Quanto costa un gestionale su misura: le cifre del mercato

Chi cerca quanto costa un gestionale su misura trova quasi sempre la stessa risposta: dipende. È vero, ma non aiuta a fissare un budget.

Qui mettiamo in fila le cifre che alcune software house italiane hanno reso pubbliche nel 2026, con le fonti. Noi non pubblichiamo prezzi, per un motivo che trovi verso la fine.

Le cifre pubblicate dalle software house nel 2026

Un software gestionale personalizzato costa da qualche migliaio di euro per un modulo a oltre 100.000 euro per un sistema che copre tutta l'azienda; per un software ERP si parte da 25.000 euro. Queste sono le fasce pubblicate da Lemio e da Wecoode, consultate a settembre 2026.

Nebu (Enterprise Srl) parte da 10.000 euro, IVA esclusa, per un primo modulo che comprende analisi e primo anno di manutenzione, in 6-12 settimane (listino di Nebu).

Le forbici sono ampie e si sovrappongono: il gestionale completo di una fonte costa quanto la fascia d'ingresso dell'altra. Cambia cosa c'è dentro la parola "completo" e cosa è compreso nel prezzo, come analisi, manutenzione o migrazione dei dati.

La stessa Wecoode avverte che sono "prezzi dichiarati, non una statistica". Più della cifra, conta sapere quali voci la muovono.

Da cosa dipende il prezzo di un software gestionale

Il costo di un gestionale personalizzato dipende meno dal numero di schermate e più da quello che succede dietro: regole, eccezioni, collegamenti e dati. Tre voci del calcolatore pubblico di Garda Informatica danno l'ordine di grandezza:

Processi e moduli

Ogni processo che entra (preventivi, commesse, magazzino, fatturazione) aggiunge schermate, ma soprattutto regole: chi approva cosa, cosa succede se un ordine cambia a metà, come si calcola un prezzo.

Un preventivo con tre righe fisse e uno con varianti, sconti per cliente e revisioni salvate sono due lavori diversi, anche se sulla carta si chiamano entrambi "modulo preventivi". Contano anche i documenti da generare, come stampe e notifiche.

Programmi da collegare

È spesso la voce che sposta di più. Oltre ai 2.000 euro per integrazione di Garda Informatica, Wecoode indica da 3.000 a 8.000 euro per integrazione.

Collegare un programma con API documentate è prevedibile. Collegarne uno che si lascia leggere solo esportando un file ogni sera costa di più, e a volte non si può fare in modo affidabile.

Dati da portare dentro

Importare anagrafiche e storico dal vecchio gestionale vale, secondo Wecoode, da 3.000 a 15.000 euro, oppure il 10-20% del progetto. Dipende da quanto sono puliti i dati: dieci anni di clienti doppi e codici scritti in tre modi diversi chiedono più lavoro di un archivio ordinato.

Se oggi lavori su fogli di calcolo, i passaggi sono nella guida da Excel a gestionale.

Utenti, permessi e sicurezza

Due persone che vedono tutto sono un caso semplice. Venti persone divise tra amministrazione, magazzino, agenti e clienti esterni, ognuna con dati diversi da vedere e modificare, richiedono permessi per ruolo, un registro delle modifiche e più controlli. Lo stesso vale per requisiti come l'accesso a due fattori o la gestione di dati sanitari.

Quanto costa un programmatore all'ora

Quanto costa un programmatore all'ora non lo dice un tariffario ufficiale, perché non esiste. Tra le software house che pubblicano la tariffa, Lemio indica da 400 a 600 euro a giornata per le funzioni richieste dopo il rilascio: da 50 a 75 euro l'ora su otto ore. La tariffa oraria di un programmatore senior freelance varia molto, e per confrontarla bisogna sapere cosa c'è dentro quell'ora.

Per capire quanto costa sviluppare un software gestionale, però, la tariffa da sola non basta, e il preventivo non è ore per tariffa. Il conto delle ore funziona per un lavoro che si conosce già, e un gestionale non lo è finché qualcuno non ha seguito il processo vero: prima dell'analisi le ore sono una stima, e una stima fatta senza aver visto il processo di solito è ottimista.

Per questo c'è chi fa pagare l'analisi a parte (Wecoode la quota da 3.000 a 8.000 euro, per due-quattro settimane) e chi la comprende nel primo modulo, come Nebu.

Conta anche quello che non si riscrive. Accesso con permessi, registro delle modifiche, esportazioni e backup, se il fornitore li ha già collaudati altrove, non si pagano da capo. Lavoriamo così anche noi, ed è il motivo per cui due preventivi con la stessa tariffa oraria possono avere totali molto diversi.

Quanto costa la manutenzione di un gestionale

La manutenzione annua costa di solito il 15-20% del costo di sviluppo. Wecoode applica questa percentuale alla manutenzione nel suo insieme: su un gestionale da 40.000 euro sono 6.000-8.000 euro l'anno. Lemio la usa per la sola manutenzione correttiva e mette a parte le altre voci:

• correzione degli errori, piccoli adeguamenti e supporto: 15-20% del valore di sviluppo;
• server, certificati e backup: da 500 a 1.500 euro l'anno;
• adeguamenti a fattura elettronica e adempimenti fiscali: da 300 a 1.000 euro l'anno;
• funzioni nuove dopo il rilascio: a giornata, da 400 a 600 euro.

