CRM immobiliare per agenzie e affitti brevi
Un CRM immobiliare abbina le richieste dei clienti agli immobili, raccoglie i contatti da portali, sito e WhatsApp e ricorda le scadenze, accanto al gestionale che usi già.
- R-0412 · Coppia, trilocale zona stazione
budget 250.000, box richiestoCompatibile - R-0377 · Trasferimento per lavoro
budget 230.000, trattabileCompatibile - R-0398 · Famiglia, tre locali con giardino
giardino assenteParziale - R-0431 · Investitore, da mettere a reddito
rendita da verificareDa valutare
- Per chi
- Agenzie, property manager, gestori di affitti brevi
- Si parte da
- Il gestionale che usi già
- Si collega a
- Portali, sito, WhatsApp, Alloggiati Web
- Dati
- Sempre esportabili, in formati aperti
Un CRM immobiliare tiene insieme immobili, richieste, contatti e trattative di un'agenzia. Se il tuo gestionale pubblica già sui portali lo teniamo, e gli costruiamo accanto quello che manca: abbinamenti, richiami, canoni, affitti brevi. Chi chiamare, e a che prezzo, lo decide l'agente.
Il lavoro a mano intorno al gestionale
Il gestionale immobiliare, che sia Getrix o un altro, di solito copre schede degli immobili e pubblicazione sui portali. Il lavoro a mano sta intorno, e spesso lo fa una persona.
- Le richieste arrivano da Immobiliare.it, idealista, dal sito e da WhatsApp, in caselle diverse.
- Quando entra un immobile nuovo, qualcuno ripassa a memoria chi cercava qualcosa di simile.
- Il richiamo dopo la visita dipende dall'agenda di chi l'ha fatta.
- Canoni, scadenze dei contratti e aggiornamenti ISTAT stanno in un foglio Excel.
- Negli affitti brevi ospiti, schedine e pulizie si coordinano in chat.
Per ciascuno di questi punti la risposta è un collegamento o un'automazione, non un programma nuovo da imparare. Se il tuo gestionale fa già tutto, nella prima chiamata te lo diciamo.
Anche l'accordo si fa su misura: a corpo, a canone o misto, scelto dopo l'analisi. Formule e costi
Abbinamento tra richieste e immobili
L'abbinamento automatico tra richieste e immobili in portafoglio funziona quando ogni richiesta ha gli stessi campi di un immobile: zona, tipologia, metri quadri, locali, budget e le condizioni irrinunciabili, come il box.
Entra un immobile
Oppure un proprietario abbassa il prezzo.
Richieste compatibili
Il CRM le mostra, campo per campo.
Messaggio pronto
Il CRM prepara il testo per ogni cliente.
Decide l'agente
Il CRM propone; chi chiamare lo sceglie una persona.
Contatti da portali, sito e WhatsApp nello stesso posto
Le richieste inoltrate dai portali, i moduli del sito e i messaggi WhatsApp diventano contatti nella stessa scheda, assegnati all'agente della zona. Dopo la visita il richiamo è in agenda il giorno dopo, e il promemoria si ferma quando il cliente risponde.
Per WhatsApp serve la versione di Meta che si collega ai programmi: come funziona e cosa costa è nella guida sulla WhatsApp Business API; come la colleghiamo ai contatti, nella pagina sul CRM su misura.
Annunci sui portali e sul sito
Gli annunci su Immobiliare.it e idealista non si inseriscono due volte: l'annuncio si scrive una volta, nella scheda dell'immobile, e da lì parte verso i portali e il sito.
È il modo in cui funzionano i gestionali immobiliari: Getrix, il gestionale di Immobiliare.it, invia gli immobili ai portali partner. Se il tuo lo fa già, quella parte non si rifà.
Cosa si costruisce su misuraSito collegato e controlli prima della pubblicazione
Se il sito dell'agenzia non riceve gli immobili da solo, lo colleghiamo al gestionale, senza che nessuno debba ricordarsi di togliere i venduti.
