E-commerce e gestionale: come integrarli
Per chi vende con Shopify, WooCommerce o PrestaShop e tiene magazzino, listini o fatture in un altro programma: cosa passa, in che verso, ogni quanto e quando basta un plugin.
- Ordine 1042 · sito
entrato nel gestionale, merce impegnataRegistrato - Giacenza TS-220-M
5 a magazzino · sito 5, marketplace 4Allineata - Ordine 1044 · marketplace
articolo non trovato nel gestionaleFermo - Fattura 318
numero riportato nell'ordine 1041Allo SdI
Collegare l'e-commerce al gestionale vuol dire decidere, dato per dato, quale sistema comanda: di solito ordini e clienti vanno al gestionale, giacenze e prezzi al negozio. Se esiste un plugin per i tuoi due programmi e le regole sono standard, basta quello. Il su misura conviene con più canali, listini per cliente o un gestionale senza API.
Il segnale arriva quasi sempre dal magazzino: un cliente paga online un articolo che non c'è più, perché la giacenza del sito si aggiorna la sera. Oppure dall'amministrazione, dove qualcuno ricopia ogni mattina gli ordini del negozio nel gestionale per fare DDT e fattura.
Collegare l'e-commerce al gestionale toglie quel passaggio, a patto di decidere bene cosa passa e in che verso.
Cosa sincronizzare tra e-commerce e gestionale, e in che direzione
Per ogni dato si decide quale sistema comanda: gli altri lo leggono e non lo modificano. È la regola che evita la maggior parte dei problemi, e va scritta prima di cominciare.
| Dato | Direzione | Quando | Da decidere |
|---|---|---|---|
| Ordini | Negozio → gestionale | Appena pagati | Come trattare bonifici in attesa e contrassegni |
| Clienti | Negozio → gestionale | Con il primo ordine | Come riconoscere chi esiste già: email, partita IVA |
| Giacenze | Gestionale → negozio e marketplace | A ogni movimento | Quanta scorta tenere da parte per canale |
| Prezzi e listini | Gestionale → negozio | Quando cambiano | Dove nascono le promozioni |
| Schede prodotto | Dipende | Quando cambiano | Chi scrive descrizioni e foto, chi codici e pesi |
| Spedizioni | Gestionale o corriere → negozio | Alla partenza | Chi avvisa il cliente, e su quale canale |
| Fatture | Programma di fatturazione → SdI | Dopo l'ordine o a fine giornata | Quali ordini diventano fattura |
| Resi e rimborsi | Negozio → gestionale | Alla richiesta e al rientro | Quando la merce torna disponibile |
La frequenza dipende da quanto costa un errore. Un ordine deve arrivare nel gestionale in pochi secondi se il magazzino spedisce in giornata; i prezzi possono passare una volta al giorno se cambiano una volta al mese. Per le giacenze vendute su più canali, un aggiornamento serale non basta.
Sulla fattura, una regola: la emette il programma che già la manda allo SdI, che sia il gestionale, Fatture in Cloud o Danea Easyfatt. L'integrazione gli passa i dati dell'ordine e riporta nel negozio il numero di fattura.
Quali ordini fatturare e quando si decide con il commercialista; l'integrazione applica la regola a ogni ordine. I dettagli sono nella pagina su fatturazione elettronica e incassi.
Plugin pronto o integrazione su misura: quando basta il plugin
Il plugin basta quando i programmi sono due, esiste un connettore per quella coppia e le tue regole sono quelle che il connettore prevede. Prima di pagare uno sviluppo, prova il connettore su una copia del negozio con gli ordini veri dell'ultimo mese: se li gestisce tutti, hai finito.
