ChatGPT aziendale, Claude e Copilot: costi, dati e regole

In molte aziende l'intelligenza artificiale è entrata dalla porta di servizio: qualcuno usa ChatGPT sul telefono per scrivere le email ai clienti, qualcun altro incolla un contratto in Claude per farselo riassumere, e l'account è quello personale.

Vietarlo di solito non funziona e fa perdere uno strumento utile. Funziona scegliere un piano aziendale, firmare l'accordo sui dati e scrivere poche regole chiare. Prezzi e condizioni qui sotto sono verificati sui siti ufficiali il 23 settembre 2026.

Piani personali e piani aziendali: cosa cambia per i dati

Tra un piano personale e uno aziendale il modello è spesso lo stesso: cambia il contratto che regola i tuoi dati.

Nei piani personali di ChatGPT (Free, Go, Plus, Pro) OpenAI può usare le conversazioni per addestrare i modelli, a meno che l'utente non lo disattivi. Nei piani personali di Claude (Free, Pro, Max) Anthropic le usa se l'utente lo consente nelle impostazioni. Nei piani aziendali tutti e tre i fornitori dichiarano il contrario.

Anche il luogo dei dati cambia da piano a piano. OpenAI offre la residenza dei dati in Europa con ChatGPT Enterprise, non con Business.

Microsoft applica a Copilot il Limite dei dati dell'UE, con due eccezioni dichiarate: le ricerche sul web che Copilot fa per rispondere passano da Bing, dove Microsoft agisce come titolare autonomo, e i modelli di Anthropic disponibili dentro Copilot per ora ne restano fuori.

Quanto costano ChatGPT, Claude e Copilot per le aziende

A settembre 2026 i piani aziendali costano intorno ai 20 dollari o euro per utente al mese con fatturazione annuale; con quella mensile si paga di più. Tutti hanno anche una fascia Enterprise per le organizzazioni grandi, con controlli in più.

Microsoft ha rinominato Microsoft 365 Copilot in Microsoft Copilot, e durante il passaggio nei listini si trovano ancora tutti e due i nomi.

Copilot per le aziende ha un vantaggio preciso: lavora con le autorizzazioni che ogni persona ha già su Outlook, Teams e SharePoint, quindi non vede niente che l'utente non possa già aprire. ChatGPT Business e Claude Team si collegano a Microsoft 365 e ad altri servizi tramite connettori.

ChatGPT e GDPR: i dati personali nei prompt

Scrivere in un prompt il nome di un cliente, una busta paga o un referto è un trattamento di dati personali, e l'azienda ne resta titolare anche se il testo lo elabora un fornitore.

Per il GDPR il fornitore è un responsabile del trattamento, e l'articolo 28 chiede un contratto che ne fissi obblighi e limiti: è il DPA della tabella sopra. Con un piano personale quel contratto non esiste.

Qualche regola pratica vale con qualunque piano:

• i dati sanitari e le altre categorie particolari dell'articolo 9 è meglio tenerli fuori dalle chat generiche, anche con il piano aziendale, se non c'è una valutazione specifica;
• quando il nome non serve, non si scrive: "il cliente A, fornitura di marzo" basta per farsi preparare un sollecito;
• con il consulente privacy conviene verificare che informative e registro dei trattamenti citino l'uso di servizi di AI.

Le stesse domande valgono per qualunque fornitore di software che usa l'AI sui tuoi dati: le trovi nella guida su fornitore software, GDPR e NIS2.

AI Act: gli obblighi per le aziende che usano l'AI

Un'azienda che usa ChatGPT, Claude o Copilot per lavoro è, nel linguaggio dell'AI Act, un deployer: un utilizzatore professionale. Il regolamento (UE) 2024/1689 gli chiede poche cose, ma precise.

Alfabetizzazione del personale (articolo 4)

Dal 2 febbraio 2025 chi usa sistemi di AI per lavoro deve occuparsi della preparazione di chi li usa per suo conto. Il regolamento (UE) 2026/1744, l'omnibus digitale sull'IA in vigore dal 27 luglio 2026, ha riscritto l'articolo: fornitori e deployer adottano misure per sostenere l'alfabetizzazione del personale, e l'obbligo non impone di garantire un livello specifico a nessuna persona.

Un modo ragionevole di rispettarlo è una formazione breve su cosa fa lo strumento, dove sbaglia e quali dati non inserire, con una traccia scritta di chi l'ha seguita.

