Gestionale per studio medico e poliambulatorio
Un gestionale per studio medico tiene agende, prenotazioni, promemoria, fatture ai pazienti e invio delle spese al Sistema TS. Serve a studi e poliambulatori che hanno superato il software standard.
- Per chi
- Studi medici, dentistici, di fisioterapia, poliambulatori
- Si collega a
- Prenotazioni online, WhatsApp, contabilità
- Sistema TS
- Un invio all'anno, dalle spese del 2025
- Formula
- A corpo, a canone o mista
Per molti studi un buon software pronto basta. Interveniamo quando va collegato a contabilità, WhatsApp e prenotazioni, quando il flusso esce dal previsto o quando un poliambulatorio tiene insieme più sedi. Dalle spese del 2025 l'invio al Sistema Tessera Sanitaria è annuale.
Software pronto, integrato o su misura
Il miglior gestionale per studio medico dipende da sedi, professionisti e programmi da far parlare tra loro. Con una sede e uno o due professionisti, un buon software pronto con agenda, cartella clinica e fatturazione è quasi sempre la scelta giusta.
| Strada | Quando conviene | Cosa facciamo noi |
|---|---|---|
| Software pronto | Una sede, pochi professionisti, flusso standard | Niente: te lo diciamo nella prima chiamata |
| Pronto con integrazioni | Il programma va bene, ma prenotazioni, promemoria, contabilità e numeri restano fuori | Colleghiamo i programmi e automatizziamo i passaggi fatti a mano |
| Gestionale su misura | Più sedi, compensi e listini propri, pacchetti o percorsi che il pronto non prevede | Lo costruiamo per moduli, con i dati sempre esportabili: vedi gestionali su misura |
Agenda e prenotazioni online
Un gestionale appuntamenti con promemoria su WhatsApp parte dall'agenda. In un ambulatorio con più specialisti un appuntamento occupa tre cose, e la prenotazione online mostra solo gli orari in cui sono libere tutte e tre.
- Il professionista
- La stanza
- A volte un'apparecchiatura
- Martedì 9:30
medico, stanza 2 ed ecografo liberiPrenotabile - Martedì 10:00
medico libero, stanza 2 occupataNon mostrato - Mercoledì 11:00
ecografo prenotato da un altro repartoNon mostrato - Giovedì 15:00
liberato da una disdettaOfferto alla lista
Il promemoria del giorno prima
Parte su WhatsApp, via SMS o per email, sul canale che il paziente ha scelto. Il messaggio dice giorno, ora e sede, non il tipo di visita.
- Prenotazioneonline o in segreteriainnesco
- Confermaemail o WhatsAppsubito
- Promemoriail giorno primasenza il tipo di visita
- Rispostaconfermo o disdicodal paziente
- Orario liberatoofferto alla lista d'attesase disdice
WhatsApp, modelli approvati e consensoDalla piattaforma ufficiale di Meta, non dall'app del telefono
WhatsApp passa dalla piattaforma ufficiale di Meta, con modelli di messaggio approvati e il consenso del paziente a riceverli. Regole e costi sono nella guida sulla WhatsApp Business API. Se il paziente disdice, l'orario torna libero e si può offrire a chi è in lista d'attesa.
Fatture ai pazienti e Sistema TS
Fatturazione elettronica dei medici e invio al Sistema TS nel 2026: due regole fiscali che il gestionale deve conoscere. Sul tuo caso il riferimento resta il commercialista.
Spese del 2026
Il gestionale le trasmette man mano e legge le ricevute.
Invio al Sistema TS
Un solo invio annuale per le spese pagate nel 2026.
Correzioni
Gli scarti arrivano con il loro codice di errore.
Opposizione dei pazienti
Online, all'uso dei loro dati nella dichiarazione precompilata.
Sistema TS: un invio all'anno
Un invio all'anno non vuol dire lavorarci una volta l'anno: a gennaio resta da controllare un elenco di scarti, non da ricostruire un anno di fatture.
L'invio annuale lo prevede l'articolo 5 del D.Lgs. 81/2025; le date qui sopra sono quelle del calendario pubblicato dal Sistema TS.
Ai pazienti niente fattura elettronica via SdI
Per le prestazioni sanitarie a persone fisiche la fattura non passa dal Sistema di Interscambio: si consegna su carta o in PDF, e i dati vanno al Sistema Tessera Sanitaria. Per le fatture ad aziende ed enti valgono regole diverse.
Da quando vale il divieto, e cosa cambia nel 2027D.L. 119/2018, D.Lgs. 81/2025 e D.Lgs. 10/2026
Il divieto dell'articolo 10-bis del D.L. 119/2018 valeva anno per anno, fino al 2025; l'articolo 2 del D.Lgs. 81/2025 ha tolto il limite dal 13 giugno 2025.
