Sollecito di pagamento di una fattura: la sequenza e i modelli di testo

Un cliente che paga in ritardo spesso non ha deciso di non pagare: la fattura è finita nella casella sbagliata, aspetta una firma o è stata pagata con una causale che nessuno riesce ad abbinare.

Per questo il primo sollecito serve a informare, e il tono sale solo se il silenzio continua.

La sequenza dei solleciti, dalla scadenza alla diffida

La sequenza che consigliamo ha sei passaggi a intervalli fissi. Conta la regolarità: il cliente impara che le tue scadenze vengono seguite, e le tue fatture salgono in cima alla pila.

La telefonata al quindicesimo giorno è il passaggio che si salta più volentieri, e spesso è quello che sblocca la situazione: in due minuti si scopre se c'è una contestazione, un problema di liquidità o una fattura mai arrivata all'ufficio giusto.

Con i clienti abituali la sequenza si può allungare; con un cliente nuovo o un importo alto conviene tenerla stretta.

Il controllo da fare prima di ogni sollecito

Prima di sollecitare, controlla che il pagamento non sia già arrivato: è il controllo più importante, e consiste nel confrontare lo scadenzario con l'estratto conto. Un bonifico con la causale sbagliata, un pagamento cumulativo di tre fatture, una nota di credito promessa e mai emessa: in tutti questi casi il cliente ha ragione.

Chi riceve un sollecito per una fattura già pagata se lo ricorda più a lungo della fattura. Lo stesso vale per le contestazioni: se il cliente ha segnalato un problema, la sequenza per quella fattura si sospende finché la questione non è chiusa.

Modelli di sollecito di pagamento pronti da usare

I testi sono pensati per clienti aziendali e vanno adattati al tuo modo di scrivere; le parti tra parentesi quadre si sostituiscono con i dati della fattura. Nell'oggetto metti sempre numero e data della fattura, così chi la riceve la ritrova subito.

Promemoria prima della scadenza

Oggetto: Promemoria scadenza fattura n. [numero] del [data]

Buongiorno, vi ricordiamo che il [data di scadenza] scade la fattura n. [numero] di [importo] euro. Potete pagare con bonifico sull'IBAN [IBAN], indicando il numero della fattura nella causale. Se avete già disposto il pagamento, non serve fare altro. Grazie e buona giornata.

Avviso il giorno dopo la scadenza

Oggetto: Fattura n. [numero] scaduta il [data di scadenza]

Buongiorno, la fattura n. [numero] del [data], di [importo] euro, ci risulta ancora aperta. Forse il pagamento è in corso o la fattura non è arrivata alla persona giusta: ve la rimandiamo in allegato. Se l'avete già pagata, inviateci la contabile e aggiorniamo i nostri conti.

Primo sollecito, 7 giorni dopo

Oggetto: Sollecito di pagamento fattura n. [numero]

Buongiorno, la fattura n. [numero] del [data], di [importo] euro, è scaduta il [data di scadenza] e non ci risulta ancora pagata. Vi chiediamo di farci sapere entro [data] quando prevedete di saldarla. Se qualcosa nella fattura non torna, chiamateci al [telefono]: lo sistemiamo subito.

Secondo sollecito, 15 giorni dopo

Oggetto: Secondo sollecito, fattura n. [numero] scaduta da 15 giorni

Buongiorno, nonostante il nostro sollecito del [data], la fattura n. [numero] di [importo] euro risulta ancora non pagata. Vi chiediamo di saldarla entro il [data] o di contattarci per concordare una soluzione, anche a rate. In questi giorni vi chiameremo per capire insieme la situazione.

Ultimo avviso, 30 giorni dopo

Oggetto: Ultimo avviso prima della diffida, fattura n. [numero]

Buongiorno, la fattura n. [numero] di [importo] euro è scaduta da 30 giorni e i nostri solleciti non hanno avuto risposta. Vi ricordiamo che dal giorno successivo alla scadenza decorrono gli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 231/2002. Se il pagamento non arriva entro il [data], vi invieremo una diffida formale. Preferiremmo chiudere prima: siamo disponibili al [telefono].

