Come sviluppiamo un software su misura, fase per fase
Per ogni fase dello sviluppo di un software su misura, dal gestionale alla singola automazione: cosa facciamo, cosa chiediamo a te, cosa ricevi e quanto dura di solito.
- Analisi scritta
mappa dei processi consegnata e approvataFatta - Modello dei dati
schede, campi e permessi in parole comprensibiliChiuso - Prima versione · commesse
nell'ambiente di prova, su un caso realeIn prova - Rilascio 2 · magazzino
sulla stessa base di dati, dopo le risposte aperteIn corso
Il metodo di sviluppo software su misura di Automatia ha sette fasi: prima chiamata, analisi scritta, modello dei dati, prima versione, rilasci successivi, messa in produzione, assistenza ed evoluzione. La prima parte di un gestionale di solito è in uso dopo alcune settimane.
Le sette fasi dello sviluppo software
Lo sviluppo di un software su misura segue sempre lo stesso ordine: cambia quanto dura ogni passaggio, non la sequenza. In un gestionale a più moduli le fasi dalla quarta alla sesta si ripetono per ogni modulo.
Prima chiamata
Ci racconti cosa fate e dove si perde tempo. Se non possiamo esserti utili, lo sai subito.
Analisi scritta
Seguiamo il lavoro con chi lo fa ogni giorno, eccezioni gestite a voce comprese, e lo mettiamo per iscritto.
Modello dei dati
Quali informazioni servono, come si collegano, chi le vede. Decide se il software reggerà quando l'azienda cambia.
Prima versione
La parte più urgente, su un caso che conosci bene. Le correzioni si fanno usandola, non sulla carta.
Rilasci successivi
Ognuno passa dall'ambiente di prova. Le aggiunte che cambiano la portata del progetto si concordano prima.
Messa in produzione
Import con i totali verificati, persone affiancate e, dove serve, un periodo in parallelo.
Assistenza ed evoluzione
Aggiornamenti, backup e assistenza. Moduli nuovi e modifiche grandi si concordano a parte.
Il passaggio dal vecchio sistema è spiegato nella pagina sulla migrazione dei gestionali: il vecchio sistema si spegne quando il nuovo regge. Come si paga l'assistenza è nelle formule e costi.
Cosa ti chiediamo, cosa ricevi e quanto duraFase per fase, con le durate indicative
La fase che chiede più tempo a te è l'analisi, perché i processi li conosce chi li fa.
| Fase | Ti chiediamo | Ricevi | Di solito |
|---|---|---|---|
| Prima chiamata | Un'idea di dove si perde tempo | Se conviene partire, e da dove | Circa mezz'ora, senza impegno |
| Analisi | Qualche ora con chi fa il lavoro, i file e le stampe in uso | La mappa dei processi, che resta tua, e la proposta scritta | Pochi giorni per un processo, qualche settimana per più reparti |
| Modello dei dati | Le vostre definizioni: cliente attivo, commessa chiusa | Schede, campi e permessi in parole comprensibili | Si chiude prima delle schermate |
| Prima versione | Qualcuno che la provi su un caso vero | La parte più urgente, nell'ambiente di prova | Alcune settimane per un gestionale, meno per un'automazione |
| Rilasci successivi | Prove e risposte alle domande aperte | Ogni rilascio con la nota di cosa è cambiato | Brevi, uno dopo l'altro |
| Messa in produzione | Una finestra per il passaggio, le persone da affiancare | Dati importati con i totali verificati, formazione | Una notte o un fine settimana; il parallelo, un ciclo di lavoro |
| Assistenza ed evoluzione | Le segnalazioni, quando qualcosa non va | Assistenza, aggiornamenti, dati esportabili in CSV, Excel o JSON | Per tutta la durata dell'accordo |
Cosa è cambiato
- Solleciti: aggiunto il terzo avviso con il link per pagare
- Fatture: filtro per data di scadenza
Da provare
- Un sollecito su un cliente con due fatture aperte
Un referente, e una nota a ogni rilascio
Un referente dedicato al progetto ti segue in tutte e sette le fasi, dalla prima chiamata all'assistenza dopo la messa in produzione. A ogni rilascio ricevi un messaggio breve: cosa è cambiato, cosa provare, quali domande aspettano una tua risposta.
Chi siamoIl documento di analisi dei requisiti
Il documento di analisi dei requisiti descrive cosa deve fare il software, per chi e con quali dati, in modo che a lavoro finito si possa controllare punto per punto se lo fa. Si chiude con la proposta scritta, che fa da preventivo.
Dice anche cosa resta fuori e perché, compreso quello che un software standard fa già bene. Le cifre di mercato sono nella guida quanto costa un gestionale su misura.
- 1. I processi di oggi
- Mappa approvata
- 2. I requisiti
- 24 casi concreti
- 3. I programmi da collegare
- 3 sistemi: API, file o database
- 4. Cosa resta fuori
- Scritto, con il perché
- 5. Rilasci e proposta
- Formula e costi: da firmare
"Il sistema deve gestire gli ordini degli agenti in modo efficiente."
"Se un agente inserisce un ordine sotto il prezzo minimo di listino, l'ordine resta in attesa e il responsabile commerciale riceve un avviso. Finché non lo approva, il magazzino non lo vede."
Partire da una versione piccola
Un software su misura di solito entra in uso una parte alla volta, perché quello che manca si vede usandolo, non leggendo un documento. Ci sono però casi in cui conviene un rilascio unico.
