Manutenzione di gestionali, anche scritti da altri
La manutenzione del software gestionale lo tiene al passo con norme, formati e programmi collegati che cambiano. La seguiamo per i programmi che costruiamo e per quelli scritti da altri.
- Backup del database
copia fuori sede, ripristino provatoRiuscito - Certificato del sito
scade tra 61 giorniIn regola - Aggiornamenti di sicurezza
2 pacchetti installatiFatto - Spazio su disco
al 78%, avviso inviatoDa guardare
- Cosa comprende
- Correzioni, aggiornamenti, backup, assistenza
- Anche per
- Software scritti da altri, dopo un audit
- Modifiche grandi
- Concordate prima, a parte
- Formula
- A corpo, a canone o mista
La manutenzione di un gestionale comprende correzioni, adeguamenti, nuove funzioni e prevenzione dei guasti: aggiornamenti di sicurezza, backup provati, controlli automatici. Sui gestionali scritti da altri si parte da un audit del codice. Le modifiche più grandi si concordano prima.
Correttiva, adattiva, evolutiva, preventiva
La manutenzione del software gestionale si divide in quattro tipi, e la differenza conta quando si legge un contratto: cambia cosa è compreso e cosa si paga a parte.
Correttiva
Ripara quello che era stato promesso e non funziona, come il PDF del DDT che taglia l'ultima riga. Sta di solito nel prezzo della manutenzione.
Adattiva, o adeguativa
Segue i cambiamenti che arrivano da fuori: il corriere spegne la vecchia API e le spedizioni smettono di partire.
Evolutiva
Aggiunge o cambia funzioni, come un codice commessa sugli ordini o un secondo magazzino. Si preventiva a parte: conviene scriverlo prima.
Preventiva
Riduce la probabilità che qualcosa si rompa: la versione di PHP si aggiorna prima che esca dal supporto.
Per il vostro tecnicoFatturaPA 1.2.3, versioni di PHP, certificati HTTPS
Dal 1° aprile 2025 vale la versione 1.2.3 dello schema XML della FatturaPA, al posto della 1.2.2: un programma che genera fatture elettroniche va ricontrollato a ogni cambio come questo.
Ogni versione di PHP, il linguaggio di molti gestionali web, riceve correzioni per due anni e poi, per altri due, solo quelle di sicurezza critiche; PHP 8.2 le riceve fino al 31 dicembre 2026. Dopo quella data il gestionale funziona ancora, ma le nuove falle di quella versione non vengono più corrette. I certificati HTTPS dal 15 marzo 2026 durano al massimo 200 giorni e dal 15 marzo 2029 ne dureranno 47, secondo le regole del CA/Browser Forum: per questo la loro scadenza è tra i controlli automatici.
Backup provati e controlli automatici
Un backup serve solo se si riesce a ripristinarlo, e l'unico modo di saperlo è provarci. Teniamo le copie fuori dal server principale e proviamo il ripristino su un ambiente separato, confrontando i totali con l'originale.
- Controlli automatici su lavori pianificati, spazio su disco e scadenza dei certificati HTTPS.
- Ogni modifica passa da un ambiente di prova e finisce in un registro delle modifiche, come nel metodo di lavoro con cui costruiamo i gestionali.
- Il GDPR chiede a chi tratta dati personali di saperli ripristinare dopo un incidente e di verificare con regolarità che le misure funzionino (articolo 32 del Regolamento UE 2016/679).
- Copia presa dal server di backupfuori dal server principale
- Ripristino su un ambiente separatodatabase e documenti
- Clienti, fatture e saldiuguali all'originale
- Documenti aperti a campione20 su 20 leggibili
- Esito scritto nel registrodata e chi ha fatto la prova
Cosa comprende l'assistenza
L'assistenza e manutenzione copre quello che tiene il software in funzione; le modifiche che ne cambiano il perimetro si concordano prima.
Nell'assistenza
- Correzione degli errori
- Aggiornamenti di sicurezza e delle componenti
- Adeguamenti che toccano poche regole
- Server, backup e controlli, se il software gira su server gestiti da noi
- Assistenza da un referente che conosce il progetto
Da concordare a parte
- Nuovi moduli e funzioni non previsti
- Collegamenti con programmi aggiunti in seguito
- Cambi di norme o di API che ridisegnano un processo
- Import di archivi storici molto grandi
- Formazione in presenza oltre a quella di avvio
Il confine tra piccolo e grande non si decide a lavoro fatto: se una richiesta esce da quanto concordato te lo diciamo prima di cominciare, e sei tu a scegliere se andare avanti. Per i gestionali su misura che costruiamo la manutenzione può partire dal primo giorno; per quelli presi in carico, dopo l'audit.
L'accordo si fa su misura, come il software: a corpo, a canone o misto, scritto nella proposta dopo l'analisi. Chi compra lo sviluppo a corpo può avere l'assistenza con un contratto a parte. Per un sito web il costo dipende da cosa c'è sotto: poche pagine leggere chiedono poco, un negozio collegato al magazzino molto di più.
Presa in carico di software scritto da altri
La presa in carico di un software sviluppato da altri serve quando il programmatore di prima non risponde più, o quando l'azienda vuole cambiare fornitore. Prima di promettere qualcosa facciamo un audit.
- Si recuperano sorgente, accessi a server e dominio, database e account dei servizi collegati: spesso è la parte più lunga, perché qualcosa è intestato al vecchio sviluppatore.
- Leggiamo il codice e lo facciamo girare in un ambiente di prova, cercando versioni fuori supporto, falle di sicurezza e calcoli sbagliati: ne esce un elenco scritto dei problemi, in ordine di gravità.