Basta il plugin
- I programmi sono due
- Esiste un connettore per quella coppia
- Le tue regole sono quelle che il connettore prevede
- Il connettore gestisce tutti gli ordini veri dell'ultimo mese
Conviene l'integrazione su misura
- I canali sono più di uno (sito, marketplace, portale B2B, negozio fisico) e la giacenza deve essere una sola
- Ci sono listini per cliente, sconti a cascata o prezzi netti per rivenditore
- I codici del negozio e del gestionale non coincidono, o le varianti nel gestionale sono articoli separati
- Ci sono più magazzini, lotti o numeri di serie da seguire
- Il gestionale non ha né connettori né API
Per un'integrazione tra Danea Easyfatt e WooCommerce, per esempio, Danea elenca nella sua pagina sull'e-commerce le piattaforme compatibili, tra cui WooCommerce, PrestaShop, Shopify, eBay e Amazon, e le integrazioni certificate fatte da altre software house. Il collegamento c'è solo nelle versioni Enterprise ed Enterprise One, fino a tre negozi online.
C'è anche la strada opposta: un gestionale con e-commerce integrato, dove negozio e magazzino sono lo stesso programma e non c'è nulla da sincronizzare. Funziona se il negozio del gestionale ti basta. Se il tuo e-commerce vende bene così com'è, di solito conviene tenerlo e collegarlo.
Le API di Shopify, WooCommerce, PrestaShop e dei gestionali
Le piattaforme di e-commerce più diffuse hanno API pubbliche: porte ufficiali da cui un altro programma legge e scrive ordini, prodotti e giacenze, con un avviso automatico a ogni ordine. Tra i gestionali dipende dal prodotto, e a volte dalla licenza.
Danea Easyfatt, per esempio, scambia file in un formato suo; Fatture in Cloud ha un'API pubblica; Odoo include la sua solo nel piano Custom. Per TeamSystem e gli altri gestionali installati dipende dalla versione, e lo verifichiamo nella documentazione o con il tuo rivenditore.
Per il vostro tecnicoCome si collegano i singoli programmi
| Programma | Come si collega | Da sapere |
|---|---|---|
| Shopify | GraphQL Admin API e webhook | L'API REST è considerata superata dal 1° ottobre 2024; dal 1° aprile 2025 le nuove app pubbliche usano solo GraphQL. |
| WooCommerce | API REST con chiavi generate nel pannello, webhook | Un webhook si disattiva dopo più di cinque consegne fallite di fila. |
| PrestaShop | Webservice su ordini, prodotti, giacenze e clienti | PrestaShop 9 aggiunge una Admin API con accesso OAuth2. |
| Amazon | Selling Partner API | Ordini, giacenze, inserzioni e notifiche. |
| Danea Easyfatt | Scambio di file nel formato Easyfatt-Xml | Il collegamento all'e-commerce c'è nelle versioni Enterprise ed Enterprise One. |
| Fatture in Cloud | API pubblica, versione 2 | Documentazione e librerie per chi sviluppa. |
| Odoo | API esterna (JSON-RPC o XML-RPC) | Nel listino di Odoo è compresa solo nel piano Custom. |
Nell'API costruita per la rete di imprese descritta più sotto: REST con accesso OAuth2, idempotenza contro le operazioni doppie, webhook firmati con ritentativi, ambiente di prova e libreria PHP per chi integra.
Se il gestionale non ha API
Molti gestionali installati in ufficio non hanno un'API, ma importano ed esportano file. In quel caso l'integrazione deposita gli ordini in un file CSV o XML nella cartella da cui il gestionale li importa, e legge le giacenze dal file che il gestionale esporta, a orari fissi. È meno immediato, ma stabile.
Se il database è raggiungibile si possono leggere i dati direttamente; scriverci dentro lo facciamo solo con il consenso del produttore. Le strade possibili sono descritte nella pagina sulle integrazioni tra software.
Giacenze sfasate, ordini doppi, codici diversi: come si evitano
Si evitano con poche regole, decise prima, e con un registro che tiene traccia di ogni passaggio.
| Cosa è successo | Esito |
|---|---|
| Giacenze: 3 differenze corrette | Fatto |
| Ordine 1043 arrivato due volte | Ignorato |
| Ordine 1044: codice sconosciuto | Fermo |
| Gestionale fermo: 2 ordini | In coda |
Come non vendere merce che non c'è
Il gestionale comanda sulla giacenza, e ogni movimento la rimanda a tutti i canali: la vendita al banco, l'ordine online, il carico dal fornitore. Quando arriva un ordine la merce si impegna subito, prima della spedizione.