Nel suo esempio, un gestionale da 15.000 euro chiede da 3.000 a 4.000 euro l'anno. Altri usano una cifra fissa: Nebu comprende il primo anno nel prezzo di sviluppo e poi chiede da 950 euro l'anno, qualunque sia il numero di utenti.

In ogni caso chiedi chi interviene quando cambia una norma o si blocca qualcosa. Se la risposta non è scritta nel preventivo, quel costo arriverà dopo.

Cosa resta fuori dal preventivo

Queste sono le voci che mancano più spesso nel primo preventivo. Di solito non c'è malizia: non tutti le mettono nello stesso posto.

• L'analisi dei processi, se non è compresa nel primo modulo.
• La migrazione dei dati da Excel o dal vecchio programma, con il controllo dei totali prima e dopo.
• La formazione: Lemio consiglia di mettere a budget almeno due o tre giornate. Un gestionale che nessuno ha imparato a usare si paga per intero e rende poco.
• Server, dominio, certificati e backup, quando il fornitore consegna il software e a ospitarlo pensi tu.
• I servizi esterni a consumo: intermediario per l'invio delle fatture allo SdI, PEC, firma elettronica, SMS, servizi di intelligenza artificiale.
• Le modifiche dopo il rilascio, che quasi sempre arrivano nei primi mesi di uso vero.
• L'uscita: cosa ricevi se cambi fornitore (dati in formato aperto, documentazione, codice) e quanto costa ottenerlo. Ne parliamo nella guida sulla proprietà del codice sorgente.

Su cinque anni: sviluppo una tantum o licenze per utente

Una spesa mensile e un investimento una tantum si confrontano solo sullo stesso orizzonte. Questo è un esempio, con ipotesi dichiarate, per un'azienda in cui 12 persone usano il gestionale.

I 60 euro per utente al mese sono il valore centrale usato sia da Lemio sia da Wecoode, che indicano per i gestionali in cloud una forbice da 30 a 100 euro. Due listini ufficiali per confronto:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials costa 69,30 euro per utente al mese con pagamento annuale, IVA esclusa;
• Odoo costa 14,90 euro nel piano Standard e 22,40 euro nel piano Personalizzato, per utente al mese con fatturazione annuale, a prezzo pieno dopo lo sconto del primo anno. Tra le voci non comprese, Odoo elenca l'implementazione e la manutenzione del codice personalizzato.

Lemio aggiunge che gli aumenti annui che osserva sui listini dei gestionali in cloud a utente stanno tra il 5 e il 10%, e che sotto i cinque utenti il gestionale standard vince quasi sempre. Siamo d'accordo: con tre persone e processi comuni, un gestionale standard costa meno e va bene così. Se il dubbio è proprio questo, parti dalla guida gestionale su misura o standard.

Anche una proposta su misura con un importo mensile si confronta allo stesso modo: la cifra mensile per 60 mesi, più gli eventuali costi di avvio. Nell'esempio, 42.000 euro in cinque anni equivalgono a 700 euro al mese, avvio compreso: è la soglia con cui misurare qualunque proposta mensile sullo stesso perimetro, nostra o di altri.

Come arriviamo alla proposta, e con quale formula

Con Automatia anche l'accordo si fa su misura, come il software: sviluppo a corpo, un importo mensile o una formula mista, scelti insieme dopo l'analisi.

La proposta nasce dalle prime due fasi del nostro metodo: una prima chiamata di circa mezz'ora, senza impegno, e un'analisi scritta di processi, dati e programmi da collegare. Seguono modello dei dati, prima versione, rilasci successivi, messa in produzione, assistenza ed evoluzione.

Nella proposta trovi costi, tempi e formula, e quello che si concorda a parte: nuovi moduli, nuovi collegamenti, import di archivi molto grandi.

Non pubblichiamo un listino perché lo stesso "modulo commesse" può voler dire due settimane o due mesi di lavoro: una cifra unica sarebbe troppo alta per alcuni e troppo bassa per altri. I dati restano tuoi e si esportano quando vuoi in formati aperti come CSV, Excel o JSON.

Le formule sono spiegate nella pagina formule e costi, il servizio in quella sui gestionali su misura.

Come chiedere preventivi che si possano confrontare

Chiedi a ogni fornitore il totale su cinque anni, non solo il prezzo di partenza, con le stesse ipotesi: numero di utenti, programmi da collegare, dati da importare. Poi controlla che ogni preventivo dica:

• quali processi sono compresi e quali esclusi;
• chi ospita il software e chi paga server e backup;
• quanto costa una modifica dopo il rilascio;
• cosa ricevi se smetti: dati, documentazione, codice.

Altre domande da fare prima di firmare sono nella guida su come scegliere una software house.