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Intelligenza artificiale per aziende, dentro i programmi che usi già

L'intelligenza artificiale per aziende, come la facciamo noi, lavora dentro il gestionale e la posta: legge fatture, DDT e contratti, smista le email, risponde a domande sui tuoi dati.

Parliamo del progetto
Si parte da
Un flusso solo, provato su documenti veri
Chi decide
Una persona, quando la decisione conta
Consumo dell'AI
Con un tetto di spesa mensile
Formula
A corpo, a canone o mista
In breve

In azienda l'intelligenza artificiale serve quando svolge un compito circoscritto dentro un processo. La inseriamo nei programmi in uso: una persona convalida le proposte che contano, i numeri li conta il database, la spesa ha un tetto mensile. Dove basta un'automazione tradizionale, usiamo quella.

Cosa fa l'AI dentro i processi aziendali

Come si usa l'intelligenza artificiale in azienda: nei lavori in cui bisogna capire un testo prima di registrarlo. Serve a chi oggi passa ore a ricopiare documenti e a inoltrare richieste.

  • Legge fatture, DDT e contratti

    Anche scansionati. Fornitore, righe e scadenze finiscono nel gestionale senza che nessuno li ricopi.

  • Smista email e PEC

    Riconosce ordini, reclami e richieste di preventivo, li collega al cliente giusto nel CRM e li assegna a chi se ne occupa.

  • Risponde con i documenti interni

    Una domanda su procedure, manuali o contratti, e la risposta arriva con il passaggio da cui è presa.

  • Interroga il gestionale

    Una domanda scritta in italiano diventa una ricerca sui dati; la risposta è un elenco con i link alle schede.

  • Prepara risposte e preventivi

    Risposte costruite sullo storico del cliente, preventivi compilati dal listino. Una persona rilegge e manda.

  • Mette ordine nei dati

    Classifica clienti o prodotti su categorie fisse e segnala i doppioni, motivando ogni scelta.

Spesso un gestionale con intelligenza artificiale è quello che hai già, con qualche funzione che legge, smista o propone. Se manca, si progetta insieme al gestionale su misura.

Lettura di fatture e DDT, anche scansionati

L'AI per leggere fatture e DDT estrae i campi del documento arrivato via PEC, email o scanner, ognuno con un livello di confidenza. Il gestionale li confronta con quello che sa già: per un DDT, l'ordine d'acquisto.

  • Se tutto torna, il carico di magazzino parte da solo.
  • Se una quantità non coincide, il documento va in coda a una persona con il valore evidenziato.
  • Le fatture elettroniche dello SdI non hanno bisogno dell'AI: sono già dati, con la fatturazione elettronica.

Agenti AI: cosa sono e cosa possono fare

Gli agenti AI per aziende ricevono un obiettivo, decidono quali passi servono e usano gli strumenti che gli sono stati dati: leggere un documento, cercare nel gestionale, preparare una bozza.

  • Cercano con i permessi di chi fa la domanda.
  • Prima di cambiare un dato preparano la modifica e aspettano una conferma.
  • I numeri li conta il database, non il modello.
  • Ogni passo resta registrato.
Per il vostro tecnicoOCR, XML dello SdI, RAG, interrogazioni al database

Usiamo i modelli linguistici tramite API, con condizioni commerciali che escludono l'addestramento sui dati inviati. Sui documenti scansionati l'OCR, cioè il riconoscimento del testo, è solo il primo passo: il lavoro vero è capire quale numero è il totale e quale l'imponibile. Le fatture elettroniche dello SdI sono già dati, un file XML che il gestionale legge senza AI. Metodi e costi sono nella guida su come estrarre dati da PDF e documenti con l'AI.

Le risposte dai documenti interni usano la tecnica RAG: si cercano i passaggi pertinenti e il modello risponde citandoli. Gli agenti hanno strumenti in sola lettura, con i permessi dell'utente; quando serve un numero, il modello scrive l'interrogazione al database e il risultato viene dai dati. Funzionano così anche le domande in italiano ai cruscotti di business intelligence.

Quando l'AI sbaglia, chi se ne accorge

Una persona: il sistema è costruito per mostrarle i casi dubbi. Un modello linguistico può dare una risposta plausibile e sbagliata, la cosiddetta allucinazione: non si elimina, si circonda di controlli.