Per i canali più lenti si tiene una scorta di sicurezza: per esempio, con 5 pezzi a magazzino il sito ne mostra 5 e il marketplace 4. Di notte un controllo confronta le giacenze dei canali con quella del gestionale e corregge le differenze.
Ordini doppi e ordini persi
Quando il gestionale non risponde, le piattaforme ritentano, e lo stesso avviso può arrivare due volte. Shopify ritenta 8 volte nelle 4 ore successive e, nella sua documentazione sui webhook, consiglia di riconoscere ogni avviso dal suo identificativo e di affiancare un controllo periodico che recuperi gli ordini sfuggiti.
Dopo 8 fallimenti di fila Shopify cancella l'iscrizione creata via API, e WooCommerce disattiva la sua dopo più di cinque: gli ordini smettono di arrivare senza un errore sullo schermo di nessuno. Per questo mettiamo in ogni integrazione una coda, la quadratura periodica e avvisi che arrivano anche a noi.
Codici prodotto diversi
Il negozio ha lo SKU, il gestionale il codice articolo, il fornitore un terzo codice, e le varianti di taglia o colore a volte nel gestionale sono articoli separati. Serve una tabella di corrispondenza tenuta in un posto solo e, dove c'è, una chiave comune come il codice EAN, quello del codice a barre.
Un ordine con un codice sconosciuto non si scarta: si ferma, e arriva un avviso leggibile, "articolo non trovato nel gestionale".
Resi e rimborsi
Il rimborso fatto nel negozio genera nel gestionale la nota di credito, mentre il carico a magazzino aspetta che qualcuno abbia controllato la merce rientrata: un articolo rovinato non deve tornare in vendita da solo.
Marketplace e corrieri nello stesso flusso
Un marketplace si collega come un altro negozio: ordini in entrata, giacenze in uscita. Con più canali la giacenza unica diventa indispensabile, ed è lì che un plugin per canale smette di bastare.
Per i corrieri, la spedizione si crea dal gestionale e il numero di tracciamento torna nell'ordine del negozio, che avvisa il cliente. I corrieri offrono strade diverse: BRT, per esempio, ha un servizio che importa gli ordini da molte piattaforme e marketplace, e per volumi alti lo scambio diretto dei dati tra sistemi via sFTP o web service.
L'avviso di spedizione può partire anche su WhatsApp, con le regole spiegate nella guida sulla WhatsApp Business API.
Portale ordini B2B: quando i listini stanno nel gestionale
Un portale ordini B2B è un negozio riservato ai clienti aziendali, come rivenditori, negozi e installatori: ognuno entra con le sue credenziali e vede i suoi prezzi, le sue condizioni e il suo storico. Dal punto di vista dell'integrazione, la domanda è una sola: dove vivono i listini.
- Se le regole di prezzo entrano nelle impostazioni di una piattaforma e-commerce B2B pronta, si usa quella e la si collega al gestionale. Shopify, per esempio, sui piani che lo prevedono permette di dare a ogni cliente aziendale prezzi, prodotti e modalità di pagamento propri.
- Se invece sconti a cascata, prezzi netti e fido esistono solo nel gestionale, copiarli ogni settimana riporta il problema da cui si partiva: un portale su misura li legge da lì, e l'ordine entra già come ordine cliente.
Gli stessi dati servono all'app ordini degli agenti, che può funzionare anche senza rete se lo si decide all'inizio. Esempi e casi del settore sono nella pagina su commercio e distribuzione.
Magazzino: gestionale con codice a barre o WMS
Un gestionale di magazzino con codice a barre registra cosa entra e cosa esce; un WMS (warehouse management system) organizza anche dove sta la merce e chi la va a prendere.
In entrambi i casi la giacenza deve arrivare a tutti i canali di vendita.
Se per un software di magazzino conti sull'iperammortamento 2026, ricorda che la legge 199 del 30 dicembre 2025 lo prevede per beni nuovi, anche immateriali, elencati negli allegati IV e V e interconnessi, per investimenti dal 1° gennaio 2026 al 30 settembre 2028 (condizioni del Ministero delle Imprese e del Made in Italy).
