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Integrazione gestionale con gli altri software

Un'integrazione gestionale fa passare ordini, clienti, fatture e pagamenti tra il gestionale e gli altri programmi che usi, senza che nessuno li ricopi. Serve quando li sposta ancora una persona.

Parliamo del progetto
Si collegano
E-commerce, fatture, banca, CRM, WhatsApp
Come
Con le API dei programmi, altrimenti con file
Tempi tipici
Alcune settimane per due sistemi
Formula
A corpo, a canone o mista
In breve

Automatia collega il gestionale a e-commerce, fatturazione, banca e CRM con le API dei programmi o, dove mancano, con file, e segue l'integrazione dopo la consegna: se un passaggio si blocca, avvisa chi deve intervenire. Tra due sistemi servono di solito alcune settimane.

Cosa colleghiamo al gestionale

I collegamenti tra sistemi che ci chiedono più spesso portano ordini, fatture e incassi dentro e fuori dal gestionale. I nomi sono esempi di programmi collegabili, non accordi con i produttori.

  • Negozio online e gestionale

    Ordini e clienti entrano nel gestionale; giacenze, prezzi e numero di spedizione tornano al negozio. Tipico nel commercio e nella distribuzione; dettagli nella guida su e-commerce e gestionale.

  • Dall'ordine alla fattura

    L'ordine diventa fattura nel programma che già la manda allo SdI. Vedi fatturazione elettronica e incassi.

  • Incassi abbinati alle fatture

    I movimenti di banca, Stripe, PayPal o POS si abbinano alle fatture aperte; quello che non torna finisce in un elenco da controllare.

  • Clienti e ritardi di pagamento

    Il commerciale vede nel CRM ordini, fatture e pagamenti in ritardo senza aprire il gestionale. Vale anche per un CRM su misura.

  • WhatsApp

    Gli avvisi partono dal gestionale e le risposte finiscono nella scheda del cliente, invece che nel telefono di un collega.

  • Posta, calendari e file

    L'allegato arrivato in una casella si archivia nella pratica giusta, con Google Workspace come con Microsoft 365.

Quando serve un'integrazione

Un'integrazione tra software serve quando i programmi ci sono già, ma tra l'uno e l'altro c'è una persona che copia.

  • Gli ordini del sito si ricopiano nel gestionale per fare DDT e fattura.
  • La giacenza online si aggiorna la sera, e ogni tanto si vende un articolo finito.
  • L'estratto conto si spunta contro le fatture aperte, riga per riga.
  • Il commerciale scopre da una telefonata che il cliente non ha pagato.

Cosa sono le API, in pratica

Un'API (interfaccia di programmazione) è la porta che un programma apre agli altri programmi: un elenco di richieste permesse, come "dammi gli ordini pagati oggi" o "registra questa fattura", con un controllo su chi chiede.

  • L'integrazione fa solo ciò che le è permesso: leggere gli ordini, per esempio, ma non cambiare i prezzi.
  • Ogni scambio lascia una traccia: si sa sempre cosa è passato, quando e da quale programma.

Se il programma non ha API

Quali gestionali si collegano via API lo verifichiamo prima della proposta, perché ne dipendono tempi e costi. Se l'API non c'è, le strade sono tre, in ordine di preferenza.

  1. Scambio di file

    Il programma esporta o importa file Excel, CSV o XML in una cartella condivisa, a orari fissi. Meno immediato di un'API, ma con molti programmi installati in ufficio è la strada più stabile.

  2. Lettura del database

    Se il database è raggiungibile, i dati si leggono direttamente. Scriverci lo facciamo solo con il consenso del produttore, perché si saltano i controlli del programma.

  3. Automazione dell'interfaccia

    L'ultima risorsa: un robot software (RPA) clicca al posto di una persona, e si ferma appena cambia una schermata. Vedi l'automazione dei processi.

