KPI aziendali: esempi per settore, formule e quanti tenerne

Quasi ogni azienda ha più numeri di quanti ne guardi. Il fatturato lo sa il commercialista, le fatture scadute l'amministrazione, le commesse in perdita il capocantiere, di solito a lavoro finito.

Un buon insieme di KPI mette questi numeri in fila, con la stessa definizione per tutti e abbastanza presto da poter cambiare qualcosa.

Cos'è un KPI e perché non ogni numero lo è

Un KPI è un indicatore che misura se l'azienda si avvicina a un obiettivo e che porta a una decisione quando esce dalla soglia. Per ogni KPI servono una formula, la fonte dei dati, la frequenza di aggiornamento e il nome di chi interviene.

La business intelligence è il lavoro che raccoglie i dati dai programmi aziendali, li pulisce e li trasforma in indicatori. Il controllo di gestione usa quegli indicatori per confrontare budget e consuntivo e attribuire costi e ricavi a reparti, commesse e clienti. I KPI sono la parte visibile di entrambi.

I KPI che servono a quasi ogni azienda

Alcuni indicatori valgono in qualunque settore, perché misurano le due cose che mettono in difficoltà un'azienda: margini troppo bassi e cassa che non arriva.

Un esempio di calcolo del DSO, con due errori da evitare, è nella guida ai solleciti di pagamento.

Gli indicatori che chiede il Codice della crisi

Per un'impresa alcuni numeri sono anche un dovere. L'art. 3 del Codice della crisi d'impresa (D.Lgs. 14/2019) chiede all'imprenditore individuale misure idonee a rilevare per tempo la crisi, e a quello collettivo, come le società, un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato.

Misure e assetti devono permettere anche di verificare la sostenibilità dei debiti per almeno i dodici mesi successivi. Il comma 4 elenca i segnali:

• retribuzioni scadute da almeno trenta giorni, per oltre la metà del totale mensile;
• debiti verso fornitori scaduti da almeno novanta giorni, superiori a quelli non ancora scaduti;
• esposizioni verso banche scadute, o oltre il fido, da più di sessanta giorni, se valgono almeno il 5% del totale;
• debiti verso INPS, INAIL, Agenzia delle entrate e Riscossione oltre le soglie dell'art. 25-novies.

Si calcolano con dati che l'azienda ha già: scadenzario fornitori, paghe, banca. Cosa sia "adeguato" per te lo valuti con il commercialista.

Esempi di KPI per settore

Gli indicatori che distinguono un settore sono quelli che misurano il suo modo di guadagnare. Le soglie non le scriviamo: un valore letto in un articolo vale meno del tuo dato dell'anno scorso.

Studi professionali e medicina del lavoro

In uno studio il prodotto è il tempo: contano la quota di ore fatturabili (ore su pratiche che il cliente paga ÷ ore lavorate) e il valore dei lavori finiti ma non ancora fatturati.

In un servizio di medicina del lavoro si aggiungono le visite eseguite rispetto a quelle programmate, i lavoratori con idoneità scaduta per azienda cliente e i giorni tra visita e consegna del giudizio.

KPI per imprese edili e impiantisti

Il KPI che decide l'anno è il margine di commessa: (ricavo della commessa − costi già sostenuti − costo stimato per finire) ÷ ricavo della commessa. Il costo per finire è la voce che si aggiorna meno spesso, ed è l'unica che fa vedere lo sforamento a metà lavoro.

Accanto: ore a consuntivo contro preventivo, SAL maturati e non fatturati, interventi chiusi senza rapportino firmato. Tutti dipendono dai rapportini: vedi la guida ai rapportini di lavoro digitali.

Ristorazione e alberghi

Per un ristorante: food cost ((inventario iniziale + acquisti − inventario finale) ÷ ricavi della cucina), costo del personale sui ricavi, coperti e scontrino medio per servizio.

Per un albergo: occupazione (camere vendute ÷ camere disponibili), prezzo medio per camera venduta (ADR) e ricavo per camera disponibile (RevPAR). I dati stanno in cassa, prenotazioni e fatture dei fornitori; vedi ristorazione e ospitalità.

Agenzie immobiliari

Per un'agenzia contano gli incarichi attivi e quelli in scadenza nei prossimi trenta giorni, il rapporto tra incarichi acquisiti e immobili venduti, i giorni medi tra incarico e rogito per zona, le provvigioni maturate e non incassate. Se un immobile resta in vendita molto più a lungo della media della sua zona, il prezzo di partenza era probabilmente troppo alto.

Commercio e distribuzione

Margine per cliente e per famiglia di articoli, dopo sconti e trasporto; giorni di giacenza (valore medio del magazzino ÷ costo del venduto × giorni del periodo); ordini evasi completi alla prima spedizione; articoli fermi da più di sei mesi. Un distributore con buon fatturato e un magazzino che gira piano ha la cassa ferma sugli scaffali.

Servizi ad abbonamento: MRR, churn e DSO

I ricavi ricorrenti mensili (MRR) sono la somma dei canoni attivi riportati al mese. Il churn è la quota di clienti persa nel periodo: con 200 clienti a inizio trimestre e 6 disdette, il 3%.

Il DSO dice quanto passa tra fattura del canone e incasso; con l'addebito diretto SEPA l'incasso parte alla scadenza. Se l'MRR cresce ma il churn cresce di più, i nuovi contratti servono sempre più a rimpiazzare quelli persi.