  • Le proposte che contano, e quelle sotto la soglia di confidenza decisa con te, passano da una coda di validazione.
  • I codici si scelgono da un elenco chiuso: l'AI non può inventarne di nuovi.
  • All'inizio una persona guarda tutto. Dove gli errori si rivelano rari e poco costosi, i casi sicuri passano da soli.

I tuoi dati e gli obblighi dell'AI Act

Gli obblighi dell'AI Act per le aziende si sommano al GDPR e alla legge italiana 132 del 2025. Quali valgono per te lo verifichi con il tuo legale o il consulente privacy.

  • Dal 2 febbraio 2025: stop alle pratiche vietate (articolo 5) e formazione del personale che usa l'AI (articolo 4).
  • Dal 2 agosto 2026: l'AI Act si applica in generale; chi offre un chatbot deve dire che risponde un'AI (articolo 50).
  • Dal 2 dicembre 2027: obblighi per i sistemi ad alto rischio dell'allegato III, come la selezione del personale.
Cosa chiede l'AI Act, e da quandoRegolamenti (UE) 2024/1689 e 2026/1744

Il regolamento (UE) 2024/1689, l'AI Act, si applica in generale dal 2 agosto 2026, con alcune parti anticipate: dal 2 febbraio 2025 valgono il divieto delle pratiche dell'articolo 5, per tutti, e l'alfabetizzazione del personale dell'articolo 4, per chi fornisce o usa sistemi di AI. L'articolo 50 riguarda chi offre chatbot o diffonde contenuti generati.

Il regolamento (UE) 2026/1744, in vigore dal 27 luglio 2026, ha rinviato gli obblighi per i sistemi ad alto rischio: per quelli dell'allegato III, come la selezione del personale, si applicano dal 2 dicembre 2027 a chi li fornisce e a chi li usa.

GDPR e legge 132 del 2025Sub-responsabili, decisioni automatizzate, informativa

Al modello arrivano solo i documenti e i dati che servono al compito. Per il GDPR il fornitore del modello è un sub-responsabile, che il titolare deve autorizzare: lo indichiamo nel contratto previsto dall'articolo 28. L'articolo 22 limita le decisioni prese solo in modo automatizzato che hanno effetti giuridici o comunque significativi sulle persone: un motivo in più per lasciarle a una persona.

In Italia la legge 132 del 2025 chiede al datore di lavoro di informare i lavoratori sull'uso dell'AI, nei casi previsti, e ai professionisti di informare i clienti. Per questo di ogni sistema che consegniamo scriviamo cosa fa l'AI, con quali dati e dove controlla una persona. Per valutare un fornitore c'è la guida su fornitore software, GDPR e NIS2.

Quando l'AI non conviene

L'intelligenza artificiale non conviene in molti casi, e lo diciamo spesso già nella prima chiamata. Qui c'è una strada più semplice.

SeAllora
I dati sono già strutturati, come un XML o l'export di un altro programmaBasta un'integrazione tra software.
La regola è fissa, come l'IVA o uno sconto a scaglioniMeglio un'automazione dei processi tradizionale: un programma normale non sbaglia un calcolo, un modello ogni tanto sì.
I volumi sono piccoli, come dieci documenti al meseSi fa prima a registrarli a mano.
I dati sono in disordineL'AI non sa quale dei tre codici dello stesso cliente è quello giusto.
A ognuno serve solo scrivere o riassumereBasta un piano aziendale. ChatGPT Business costa 20 dollari per utente al mese con fatturazione annuale (listino OpenAI, settembre 2026).
Ti serve un documento di strategia sull'AITrovi di meglio altrove, in una consulenza sull'intelligenza artificiale: la nostra analisi produce un flusso che lavora.

Progetti in cui l'AI lavora sotto controllo

Esperienze del nostro gruppo, raccontate per esteso nella pagina progetti. Il controllo cambia da un caso all'altro: un elenco chiuso, le citazioni dal testo, una persona che rilegge.

Rete di imprese

Categorie da un elenco chiuso

L'AI ha assegnato una sottocategoria a 1.401 aziende, con motivazione, fonte e confidenza. La sceglie tra 390 voci fisse: codici nuovi non ne può inventare.