Per il vostro tecnicoAPI REST, webhook, OAuth2, idempotenza, i gestionali più diffusi

Come si parlano i programmi. Nei programmi in cloud incontriamo soprattutto API REST, con richieste e risposte in JSON. Il webhook fa il percorso inverso: è il negozio ad avvisare il gestionale appena un ordine viene pagato, invece di essere interrogato ogni cinque minuti. Senza webhook si interroga a intervalli fissi.

Accessi. Dove il programma lo prevede usiamo OAuth2: il titolare dell'account autorizza l'integrazione senza consegnare la password e la revoca quando vuole. Altrimenti una chiave API o un utente dedicato con i soli permessi necessari.

Doppioni e ritentativi. I webhook entrano solo con la firma verificata; ogni evento ha un codice e, se è già registrato, si scarta (idempotenza). Anche le piattaforme ritentano, ma con un limite: Shopify ritenta un webhook senza risposta 8 volte nelle 4 ore successive, poi smette; Stripe insiste per un massimo di tre giorni e avverte che lo stesso evento può arrivare più di una volta.

Senza API. Lo scambio di file usa anche tracciati EDI, su una cartella condivisa o su un server SFTP.

Come si collegano alcuni gestionali, dalla documentazione dei produttori verificata il 23 settembre 2026.
ProgrammaCome si collegaDa sapere
Fatture in CloudAPI REST, versione 2Accesso con OAuth2 o con un token, documentazione pubblica.
Danea EasyfattFile XML nel formato di DaneaSolo nelle edizioni Enterprise ed Enterprise One. Il catalogo va al sito e gli ordini tornano al gestionale, secondo le specifiche tecniche di Danea.
OdooXML-RPC, JSON-RPC e la nuova JSON-2Con i piani One App Free e Standard l'API esterna non è disponibile: serve il piano Custom.
TeamSystem, Zucchetti, Passepartout (Mexal)Dipende dal prodotto e dalla versioneVerifichiamo nella documentazione, o con il tuo rivenditore, cosa prevede la tua licenza.

Odoo, un cambio annunciato. Le integrazioni che usano XML-RPC o JSON-RPC vanno portate sulla nuova interfaccia JSON-2, già disponibile: le due vecchie interfacce vengono rimosse sulla versione online con Odoo Online 21.1, nell'inverno 2027, e con Odoo 22, nell'autunno 2028, come indica la documentazione delle API di Odoo. Il portale di produzione raccontato più sotto chiama proprio un ERP Odoo, via JSON-RPC; la rete di imprese offre invece ai negozi un'API REST, con accesso OAuth2, idempotenza e webhook firmati con ritentativi.

Ordini persi o doppi: come si evitano

Un'integrazione fatta bene non perde ordini e non li raddoppia, anche quando il gestionale è spento per un aggiornamento o lo stesso avviso arriva due volte.

  • Solo messaggi veri. Un avviso che non viene davvero dal negozio non entra.
  • Nessun doppione. Se lo stesso ordine arriva due volte, il secondo si scarta.
  • Una coda. Se il gestionale è fermo, gli ordini aspettano e ripartono da soli.
  • Un sistema comanda su ogni dato. I prezzi nascono nel gestionale, gli ordini nel negozio.
  • Avvisi leggibili. A chi deve intervenire arriva il problema in italiano, con il numero d'ordine.
  • Una quadratura. Un controllo periodico confronta gli ordini dei due lati e trova quello che è sfuggito.

Quando un programma si aggiorna

Un'integrazione si rompe più spesso quando uno dei due programmi cambia versione, e va adeguata. A volte il cambio è annunciato per tempo; qui sotto, un esempio di come lo seguiamo.

  1. Annuncio del produttore

    Mesi prima

    Il produttore pubblica la data in cui la vecchia porta del programma smetterà di funzionare.

  2. Prova in un ambiente separato

    Settimane prima

    Proviamo l'integrazione sulla versione nuova, senza toccare i vostri dati.

  3. Integrazione adeguata

    Prima della data

    Il collegamento passa alla porta nuova; per chi lavora non cambia niente.

  4. Vecchia porta chiusa

    La data annunciata

    Gli ordini continuano ad arrivare come prima.