Quanti KPI tenere, e come scriverne la definizione

Pochi: una decina per la direzione, da tre a cinque per ruolo. Un cruscotto con trenta indicatori non si legge, si scorre. Se il numero cambia e nessuno fa niente di diverso, non è un KPI. Ogni indicatore ha bisogno di una scheda approvata da chi lo usa:

Sembra burocrazia, e chiude molte discussioni: "fatturato" per il commerciale sono gli ordini, per l'amministrazione le fatture emesse, per il commercialista i ricavi di competenza.

L'ultima riga decide chi vede cosa, e va applicata nel sistema che legge i dati, non nascondendo una pagina del report. In Power BI lo fa la sicurezza a livello di riga, che filtra i dati per chi ha il ruolo di visualizzatore; in una dashboard web si usano gli stessi permessi del gestionale (vedi dashboard e business intelligence).

Dati sporchi e fonti da collegare prima della dashboard

Una dashboard mostra i dati che riceve, errori compresi. Prima di disegnarla vanno risolti i problemi che si trovano quasi sempre:

• lo stesso cliente inserito due volte, con ragione sociale diversa o partita IVA mancante;
• codici articolo diversi tra magazzino, e-commerce e listino;
• note di credito registrate in modi diversi da programmi diversi;
• costi di commessa che arrivano a fine mese da un foglio Excel.

Si corregge nel programma di origine, non nella dashboard: se il cliente doppio si unisce solo nel cruscotto, il mese dopo torna.

Poi gestionale, CRM, fatturazione, banca ed e-commerce vanno portati nello stesso posto, accedendo ai database in sola lettura, attraverso le API o con esportazioni programmate: vedi le integrazioni tra software. Se i dati vivono in una serie di fogli, parti dalla guida da Excel a gestionale.

Data warehouse: cos'è e quando serve

Un data warehouse è un database separato, pensato per le analisi, dove i dati di più programmi arrivano puliti, con le stesse codifiche e con lo storico. Serve quando le fonti sono molte, quando si confrontano anni tenuti in programmi diversi o quando la dashboard rallenta il gestionale. Con un gestionale, un CRM e una banca, di solito basta leggere le fonti direttamente.

Ogni quanto aggiornare i numeri

La frequenza giusta è quella della decisione che il KPI deve provocare. Cassa e incassi ogni giorno o ogni settimana, margini di commessa ogni settimana, churn e concentrazione dei clienti ogni mese.

In Power BI un modello in capacità condivisa, il caso di chi ha solo licenze Pro, si aggiorna al massimo otto volte al giorno con la pianificazione; in capacità Premium, Fabric o con licenze Premium per utente fino a 48 (documentazione Microsoft). I limiti valgono per i modelli che importano i dati: in modalità DirectQuery Power BI interroga la fonte a ogni apertura del report, come fa una dashboard web che legge il database.

Excel, Power BI, Looker Studio o dashboard su misura

Lo strumento si sceglie in base a quante persone devono vedere i numeri e a dove stanno i dati, e viene dopo le definizioni.

Dashboard KPI in Excel

Per una o due persone e pochi indicatori mensili, Excel basta. Con Power Query il foglio legge file esportati o un database e si aggiorna con un clic. Il limite arriva quando il file gira per email e ne esistono quattro versioni.

Power BI: quanto costa la licenza

Dal listino Microsoft di settembre 2026: Power BI Pro 12,10 euro per utente al mese, Premium per utente 20,80 euro, IVA esclusa, con pagamento annuale.

A queste cifre si aggiunge il lavoro per collegare le fonti e costruire i report.

La licenza gratuita serve per i report personali; per condividerli, chi pubblica e chi guarda ha bisogno di Pro, a meno che i report non stiano in una capacità Premium o Fabric F64 o superiore (tipi di licenza). Chi ha Microsoft 365 E5 o Office 365 E5 ha già Pro compreso.

Con pochi utenti interni Power BI è di solito la scelta più economica; con molti utenti che guardano soltanto, il conto va rifatto.

Looker Studio o Power BI

Looker Studio, che ad aprile 2026 è tornato a chiamarsi Data Studio, è gratuito nella versione base; la Pro costa 9 dollari per utente per progetto al mese secondo la pagina di Google Cloud e aggiunge spazi di lavoro del team, report di proprietà dell'azienda e l'assistenza di Google Cloud.

Rende di più con i dati già su Google (Analytics, Ads, Fogli, BigQuery); Power BI lavora meglio con i dati di un gestionale e con modelli di molte tabelle collegate.

Dashboard web su misura

Non ha licenze per persona: si pagano lo sviluppo e la gestione nel tempo, con un accordo su misura (a corpo, a canone o misto: vedi formule e costi), e il numero di utenti conta poco.

Conviene con molti utenti o utenti esterni (agenti, punti vendita, clienti), o quando il cruscotto deve stare dentro il gestionale. Non conviene per cinque persone interne che usano già Microsoft 365. Lavoriamo in tutti e due i modi, compreso il solo collegamento dei dati a un Power BI che avete già.

Quando una dashboard non serve

Se i numeri che ti servono sono cinque, cambiano una volta al mese e il commercialista te li manda già, una dashboard non si ripaga: basta un foglio con le definizioni scritte.

Lo stesso se i dati di origine non sono affidabili: prima si sistema il processo che li produce, con un gestionale su misura o un'automazione. Un cruscotto alimentato da rapportini consegnati a fine mese è puntualissimo nel mostrare il mese scorso.