Medicina del lavoro

DVR letti dall'AI, decide il medico

Agenti AI leggono i documenti di valutazione dei rischi delle aziende, anche scansionati. Ogni proposta porta citazioni e confidenza, e la convalida il medico del lavoro.

Produzione grafica

Il fascicolo nasce da un documento

L'AI compila la scheda del nuovo fascicolo da un Word o un PDF, poi una persona controlla. Quando arriva una versione nuova, il portale la confronta con la precedente, campo per campo.

Da dove si parte e quanto costa

Per implementare l'intelligenza artificiale in azienda si parte da un flusso solo, quello che costa più ore, provato su un campione dei tuoi documenti veri. Se il risultato non regge, lo sai prima di spendere il resto; se regge, metterlo in uso richiede di solito da pochi giorni a qualche settimana.

  • Il costo dipende da quanti flussi, quanti documenti al mese, quanti programmi collegare e quanto controllo umano serve. Il confronto si fa con il lavoro che l'AI toglie, misurato sul flusso di prova.
  • L'uso del modello si paga a consumo: un DDT di una pagina consuma poco, un agente che ragiona su migliaia di righe di più. Lo stimiamo sui tuoi volumi e fissiamo un tetto di spesa mensile.
  • L'accordo si fa su misura: dopo l'analisi ricevi una proposta scritta con costi, tempi e formula, a corpo, a canone o mista.

Il lavoro segue le sette fasi del nostro metodo: prima chiamata, analisi scritta, modello dei dati, prima versione, rilasci successivi, messa in produzione, assistenza ed evoluzione.

Formule e costi

Domande frequenti

Hai un'altra domanda? Scrivici

I documenti dei miei clienti vengono usati per addestrare l'AI?

No. Usiamo i modelli tramite API, con condizioni commerciali: OpenAI e Anthropic dichiarano che per impostazione predefinita non usano questi dati per addestrare i modelli. Il rischio vero è il collega che incolla un contratto nel suo ChatGPT personale, dove le conversazioni possono finire nell'addestramento se l'impostazione è attiva. Serve una regola scritta su strumenti e dati.

Cos'è un'AI privata per aziende e quando conviene?

È un modello installato su un server dedicato, così i documenti non passano da un fornitore esterno. Ha senso con dati molto delicati o grandi volumi. Costa di più, perché servono server con schede grafiche, e sulle letture difficili di solito rende meno dei grandi modelli commerciali: lo verifichiamo con una prova.

Basta un abbonamento a ChatGPT per aziende o serve uno sviluppo?

Basta quando ognuno usa l'AI per conto suo, per scrivere o riassumere. Serve uno sviluppo quando l'AI deve lavorare dentro un processo: leggere tutte le bolle in arrivo e scriverne i dati nel gestionale, con permessi, controlli e un registro. Il confronto tra i prodotti è nella guida ChatGPT, Claude e Copilot in azienda.

Devo formare i dipendenti che usano l'intelligenza artificiale?

Sì. L'articolo 4 dell'AI Act, che si applica dal 2 febbraio 2025, chiede a chi fornisce o usa sistemi di AI di prendere misure per formare il personale che li usa. Dopo le modifiche del 2026 non serve garantire un livello preciso, ma l'obbligo resta. Per i sistemi che costruiamo è una formazione pratica: cosa fa l'AI, dove sbaglia, come si lavora la coda di validazione.

Quanto costa un chatbot AI per il sito aziendale?

Dipende da cosa deve sapere. Rispondere dai tuoi documenti è il caso semplice; leggere ordini e pratiche dal gestionale richiede collegamenti e permessi. Poi c'è il consumo del modello, che cresce con le conversazioni. Dal 2 agosto 2026 chi scrive al chatbot va informato che parla con un'AI, se non è evidente (articolo 50 dell'AI Act).

Chi risponde se un agente AI sbaglia?

La decisione resta di chi la prende: per questo le scelte importanti le conferma una persona. Le responsabilità sul piano legale le fissa il contratto. A noi tocca costruire il sistema perché l'errore si veda, si ricostruisca e si possa correggere la regola che non l'ha fermato.

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Mezz'ora di chiamata, senza impegno. Se un software standard vi basta, ve lo diciamo.

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