Allegato 3B del medico competente: cosa contiene e come si invia

A marzo, in molti studi di medicina del lavoro, qualcuno riapre l'anno appena chiuso e conta: quanti lavoratori visitati in quell'azienda, quanti uomini e quante donne, quanti idonei con prescrizioni. Lo fa per ogni unità produttiva, spesso su un foglio Excel, e poi ricopia tutto nel servizio di INAIL.

Un gestionale fa lo stesso conto in pochi secondi, a patto che durante l'anno i dati siano stati registrati nel modo giusto.

Cos'è l'Allegato 3B e chi deve inviarlo

L'Allegato 3B è il modello con cui il medico competente comunica ogni anno ai servizi competenti per territorio i dati collettivi della sorveglianza sanitaria. Lo prevede l'art. 40, comma 1, del D.Lgs. 81/2008: entro il primo trimestre dell'anno successivo, esclusivamente per via telematica, con le informazioni "elaborate evidenziando le differenze di genere".

Contenuti e modalità di invio li ha fissati il decreto ministeriale 9 luglio 2012; il modello in vigore è quello aggiornato dal decreto del Ministero della Salute 12 luglio 2016. Per compilarlo e inviarlo c'è un solo strumento, uguale in tutta Italia: il servizio online di INAIL.

Le risposte pubblicate da INAIL per i medici competenti chiariscono i casi dubbi:

• se per la stessa unità produttiva ci sono più medici, ciascuno trasmette i dati del proprio settore, come coordinatore o come coordinato;
• la comunicazione è dovuta anche quando nell'anno non c'è stata nessuna visita, con i dati sull'esposizione ai rischi;
• se l'azienda ha cessato l'attività durante l'anno, la comunicazione riguarda il periodo in cui ha lavorato.

Cosa contiene l'Allegato 3B, scheda per scheda

Il servizio online di INAIL divide la comunicazione in quattro schede, da compilare per ogni unità produttiva associata al medico. Il manuale utente del servizio le descrive una per una. Nella tabella c'è anche da dove arriva ciascun dato, se lo tieni in un gestionale.

I giudizi seguono le categorie dell'art. 41, comma 6:

• idoneità;
• idoneità parziale con prescrizioni o limitazioni, temporanea o permanente;
• inidoneità temporanea;
• inidoneità permanente.

Il numero degli occupati lo fornisce il datore di lavoro. Il dato al 31 dicembre è obbligatorio, quello al 30 giugno si inserisce se disponibile, e la media la calcola il sistema.

Scadenza del 31 marzo e invio sul portale INAIL

L'Allegato 3B si invia entro il 31 marzo con i dati dell'anno precedente: la comunicazione sui dati del 2026 andrà trasmessa entro il 31 marzo 2027. Nel 2020, nel 2021 e nel 2022 il Ministero della Salute ha prorogato il termine con una circolare, ma la data da segnare in calendario resta il 31 marzo.

I passaggi sono questi.

1. Il medico si registra sul portale INAIL e associa al proprio profilo il ruolo di medico competente, con codice fiscale e numero di iscrizione all'albo. Medici di base e ospedalieri risultano già abilitati.
2. Associa le unità produttive che segue, cercandole per codice fiscale o partita IVA dell'azienda. Se non le trova le inserisce a mano; dal 1° gennaio può confermare le associazioni dell'anno prima.
3. Compila le quattro schede, oppure carica un unico file XML con le comunicazioni di più unità produttive.
4. Invia. La ricevuta riporta numero di protocollo, data e ora.

Per chi segue molte aziende l'invio via file è il più comodo: un solo caricamento per tutte le unità produttive.

Sanzioni per chi non invia l'Allegato 3B

La mancata trasmissione è punita con una sanzione amministrativa a carico del medico competente, non dell'azienda. L'art. 58, comma 1, lettera e) la fissa da 1.000 a 4.000 euro, ma gli importi del Testo unico sono stati aumentati più volte.

L'ultima rivalutazione, del 15,9% dal 1° luglio 2023, viene dal decreto direttoriale 111/2023 del Ministero del lavoro. Gli importi aggiornati per l'art. 40 sono nel testo coordinato dell'Ispettorato nazionale del lavoro.

Dopo il 31 marzo il servizio accetta comunicazioni tardive solo per le unità produttive delle ASL che hanno abilitato il medico a inviarle. Per un caso concreto, e per capire se c'è margine per regolarizzare, la persona giusta è un consulente del lavoro o un legale.

Gli errori che fanno scartare o correggere la comunicazione

Quasi tutti nascono da conteggi fatti a mano a fine anno.

• Contare le visite invece delle persone. Il dato richiesto è il numero di lavoratori visitati nell'anno: un lavoratore visto due volte conta uno.
• Totali che non tornano. Con 10 visitati, 8 idonei e 5 non idonei il modulo online segnala l'incongruenza, e la stessa comunicazione caricata via file viene scartata.
• Visite preassuntive dell'ASL contate come sorveglianza. Sono accertamenti di idoneità previsti dallo Statuto dei lavoratori e non ne fanno parte; quelle chieste al medico competente sì, se il lavoratore è soggetto a sorveglianza.
• La voce "altri rischi evidenziati dalla valutazione dei rischi" usata per rischi già in elenco. Serve solo per i rischi valutati nel DVR che il modello non prevede.