Dal 1° gennaio 2027 l'articolo 10-bis è abrogato dal nuovo testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026), che riordina le regole dell'imposta: da quella data cambia il riferimento di legge.
Più sedi e più professionisti
Un software gestionale per poliambulatorio con più sedi ha bisogno di una sola anagrafica pazienti e di numeri separati per sede e per professionista.
- Quanto spetta a ogni professionista: a percentuale sulle prestazioni, a quota fissa per la stanza o in modo misto. Il prospetto del mese parte dalle fatture incassate, senza fogli paralleli.
- POS, contanti e bonifici per sede, confrontati con le fatture e con gli accrediti in banca. Il commercialista riceve i dati già divisi come li vuole lui.
- Numeri per sede e per specialità: occupazione delle agende, disdette, fatturato per specialità e attese per la prima visita, aggiornati ogni giorno.
I programmi che avete già restano
Il gestionale si collega ai programmi già in uso: portali di prenotazione esterni quando offrono un'interfaccia per farlo, software del laboratorio, contabilità. I sistemi sanitari regionali hanno regole di accesso proprie: le leggiamo caso per caso e non promettiamo un collegamento prima di averle lette. Dettagli nella pagina sulle integrazioni tra software.
Dati sanitari: accessi, consenso, referti
Un software gestionale per studio medico fatto su misura tratta i dati sanitari dei pazienti con le stesse regole di uno pronto, perché le regole sono del GDPR e non del prodotto.
Ogni professionista vede i suoi pazienti
La segreteria vede le agende, non le cartelle.
Accesso con due fattori
Una password da sola non basta per entrare.
File e backup cifrati
I documenti dei pazienti e le copie di sicurezza.
Un registro delle letture
Dice chi ha letto cosa.
Senza consenso
- Per i dati necessari alla cura il professionista sanitario non deve chiedere il consenso privacy del paziente
Con consenso
- Per consegnare i referti online il consenso resta richiesto dalle regole di settore
- L'area riservata del paziente lo chiede prima di mostrare il primo referto
Lo ha chiarito il Garante nel provvedimento del 7 marzo 2019. Come costruiamo le aree riservate: portali web e app.
Cosa portiamo dalla medicina del lavoro
Nel settore sanitario il nostro gruppo ha costruito il gestionale di uno studio di medicina del lavoro, con dati sanitari, aree riservate e accessi controllati. Lo raccontiamo nella pagina sulla medicina del lavoro.
Uno studio medico o un poliambulatorio lavora in un altro modo, con pazienti privati, agende e Sistema TS. Qui non abbiamo ancora un caso da raccontare e non ne inventiamo uno.
Le parti che nel settore sanitario servono sempre
- Dati particolari, come quelli sulla salute
- Accessi per ruolo
- Documenti con contenuti obbligatori
Le portiamo e le adattiamo al tuo studio.
Domande frequenti
Esiste un gestionale per studio medico gratuito?
Per chi comincia, un programma gratuito o il periodo di prova di un software pronto a pagamento mensile può bastare. Prima di caricarci i pazienti controlla tre cose: se puoi esportare tutti i dati quando vuoi, dove finiscono i backup e se l'invio al Sistema TS è compreso. Quando arrivano la seconda sede o il terzo professionista, di solito è il momento di rivedere la scelta.
Il gestionale può trasmettere da solo le spese al Sistema TS?
Sì. Il Sistema TS mette a disposizione web service per l'invio, con un ambiente di prova per chi sviluppa. Il gestionale trasmette con le credenziali del medico o della struttura, legge le ricevute e segnala le spese scartate, che una persona corregge prima della scadenza.
Posso passare da un vecchio gestionale o da Excel senza perdere lo storico dei pazienti?
Di solito sì. Portiamo dentro anagrafiche, appuntamenti, fatture e documenti allegati, con controlli di quadratura: numero di pazienti e totali fatturati devono coincidere prima e dopo. Se il vecchio programma non esporta tutto, lo scopriamo nell'analisi. Il metodo è nella pagina sulla migrazione dei gestionali.
Un gestionale su misura è conforme al GDPR per i dati sanitari?
La conformità non è un'etichetta del software: dipende anche da come lo studio lo usa. Il gestionale dà gli strumenti (accessi per ruolo, due fattori, cifratura, registro delle letture, esportazioni). Lo studio resta titolare del trattamento e Automatia firma il contratto da responsabile previsto dall'articolo 28 del GDPR.
Serve un gestionale diverso per uno studio dentistico o di fisioterapia?
La base è la stessa: pazienti, agende, fatture, Sistema TS. Cambiano i flussi. Uno studio dentistico lavora su piani di cura con preventivi e acconti distribuiti su più sedute; un centro di fisioterapia vende cicli di sedute e pacchetti da scalare a ogni appuntamento. Sono i punti in cui un gestionale generico fa più fatica.
Da leggere insieme
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