Diffida e messa in mora

Oggetto: Diffida al pagamento e costituzione in mora, fattura n. [numero]

Con la presente [ragione sociale] vi invita formalmente a pagare entro 15 giorni dal ricevimento la somma di [importo] euro relativa alla fattura n. [numero] del [data], scaduta il [data di scadenza], oltre agli interessi di mora ai sensi del D.Lgs. 231/2002 e all'importo forfettario di 40 euro previsto dall'art. 6 dello stesso decreto. La presente vale come costituzione in mora ai sensi dell'art. 1219 del codice civile e come atto interruttivo della prescrizione. In mancanza di pagamento nel termine indicato, ci riserviamo di agire per il recupero del credito senza ulteriori avvisi.

Interessi di mora: quanto valgono e da quando

Tra imprese, e tra imprese e pubblica amministrazione, gli interessi di mora decorrono dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di mettere in mora il cliente: lo stabilisce l'art. 4 del D.Lgs. 231/2002. Per il decreto è impresa anche chi esercita una libera professione; con i privati consumatori non si applica.

Il tasso, se il contratto non ne prevede un altro, è quello della BCE sulle operazioni di rifinanziamento principali più 8 punti. Per ogni semestre vale il tasso in vigore il 1° gennaio o il 1° luglio (art. 5).

Dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 il riferimento è il 2,40%, in vigore dal 17 giugno 2026 secondo la tabella dei tassi della BCE: gli interessi legali di mora sono quindi il 10,40% annuo.

Il rialzo al 2,65% in vigore dal 16 settembre 2026 non cambia il tasso di questo semestre: conterà dal 1° gennaio 2027 solo se sarà ancora in vigore quel giorno.

Il calcolo è in interessi semplici, giorno per giorno. Un esempio: una fattura di 5.000 euro pagata con 60 giorni di ritardo nel secondo semestre 2026 matura 5.000 × 10,40% × 60 / 365 = 85,48 euro. Si aggiunge un importo forfettario di 40 euro per i costi di recupero.

Interessi di mora · esempio di calcoloTra imprese

Fattura

€ 5.000,00

Ritardo

60 giorni

Tasso annuo

10,40%: BCE 2,40% più 8 punti

Interessi

€ 85,48

Importo forfettario

€ 40,00

Totale oltre alla fattura

€ 125,48

Secondo semestre 2026, interessi semplici giorno per giornoDati di esempio

Sui termini: salvo accordi diversi, si paga entro 30 giorni dal ricevimento della fattura. Tra imprese si possono concordare termini più lunghi, ma oltre i 60 giorni serve un accordo espresso e il termine non deve essere gravemente iniquo per il creditore.

Chiedere gli interessi è un diritto, non un obbligo. Si possono citare nell'ultimo avviso e lasciar perdere se il cliente paga entro il termine: conviene decidere la regola una volta e applicarla a tutti. Per il trattamento fiscale degli interessi incassati, senti il commercialista.

Diffida e messa in mora: quando e come mandarla

La diffida si manda quando la sequenza è finita senza pagamento e senza una risposta credibile.

Costituisce in mora il debitore, che per l'art. 1219 del codice civile avviene "mediante intimazione o richiesta fatta per iscritto", e interrompe la prescrizione, perché l'art. 2943 dà questo effetto a ogni atto che valga a costituire in mora.

Inviata alla PEC con cui l'impresa è iscritta nel Registro delle imprese, cioè al suo domicilio digitale, la diffida ha gli stessi effetti di una raccomandata con ricevuta di ritorno quanto a spedizione e ricevimento (art. 6 del Codice dell'amministrazione digitale). L'email normale va bene per i solleciti, non per la diffida.

Dopo la diffida la strada è legale, con un avvocato o una società di recupero crediti. La procedura tipica è il decreto ingiuntivo.

Dal correttivo del 2024 (D.Lgs. 164/2024) l'art. 634 del codice di procedura civile riconosce come prova scritta, per i crediti di imprenditori commerciali e lavoratori autonomi, anche le fatture elettroniche trasmesse attraverso lo SdI.

Come sollecitare senza rovinare il rapporto con il cliente

Un sollecito fatto bene protegge il rapporto, perché toglie ambiguità. Quello che lo rovina è quasi sempre il modo, non il fatto di chiedere.