La maggiorazione si applica a un costo di acquisto da ammortizzare o a un leasing finanziario: un software pagato a canone ne resta fuori, qualunque sia il fornitore. Le regole sono nella guida sull'iperammortamento del software, la verifica spetta al commercialista.
Esperienze del nostro gruppo
Descritti senza nomi. Altri esempi nella pagina progetti.
Un'API per i negozi online di una rete di imprese
Qui il gruppo stava dall'altra parte del collegamento. Per una rete di imprese con un sistema di pagamento interno è stata costruita un'API con accesso autorizzato e protezione dalle operazioni doppie, avvisi automatici firmati e ripetuti se non arrivano, e una pagina di pagamento ospitata per i negozi online collegati, con un ambiente di prova per chi integra.
Sono le stesse garanzie che chiediamo alle piattaforme quando le colleghiamo.
Un e-commerce multilingua con back office e magazzino
Per un marchio di biancheria per la casa, con una linea per hotel, è nato un negozio in cinque lingue con pagamento online e bonifico, e un back office con prodotti a varianti, ordini con spedizione e tracciamento, clienti, magazzino e statistiche. Negozio e magazzino stanno nello stesso sistema, quindi la giacenza non si sincronizza: è la stessa.
Tempi e costi di un'integrazione e-commerce
Un'integrazione tra due sistemi richiede di solito alcune settimane; ogni canale in più aggiunge lavoro.
Dopo l'analisi ricevi una proposta scritta con costi, tempi e formula: sviluppo a corpo, canone mensile o una formula mista, scelta insieme. Le possibilità sono in formule e costi. A questo si sommano gli eventuali costi di altri fornitori, come il piano Odoo con l'API esterna o le app a pagamento del negozio.
Per gli altri passaggi ripetitivi dell'ufficio c'è l'automazione dei processi aziendali.
Domande frequenti
Posso collegare WooCommerce a Danea Easyfatt senza sviluppo?
Spesso sì, con le versioni Enterprise ed Enterprise One di Easyfatt e una delle integrazioni già pronte che Danea elenca. Provala su una copia del sito con gli ordini veri: lo sviluppo serve solo se restano fuori regole tue, come listini per cliente o più magazzini.
Shopify si collega a Fatture in Cloud per le fatture elettroniche?
Sì, entrambi hanno API pubbliche. L'ordine pagato su Shopify diventa una fattura in Fatture in Cloud, che la manda allo SdI come fa con le altre, e il numero della fattura torna nell'ordine. Se un connettore pronto segue già le tue regole, basta quello.
Se cambio piattaforma e-commerce devo rifare l'integrazione?
Solo il lato del negozio. Le regole su codici, giacenze, clienti e fatture stanno nel mezzo e restano uguali: per questo le teniamo in un livello separato, invece di scriverle dentro il negozio o dentro il gestionale.
Cosa succede agli ordini se il gestionale è spento?
Non si perdono, se l'integrazione ha una coda: gli ordini aspettano lì ed entrano appena il gestionale torna disponibile. Non conviene contare solo sui ritentativi della piattaforma, perché finiscono: Shopify ritenta per 4 ore, poi smette.
Quanti ordini al mese servono perché l'integrazione convenga?
Non c'è una soglia fissa. Conta il tempo che oggi serve per ricopiare un ordine, moltiplicato per gli ordini del mese, più il costo degli errori: un articolo venduto due volte, una fattura sbagliata, un cliente che aspetta. Se gli ordini sono pochi e semplici, ricopiarli costa meno, e te lo diciamo nella prima chiamata.
Il negozio online può leggere le giacenze da un gestionale installato in ufficio?
Sì. Se il gestionale non è raggiungibile da internet, un piccolo programma installato in ufficio legge le giacenze dai file di scambio o dal database e le manda al negozio, e nello stesso modo porta dentro gli ordini, senza aprire il gestionale all'esterno. Prima verifichiamo cosa permette la tua licenza.
Da leggere insieme
Raccontaci cosa fate ancora a mano
Mezz'ora di chiamata, senza impegno. Se un software standard vi basta, ve lo diciamo.
Videochiamata con schermo condiviso, in italiano, inglese o russo.