Se la scheda dell'immobile la costruiamo noi, i controlli stanno prima della pubblicazione. Gli annunci di vendita e di locazione, con poche eccezioni, devono riportare gli indici di prestazione energetica e la classe energetica, come chiede l'articolo 6 del decreto legislativo 192 del 2005: per questo nella nostra scheda quel campo è obbligatorio.
Gestione delle locazioni e dei canoni
Un software per la gestione delle locazioni segue canoni, scadenze, aggiornamenti ISTAT e solleciti. Per chi amministra immobili per conto dei proprietari, ogni mese si ripetono gli stessi passaggi.
Il contratto entra
Parti, importo, deposito, date e condizioni di aggiornamento.
Rinnovi e disdette
Il gestionale per property manager li ricorda.
I canoni del mese
Preparati e confrontati con i movimenti della banca.
Solleciti e rendiconto
Chi non ha pagato riceve un sollecito; il proprietario trova tutto nel rendiconto.
L'aggiornamento ISTAT, calcolato
Per le locazioni non abitative, se il contratto lo prevede, l'importo si aggiorna ogni anno su richiesta del locatore. Nei contratti di durata legale l'aumento non può superare il 75% della variazione ISTAT, come stabilisce l'articolo 32 della legge 392 del 1978.
Il gestionale calcola l'importo, prepara la lettera e applica l'aumento dal mese giusto; per le abitazioni applica quello che prevede il contratto. Addebiti SEPA e solleciti sono nella pagina su fatturazione elettronica e incassi.
- Affitto mensile
- € 1.200
- Variazione ISTAT
- 2,0% nell'anno
- Aumento applicabile
- 75% della variazione: 1,5%
- Nuovo importo
- € 1.218 da ottobre
- Aggiornamento
- previsto dal contratto
- Lettera al conduttore
- pronta da firmare
Affitti brevi: schedine, CIN e pulizie
Nella gestione degli affitti brevi, tra la prenotazione e la partenza dell'ospite i passaggi sono sempre gli stessi, e quasi tutti si possono collegare. Un flusso di esempio:
- Prenotazioneda Airbnb, Booking.com o dal sitoinnesco
- Dati degli ospitimodulo inviato prima dell'arrivo
- Alloggiati Webschedine entro 24 ore dall'arrivo
- Imposta di soggiornocon tariffe ed esenzioni del Comune
- Pulizieturno fissato sull'orario del check-out
| Cosa | Regola |
|---|---|
| Schedine su Alloggiati Web | Entro 24 ore dall'arrivo, o all'arrivo stesso se il soggiorno è più breve, anche per i contratti sotto i trenta giorni (articolo 19-bis del decreto-legge 113 del 2018) |
| CIN, codice identificativo nazionale | Esposto all'esterno dello stabile e indicato in ogni annuncio; chi affitta senza CIN rischia una sanzione da 800 a 8.000 euro (articolo 13-ter del decreto-legge 145 del 2023) |
| Dotazioni di sicurezza | Rilevatori di gas e monossido ed estintori in ogni appartamento, chiesti dalla stessa norma sul CIN |
| Calendario di Airbnb | Si aggiorna con quelli degli altri siti ogni 3 ore |
Con pochi appartamenti il calendario di Airbnb basta. Con molte prenotazioni dell'ultimo minuto serve un channel manager, e noi lo colleghiamo al resto.
Intelligenza artificiale in agenzia
In agenzia l'intelligenza artificiale prepara bozze e legge documenti; le decisioni restano alle persone. Dalla scheda e dalle foto prepara una bozza di descrizione dell'annuncio, che l'agente corregge. Da visure e planimetrie ricava i campi da controllare.
- Classe energetica e CIN arrivano dalla scheda, non dal modello.
- Prezzo e risposte ai clienti restano alle persone.