Generare l'Allegato 3B dai dati del gestionale

Un gestionale di medicina del lavoro prepara da solo i numeri dell'Allegato 3B se ogni visita è registrata con pochi dati strutturati. Non servono campi in più rispetto a quelli che il medico compila già. Serve che siano campi, e non testo libero.

Con i dati registrati così, il lavoro di marzo si riduce a tre passaggi da fare a gennaio:

1. Il gestionale conta, per ogni unità produttiva, lavoratori soggetti a sorveglianza, visitati e giudizi, separati per genere, e i lavoratori sorvegliati per ciascun rischio.
2. Controlla la coerenza prima di INAIL: somme dei giudizi, lavoratori senza genere, unità produttive senza occupati, visite senza giudizio. L'elenco delle anomalie arriva alla segreteria, che le chiude con calma.
3. Prepara il file XML nel tracciato INAIL partendo dall'elenco delle unità produttive scaricato dal servizio, che ne contiene gli identificativi, oppure un riepilogo da ricopiare nel modulo online se le aziende sono poche.

Gli stessi conteggi servono per la relazione alla riunione periodica: l'art. 25, comma 1, lettera i) chiede al medico di comunicare per iscritto i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria. Un solo archivio, due documenti.

Se il gestionale usa l'intelligenza artificiale, per esempio per leggere un DVR o preparare la bozza della relazione, i numeri devono comunque venire dal database: un modello linguistico non è uno strumento per contare. Ne parliamo nella pagina sull'intelligenza artificiale per le aziende.

Se usi già un software di medicina del lavoro

Non serve cambiarlo. Se il programma esporta visite e giudizi, o se ne può leggere il database, un collegamento esterno fa i controlli e prepara il file, e il lavoro quotidiano resta dov'è: vedi le integrazioni tra software.

Un'esperienza del nostro gruppo

Per uno studio di medicina del lavoro abbiamo costruito un gestionale con aziende e lavoratori, visite strutturate con lo storico, mansionario e catalogo dei rischi riutilizzabili, protocolli sanitari e certificati di idoneità con i contenuti minimi di legge.

• I dati per l'Allegato 3B escono dalle visite registrate.
• I giudizi partono in blocco verso le aziende con link firmati e revocabili, e aziende e lavoratori hanno aree riservate separate.
• L'intelligenza artificiale legge i documenti di valutazione dei rischi delle aziende e propone i dati citando il testo, ma ogni proposta passa dalla validazione del medico.

Portale per le aziende, scadenzario delle visite e convenzioni

Gli stessi dati servono al resto del lavoro con le aziende clienti.

• Un portale aziendale per la sorveglianza sanitaria, dove l'azienda vede scadenze, giudizi e documenti senza chiederli per email: vedi portali web e app.
• Uno scadenzario delle visite mediche dei dipendenti che parte dal protocollo: per l'art. 41 la visita periodica è di norma annuale, salvo una cadenza diversa decisa dal medico. I promemoria arrivano all'azienda prima della scadenza.
• La fatturazione delle convenzioni: quota per lavoratore o per azienda, prestazioni extra, fattura elettronica allo SdI e solleciti automatici per gli insoluti, come nella guida ai solleciti di pagamento e nella pagina su fatturazione e incassi.
• Un cruscotto unico per un centro con più medici o più sedi: visite fatte e da fare, comunicazioni pronte e mancanti. Vedi dashboard e business intelligence.

Il quadro completo del settore è nella pagina dedicata alla medicina del lavoro.

Dati sanitari: GDPR, accessi e contratto con il fornitore

I dati della sorveglianza sanitaria sono dati relativi alla salute, una delle categorie particolari dell'art. 9 del GDPR. Un software che li contiene dovrebbe separare chi vede cosa:

Nel gestionale descritto sopra ci sono ruoli distinti per medico e segreteria, autenticazione a due fattori, cifratura dei file caricati e dei backup e un registro di chi ha letto cosa.

Il fornitore del software tratta questi dati per conto di chi lo usa, come responsabile del trattamento, e serve un contratto ai sensi dell'art. 28 del GDPR. Prima di firmarlo chiedi dove stanno i server e chi può accedere ai dati: vale per qualunque fornitore, compresi noi. Le altre domande da fare sono nella guida su fornitore di software, GDPR e NIS2.

Quando non serve un gestionale su misura

Se segui poche aziende con pochi lavoratori, il modulo online di INAIL e un foglio di calcolo tenuto bene bastano: il 3B si compila in una mattina. Il servizio INAIL però serve solo a comunicare i totali, non tiene cartelle, visite o scadenze. Se il software di settore che usi produce già una comunicazione corretta e il resto del lavoro ti torna, non c'è motivo di cambiarlo.

Un gestionale su misura ha senso quando i numeri crescono: più medici, più sedi, centinaia di unità produttive, aziende che chiedono un portale, convenzioni da fatturare ogni mese. Il confronto tra le due strade è nella guida gestionale su misura o standard, le voci di costo in quella su quanto costa un gestionale su misura.