Quando conviene un rilascio unico
- Una singola automazione: si consegna in un rilascio solo
- Conti e pagamenti: passano al nuovo sistema tutti insieme, perché con metà dei movimenti di qua e metà di là nessun saldo torna
- Se preferisci ricevere tutto in una volta si può fare, sapendo che anche le correzioni arriveranno alla fine
Di solito: una parte alla volta
- Un gestionale o un ERP: un modulo alla volta, a partire da quello dove oggi si perde più tempo
- La prima parte di solito è in uso dopo alcune settimane; il resto dipende da quanti moduli servono
- Le correzioni si fanno mentre il lavoro continua, usando il software
MVP: la parte più piccola che si può già usareE quanto tempo serve per un gestionale su misura
La prima versione è quella che in gergo si chiama MVP (minimum viable product): la parte più piccola che si può già usare nel lavoro di tutti i giorni. In un ERP o in un gestionale su misura vuol dire un modulo alla volta, a partire da quello dove oggi si perde più tempo. Per questo, a chi chiede quanto tempo serve per un gestionale su misura, diamo due risposte: la prima parte di solito è in uso dopo alcune settimane; il resto dipende da quanti moduli servono.
Cosa allunga i tempi di sviluppo
I tempi di sviluppo di un software su misura si allungano raramente per il codice, e quasi sempre la causa si vede già nell'analisi.
Una decisione che aspetta
Una domanda ferma dieci giorni ferma per dieci giorni una parte del software.
Dati da sistemare prima dell'import
Clienti doppi, date scritte come testo, tre copie dello stesso foglio.
Un programma senza API
Oppure un produttore lento a dare gli accessi.
Regole mai scritte
Nessuno le ha messe su carta, ed escono a metà lavoro.
Come si controlla il lavoro
Prima del rilascio il software passa da quattro controlli, e quattro strumenti restano a te per verificare il lavoro. Nessuno richiede di leggere il codice.
- L'ambiente di prova, dove vedi ogni rilascio prima che vada in uso.
- Il registro delle modifiche, con la data e il motivo di ogni cambiamento.
- Il manuale d'uso dentro il programma, accanto alle schermate che spiega.
- I backup previsti dall'accordo, e l'esportazione dei dati quando vuoi.
- Test automatici su calcoli e regolea ogni modifica
- Revisione di sicurezzachi vede cosa
- Quadratura dell'importsaldi uguali
- Revisione di chi non l'ha scrittonei rilasci importanti
I controlli su progetti veri
Gli stessi controlli, in tre esperienze del nostro gruppo descritte senza nomi. Le trovi per esteso, con gli altri progetti, nella pagina progetti
I tre casi, per estesoAudit, migrazione, categorie assegnate dall'AI
Un audit, poi 101 correzioni in due giorni
Su un gestionale sanitario già in uso, un audit ha elencato 116 lacune. In due giorni ne abbiamo chiuse 101, rilasciate e verificate in produzione.
Una notte, e la somma dei saldi a zero
Una rete di imprese con un sistema di pagamento interno è passata dal vecchio portale al nuovo gestionale in una notte, con circa 3.000 conti e oltre 134.000 transazioni. Dopo l'import i saldi tornavano con lo storico e la loro somma, come deve essere in un registro a partita doppia, dava zero.
Un elenco chiuso per l'intelligenza artificiale
Nella stessa rete l'intelligenza artificiale ha assegnato la categoria merceologica a 1.401 aziende. Poteva sceglierla solo da un elenco chiuso di 390 sottocategorie: il controllo è nel vocabolario, e nessuna categoria nuova può comparire per errore.
Domande frequenti
Quanto del mio tempo serve durante il progetto?
Il momento più impegnativo è l'analisi: qualche ora con le persone che fanno il lavoro. Durante lo sviluppo servono due ruoli, che a volte coincidono: chi prova ogni rilascio su casi veri e chi può decidere. Dopo la messa in produzione basta segnalare cosa non va.
Serve un capitolato tecnico per chiedere una proposta?
No: il documento dei requisiti lo scriviamo noi durante l'analisi, seguendo i passaggi come li fate oggi. Se un capitolato tecnico ce l'hai già, partiamo da quello e lo confrontiamo con quello che succede in ufficio. Di solito manca la parte che si fa a voce.
Si può usare il gestionale mentre viene sviluppato?
Sì, è il modo normale di lavorare. La prima parte va in uso di solito dopo alcune settimane e i moduli successivi si aggiungono sulla stessa base di dati. Ogni novità passa prima dall'ambiente di prova, così la versione di tutti i giorni cambia solo quando è stata provata.
Quanto dura il periodo in parallelo tra vecchio e nuovo sistema?
Di solito un ciclo di lavoro. Per fatture e scadenze, per esempio, un mese: i due sistemi lavorano sugli stessi casi e si confrontano i risultati, ma le fatture allo SdI le emette uno solo. Per conti e pagamenti il parallelo crea due verità, e si fa un taglio netto. Se si parte da un foglio di calcolo, i passaggi sono nella guida da Excel a un gestionale.
Se dopo l'analisi non andiamo avanti, cosa mi resta?
Il documento di analisi con la mappa dei processi, che resta tuo. Descrive come lavorate oggi e cosa conviene cambiare: un altro fornitore o il tuo reparto IT lo possono usare come punto di partenza. Se l'analisi conclude che basta un software standard, lo trovi scritto lì.
Da leggere insieme
Raccontaci cosa fate ancora a mano
Mezz'ora di chiamata, senza impegno. Se un software standard vi basta, ve lo diciamo.
Videochiamata con schermo condiviso, in italiano, inglese o russo.