Come lo impostiamo: l'intelligenza artificiale per le aziende
- Documento
- Visura catastale
- Categoria
- A/2 · abitazione civile
- Vani
- 4,5
- Superficie
- 85 mq · da controllare sulla planimetria
Progetti nati in altri settori
Nel settore immobiliare non abbiamo ancora un progetto da raccontare. Questi due, esperienze del nostro gruppo descritte senza nomi, usano lo stesso meccanismo.
Scadenze e avvisi su tre canali
Le scadenze di ogni veicolo in calendario, con avvisi via email, SMS e WhatsApp Business. L'elaborazione giornaliera non manda mai due volte lo stesso avviso, e i consensi sono registrati canale per canale.
In agenzia diventa: rinnovi dei contratti e richiami dei clienti.
Solleciti di pagamento per più società
Una webapp importa i file di fatture e contatti di ogni società, riconosce le colonne e tiene gli stati del sollecito a ogni nuovo import.
In agenzia diventa: per un property manager le società diventano i proprietari, ciascuno con i suoi inquilini.
Domande frequenti
Qual è il miglior CRM per un'agenzia immobiliare? Ne esiste uno gratuito?
Non esiste un migliore in assoluto. Per un'agenzia che lavora come le altre, un gestionale immobiliare di mercato che pubblica sui portali è spesso la scelta giusta, e di solito costa meno di uno sviluppo. Un CRM generico gratuito non conosce zone, metri quadri e incarichi, e tutto finisce nelle note. Il su misura conviene dove lavori in modo diverso: abbinamenti con regole tue, locazioni, affitti brevi, provvigioni divise tra agenti.
Quanto costano le API di Immobiliare.it?
Per pubblicare gli annunci non serve un'API tua: ci pensa il gestionale dell'agenzia, che li esporta verso i portali. Per collegare un software nuovo a un portale, formato e condizioni si chiedono al portale; noi li verifichiamo prima di cominciare e scriviamo questi costi nella proposta, separati dal nostro lavoro. L'API pubblica di idealista, per esempio, serve a leggere gli annunci, non a pubblicarli, e la chiave si ottiene su richiesta.
Posso tenere Getrix, o il gestionale che uso, e aggiungere solo le automazioni?
Nella maggior parte dei casi sì. Dipende da come il gestionale lascia uscire i dati: esportazioni programmate, API, email di notifica o file condivisi. Lo verifichiamo nell'analisi e, se un collegamento non è possibile, lo scriviamo. I dettagli sono nella pagina sulle integrazioni tra software.
Il software può mandare da solo le schedine ad Alloggiati Web?
Sì, con le credenziali della struttura. Il servizio Alloggiati Web della Polizia di Stato ha un canale per i programmi, oltre al sito: il software prepara le schedine dai dati degli ospiti, le invia nei tempi previsti, conserva la ricevuta e ti avvisa se un invio non va a buon fine. Il controllo dei documenti resta a chi gestisce l'alloggio.
L'intelligenza artificiale può fare la valutazione di un immobile?
Può preparare una prima forchetta, non una valutazione. Un punto di partenza sono le quotazioni OMI dell'Agenzia delle Entrate, pubblicate ogni semestre per zona con un valore minimo e uno massimo al metro quadro, insieme alle compravendite chiuse dalla tua agenzia. La stessa Agenzia avverte che le quotazioni non sostituiscono la stima di un immobile preciso: il prezzo lo decide l'agente, che conosce la casa e il palazzo.
Si può automatizzare l'adeguata verifica antiriciclaggio?
In parte. Gli agenti in affari che fanno mediazione immobiliare sono soggetti obbligati dal decreto legislativo 231 del 2007 (articolo 3, comma 5, lettera e), nelle locazioni solo quando il canone mensile è di almeno 10.000 euro. Il software raccoglie documenti e questionari, ricorda cosa manca e conserva il fascicolo per i dieci anni previsti dall'articolo 31. La valutazione del rischio e l'eventuale segnalazione restano all'agente e al suo consulente.
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