle commissioni diventava a mano fatture e note di credito. Uno strumento web ne ha generato gli XML per il programma installato in ufficio, con scorporo dell'IVA, codici articolo e scadenze SEPA; le sue regole sono passate nel nuovo gestionale.
Il programma di fatturazione può restare
Cambiare il programma di fatturazione serve solo quando non offre nessun modo di dialogare con altri programmi; negli altri casi il flusso si appoggia a quello che c'è.
- Con un programma che ha API, come Fatture in Cloud o Aruba (con un'utenza Premium), il flusso si appoggia lì e le fatture restano dove il commercialista le cerca.
- Con un programma installato in ufficio si può passare da file di importazione, come per la rete di imprese qui sopra.
- Il collegamento è il lavoro delle integrazioni tra software; se la fatturazione deve stare in un gestionale nuovo, vedi i gestionali su misura.
L'accordo si fa su misura
A corpo, a canone o misto: la formula si sceglie insieme dopo l'analisi e la proposta scritta la mette nero su bianco. Le commissioni di Stripe, PayPal e della banca restano a parte: le paghi a loro, come oggi.
Formule e costiDa decidere con il commercialistaScarti dello SdI, autofattura TD17, interessi di mora
Fatture scartate. Secondo la circolare 13/E del 2018 la fattura scartata si considera non emessa e va ritrasmessa, preferibilmente entro cinque giorni dalla notifica, con data e numero originali. Un codice destinatario inesistente, causa di scarto citata dalla stessa circolare, si corregge in un minuto se lo si scopre il giorno stesso.
Commissioni di Stripe. Le addebita Stripe Payments Europe, società irlandese, e per i servizi acquistati dall'estero il tracciato della fattura elettronica prevede il tipo documento TD17. Se e come usarlo lo decide il tuo commercialista; il sistema può preparare il documento ogni mese e trasmetterlo dopo la sua approvazione.
Interessi di mora tra imprese. Il decreto legislativo 231/2002 fa decorrere gli interessi di mora dal giorno dopo la scadenza, senza messa in mora, e riconosce 40 euro forfettari per le spese di recupero. Il sistema li calcola; chiederli è una scelta commerciale.
Domande frequenti
Si può emettere la fattura elettronica in automatico quando il cliente paga?
Sì. Con Stripe e PayPal il pagamento riuscito arriva come notifica firmata, e da lì parte la fattura verso lo SdI. Con il bonifico la fattura parte quando la riconciliazione trova il movimento sul conto.
Meglio addebito SEPA o carta con Stripe per gli abbonamenti?
Dipende da chi paga. Per canoni tra aziende l'addebito SEPA è comodo: il mandato si firma una volta e l'IBAN non scade come una carta. La carta conviene quando il cliente si abbona da solo online e vuoi la conferma subito, perché un addebito SEPA si considera riuscito solo dopo alcuni giorni lavorativi. Si possono offrire entrambi: la fattura segue lo stesso percorso.
Cosa succede se il cliente chiede il rimborso di un addebito SEPA?
Nello schema Core può chiederlo alla sua banca entro 8 settimane dall'addebito, senza spiegare il motivo: è un diritto incondizionato. Il sistema riapre la fattura e avvisa l'amministrazione, che decide se contattare il cliente o far partire un sollecito. Nello schema B2B il rimborso di un addebito autorizzato è escluso.
Chi controlla le fatture prima che partano?
Lo decidi tu. All'inizio consigliamo di approvare in blocco le fatture ricorrenti del mese dopo averle scorse; quando per qualche mese sono giuste, partono da sole. Quelle fuori dall'ordinario, come uno sconto concordato a voce, aspettano sempre una persona.
Il commercialista vede le fatture emesse in automatico?
Sì. Se il flusso si appoggia al programma di fatturazione o al provider che usi già, le trova lì insieme alle altre. Se lavora con una sua piattaforma, il sistema prepara l'XML da caricare. Per lo SdI una fattura emessa in automatico è uguale a una scritta a mano.
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