  • Seguiamo gli annunci dei produttori, proviamo le nuove versioni in un ambiente di prova e riceviamo anche noi gli avvisi.
  • Se un passaggio si ferma, lo segnali al referente del progetto: non tocca a te capire se il guasto sta nel negozio o nel gestionale.
  • Gli aggiornamenti rientrano nell'assistenza; un cambio profondo si concorda prima. L'accordo si fa su misura: formule e costi.

Esperienze del nostro gruppo con le API

Nel primo caso è il portale a chiamare l'ERP; nel secondo sono i negozi online a chiamare la rete.

Portale di produzione · usa un'API

Dal portale all'ERP con un clic. Il portale di produzione chiama l'ERP dell'azienda attraverso la sua API.

  • Si parte da un lavoro registrato nel portale di produzione
  • Un clic, e la richiesta va all'ERP
  • Nell'ERP nasce la bozza di fattura o di ordine
Rete di imprese · offre un'API

Un'API per i negozi online. I negozi online degli iscritti si collegano al sistema di pagamento interno della rete.

  • Accesso autorizzato, senza scambiarsi password
  • Nessun pagamento registrato due volte
  • Avvisi ai negozi firmati e ripetuti se non arrivano
  • Una pagina di pagamento pronta, un ambiente di prova e una libreria PHP per chi sviluppa il collegamento

Domande frequenti

Hai un'altra domanda? Scrivici

Quanto costa un'integrazione tra due programmi?

Dipende da quanti programmi si collegano, in quante direzioni passano i dati e da com'è fatta l'API dall'altra parte. Dopo l'analisi ricevi una proposta scritta con costi, tempi e formula: a corpo, a canone o mista (le trovi in formule e costi). I costi dei fornitori sono a parte e la proposta li indica separatamente: per esempio il piano Custom che Odoo chiede per usare l'API esterna, o i messaggi WhatsApp a modello.

Conviene integrare i programmi che ho o cambiare gestionale?

Se ogni programma fa bene il suo lavoro e manca solo il passaggio dei dati, conviene integrare. Se il gestionale non ha modo di dialogare, non regge i volumi o vi costringe a tenere fogli Excel paralleli, conviene cambiarlo e collegare il resto a quello nuovo. Nell'analisi scriviamo quale strada consigliamo e perché; per la seconda vedi i gestionali su misura.

Gli ordini arrivano nel gestionale in tempo reale?

Quando il negozio avvisa il gestionale appena un ordine viene pagato, sì: di solito l'ordine arriva pochi secondi dopo. Se il programma non lo prevede, l'integrazione controlla a intervalli fissi, per esempio ogni quarto d'ora; con lo scambio di file, a volte una volta al giorno.

Posso collegare WhatsApp Business al gestionale o al CRM?

Sì, con la WhatsApp Business Platform, il prodotto di Meta con le API, distinto dall'app WhatsApp Business del telefono. Oltre le 24 ore dall'ultimo messaggio del cliente si mandano solo modelli approvati da Meta, che dal 1° luglio 2025 si pagano a messaggio consegnato; le risposte libere dentro quelle 24 ore sono gratuite. I passaggi sono nella guida sulla WhatsApp Business API.

Si può collegare il POS al gestionale?

Dipende dal fornitore del terminale. Alcuni offrono un'API che elenca le transazioni, come SumUp; con altri si parte dall'esportazione dei movimenti. In entrambi i casi gli incassi del giorno si abbinano alle vendite nel gestionale.

Dovete conoscere le password dei nostri programmi?

No. Quando il programma lo prevede, entri tu nel tuo account, autorizzi l'integrazione e puoi revocarla quando vuoi. Negli altri casi usiamo una chiave d'accesso o un utente dedicato con i soli permessi necessari, mai l'account personale di qualcuno.

Da leggere insieme

Raccontaci cosa fate ancora a mano

Mezz'ora di chiamata, senza impegno. Se un software standard vi basta, ve lo diciamo.

Parliamo del progetto WhatsApp
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