- Prima le cose urgenti, come backup, aggiornamenti e password, poi la documentazione: da lì il software non dipende più dalla memoria di una persona, nemmeno della nostra.
Senza sorgente e diritto di modificarlo si salvano i dati, non il programma: vedi la guida sulla proprietà del codice sorgente. A volte il software va bene e ha solo bisogno di qualcuno che lo segua; a volte conviene la migrazione dei dati in un programma nuovo.
- Codice sorgente
- recuperato, modificabile
- Server e database
- accessi recuperati
- Dominio
- intestato al vecchio sviluppatore
- Versione di PHP
- fuori supporto
- Backup
- ripristino mai provato
- Documentazione
- assente
- Problemi trovati
- 14, di cui 3 urgenti: prima backup, aggiornamenti e password
Interventi su software che esistevano già
Esperienze del nostro gruppo. I numeri riguardano lo stesso gestionale, quello di uno studio di medicina del lavoro, in momenti diversi.
Un prototipo riscritto per reggere l'uso vero
Il gestionale esisteva come prototipo in un'altra tecnologia, non pronto per la produzione. Lo abbiamo riscritto per lavorare con dati sanitari: ruoli separati, accesso a due fattori, file e backup cifrati.
Un modulo nuovo in un gestionale che c'era già
Un'impresa di impianti aveva già un gestionale per i preventivi: invece di rifarlo, gli abbiamo aggiunto il modulo per le dichiarazioni di conformità, con allegati tecnici, foto e firma. Creato a giugno 2026 ed esteso a settembre, è già servito per una pratica reale.
Cosa scrivere nel contratto di manutenzione
Un contratto di manutenzione software deve dire cosa è compreso, come si chiede un intervento e come si esce. Le voci da controllare, con chiunque:
- Il perimetro: quali programmi, collegamenti e server.
- Cosa è compreso e cosa si paga a parte, con un esempio per voce.
- Come si segnala un problema e come si distingue un blocco da un fastidio.
- Dove finiscono i backup e quando è stato provato l'ultimo ripristino.
- A chi sono intestati dominio, server e account dei servizi collegati.
- L'uscita: preavviso, esportazione dei dati, cosa ricevi del codice.
SLA, disdetta e codice sorgenteTempi di risposta, dati in formati aperti, condizioni di uscita
Uno SLA, l'accordo sul livello di servizio, fissa per ogni grado di gravità i tempi di presa in carico e di soluzione. Ha senso quando ogni ora di fermo costa, e solo se chi lo firma ha le persone per rispettarlo anche nei festivi. Non pubblichiamo ore di risposta: se ti serve un impegno così ne parliamo nell'analisi, e lo scriviamo solo se possiamo mantenerlo.
Se disdici, i dati restano tuoi e li ricevi in formati aperti come CSV, Excel o JSON, anche durante il contratto. Per il codice vale quello che dice il contratto, da leggere prima di firmare: le regole sono nella guida sulla proprietà del codice sorgente. Le condizioni di uscita sono nella proposta fin dall'inizio.
Domande frequenti
Quanto costa la manutenzione di un software su misura?
Chi vende lo sviluppo a corpo chiede di solito una manutenzione annua a parte: le software house che pubblicano i prezzi la indicano tra il 15 e il 20% del costo di sviluppo. Da noi dipende dalla formula scelta: un contratto di assistenza a parte, se lo sviluppo è a corpo, oppure un importo mensile che comprende anche server e backup. Le modifiche più grandi si concordano sempre prima. Fonti e confronto su cinque anni sono nella guida quanto costa un gestionale su misura.
La manutenzione evolutiva è compresa nell'assistenza?
In parte. Le piccole modifiche che nascono dall'uso di tutti i giorni, come un filtro, un campo o un'etichetta, rientrano nell'assistenza. Un modulo nuovo o un collegamento con un altro programma si concordano prima, con il costo scritto.
Il mio programmatore non risponde più: potete prendere in carico il software?
Sì, dopo un audit. Intanto metti al sicuro le credenziali di dominio, server e database e una copia recente dei dati. Per seguirlo servono almeno l'accesso al server o una copia del database, e possibilmente il sorgente con il diritto di modificarlo. Senza codice i dati si possono comunque portare in un programma nuovo, con la migrazione dei gestionali.
Un software che nessuno tocca ha bisogno di manutenzione?
Sì, perché cambia quello che ha intorno: versioni di PHP e del database che escono dal supporto, certificati che scadono, API dei programmi collegati, formati della fattura elettronica. Lasciato a sé non si rompe subito: diventa fragile, e te ne accorgi il giorno in cui serve un intervento urgente.
Il costo della manutenzione del software è deducibile?
Per un'impresa un servizio pagato a periodi conta, in genere, nell'esercizio in cui matura: l'articolo 109 del TUIR considera sostenute le spese per servizi con corrispettivi periodici "alla data di maturazione dei corrispettivi". Dal 1° gennaio 2027 la stessa regola passa all'articolo 118 del nuovo testo unico delle imposte sui redditi (D.Lgs. 117/2026). Per professionisti e regimi agevolati le regole cambiano: il tuo caso lo valuta il commercialista.
Il software gira su un server nostro: potete seguirlo lo stesso?
Sì, con un accesso remoto concordato con chi gestisce i vostri sistemi e un utente dedicato, mai l'account personale di qualcuno. Va scritto chi si occupa di server, backup e sistema operativo. Se preferite, il software si può spostare su un server gestito da noi.
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