• I solleciti partono dall'amministrazione e arrivano all'amministrazione del cliente. Il commerciale interviene, se serve, alla telefonata.
• Il destinatario è l'indirizzo indicato per le fatture. Il Garante privacy, nel provvedimento generale sul recupero crediti del 30 novembre 2005, considera illecito comunicare senza motivo la situazione del debitore a terzi come familiari, colleghi o vicini. Con professionisti e ditte individuali, che sono persone fisiche, vale in pieno.
• Ogni sollecito dice cosa fare: importo, IBAN, numero di fattura, una persona da chiamare.
• Una data di pagamento concordata, anche a rate, vale più del silenzio: accettala e mettila per iscritto.
• Il tono sale solo quando il cliente tace. Chi risponde e spiega torna al passaggio precedente.

Per canoni e forniture ricorrenti c'è un'alternativa a monte: con l'addebito diretto SEPA l'incasso parte alla scadenza senza che il cliente debba ricordarsene, e i solleciti restano per gli insoluti.

Giorni medi di incasso (DSO): la formula

Il DSO (days sales outstanding) misura in quanti giorni, in media, incassi le tue fatture. È il numero che dice se i solleciti funzionano:

DSO = crediti verso clienti a fine periodo ÷ fatturato del periodo × giorni del periodo

Un esempio: a fine trimestre hai 150.000 euro da incassare e nel trimestre hai fatturato 300.000 euro. Il DSO è 150.000 ÷ 300.000 × 90 = 45 giorni. Con condizioni a 30 giorni, i clienti pagano in media con due settimane di ritardo.

Due accorgimenti. I crediti comprendono l'IVA, quindi anche il fatturato va preso IVA inclusa, altrimenti il DSO esce gonfiato. E la media nasconde i singoli: calcolato cliente per cliente, il DSO mostra chi usa i tuoi soldi come fido. Altri indicatori sono nella guida con gli esempi di KPI aziendali.

Solleciti automatici: scadenzario, banca e invii collegati

Automatizzare i solleciti vuol dire collegare tre cose che di solito stanno in posti diversi: lo scadenzario, i movimenti della banca e l'invio dei messaggi. Il flusso che costruiamo di solito è questo:

1. Le fatture emesse entrano nello scadenzario direttamente dal programma di fatturazione.
2. Ogni giorno i movimenti bancari vengono abbinati alle fatture per importo, causale e cliente; quelli incerti finiscono in una lista da controllare a mano.
3. Per ogni fattura scaduta e non abbinata parte il passaggio successivo della sequenza.
4. Quando il pagamento arriva, la sequenza si ferma da sola; se il cliente contesta, qualcuno la sospende con un clic.
5. La diffida la decide una persona: il sistema la prepara con gli interessi già calcolati, ma non la manda da solo.

SSolleciti di oggiBanca abbinata alle 8:00

Fattura	Cliente	Scaduta	Prossimo passo
FT 131	Commerciale Delta	da 7 giorni	Primo sollecito
FT 128	Studio Beta	da 15 giorni	Telefonata
FT 125	Arredi Gamma	da 9 giorni	Pagata: ferma
FT 122	Logistica Epsilon	da 12 giorni	Contestata: sospesa
FT 104	Serramenti Zeta	da 45 giorni	Diffida da decidere

Interessi di mora già calcolatiDati di esempio

Ogni invio resta nella scheda del cliente, e chi telefona sa già cosa è stato scritto. Se lo storico serve anche ai commerciali, lo scadenzario si collega a un CRM su misura. Fatturazione elettronica e riconciliazione bancaria sono nella pagina su fatturazione e incassi; per gli altri passaggi dell'amministrazione, vedi l'automazione dei processi aziendali.

Un'esperienza del nostro gruppo

In un gruppo di tre società i solleciti nascevano dall'unione a mano di tre export di fatture e delle email dei clienti in un unico file Excel, poi passato a uno script.

Oggi una web app importa direttamente i file di fatture e contatti di ciascuna società, riconosce le colonne da sola e classifica il canale di pagamento. I nuovi import conservano gli stati dei solleciti, i conteggi degli invii e le email inserite a mano; a ogni import parte un backup automatico e le statistiche mensili restano nello storico. Il caso è descritto anche nella pagina dei progetti.