Trasparenza (articolo 50)

Dal 2 agosto 2026 chi pubblica immagini, audio o video generati o modificati dall'AI che possono passare per autentici, i cosiddetti deep fake, deve dichiararlo. Lo stesso vale per i testi generati e pubblicati per informare il pubblico su questioni di interesse pubblico, salvo che una persona li abbia rivisti e ne abbia la responsabilità editoriale.

E un assistente AI sul sito deve far sapere a chi scrive che sta parlando con un'intelligenza artificiale, salvo che sia evidente.

Usi ad alto rischio

Usare l'AI per selezionare il personale o valutare i dipendenti rientra negli usi ad alto rischio dell'allegato III. Dopo il regolamento 2026/1744 quegli obblighi si applicano dal 2 dicembre 2027, come riporta la Commissione europea.

In Italia: la legge 132 del 2025

La legge 132 del 23 settembre 2025 aggiunge due obblighi di informazione:

• l'articolo 11 chiede al datore di lavoro di informare i lavoratori sull'uso dell'AI, nei casi e nei modi dell'articolo 1-bis del decreto legislativo 152 del 1997;
• l'articolo 13 dice che nelle professioni intellettuali l'AI serve solo come supporto, e che il professionista deve comunicare al cliente, con un linguaggio chiaro, quali sistemi usa: per gli studi professionali è un punto da mettere nella lettera d'incarico.

Quali obblighi valgono per la tua azienda lo verifichi con il tuo legale o consulente: qui trovi le regole con la fonte, non un parere.

Policy aziendale sull'uso dell'AI: un modello con i punti chiave

Una policy sull'uso dell'intelligenza artificiale rende esplicito quello che oggi ognuno decide da solo. Non deve essere lunga: due pagine lette da tutti valgono più di venti che nessuno apre. Questi sono i punti che non possono mancare, da adattare alla tua azienda.

1. Strumenti ammessi. Quali servizi si usano, per esempio ChatGPT Business o Copilot, sempre con l'account aziendale. Gli account personali non si usano per lavoro.
2. Dati che non entrano mai. Dati sanitari, password e chiavi di accesso, dati di pagamento, documenti coperti da accordi di riservatezza, codice sorgente non pubblico.
3. Dati che entrano con cautela. Dati di clienti e dipendenti solo se servono al compito, ridotti al minimo o resi anonimi.
4. Controllo umano. Nessun testo generato va a un cliente, in un contratto o in un documento ufficiale senza che una persona lo abbia letto. Chi lo manda ne risponde.
5. Trasparenza. Quando si dice a clienti e pubblico che un contenuto è generato, secondo l'articolo 50 dell'AI Act e, per i professionisti, la legge 132/2025.
6. Formazione. Chi usa gli strumenti fa una formazione iniziale e un aggiornamento quando cambiano strumenti o regole.
7. Accessi. Attivazione e revoca degli account passano da una persona sola; chi lascia l'azienda perde l'accesso il giorno stesso.
8. Errori e incidenti. A chi si segnala un dato inserito per sbaglio o una risposta sbagliata arrivata a un cliente, e cosa si fa nelle prime ore.
9. Referente e revisione. Chi risponde alle domande sulla policy e ogni quanto la si rilegge: con strumenti che cambiano così spesso, almeno una volta l'anno.

Il passo dopo: collegare l'AI ai dati aziendali via API

ChatGPT o Claude in chat sanno solo quello che ci incolli dentro. Quando l'AI deve lavorare sui dati del gestionale, sui documenti in arrivo o sulle email, il copia e incolla diventa il rischio più grande: dati sensibili che girano senza controllo, versioni sbagliate, nessuna traccia di chi ha visto cosa.

La strada più sicura è collegare l'AI ai sistemi tramite API. È un LLM aziendale nel senso pratico del termine: il modello è quello dei grandi fornitori, usato con condizioni commerciali che escludono l'addestramento, ma i dati li sceglie il tuo software.

Il gestionale manda al modello solo i campi che servono a quel compito, con i permessi di chi fa la domanda, e ogni richiesta resta registrata. Per esempio: la fattura del fornitore arriva via PEC, il sistema ne legge i dati e li propone in una schermata, una persona conferma. Nessuno ha copiato niente in una chat.

È il lavoro che facciamo con l'intelligenza artificiale per le aziende e con le integrazioni tra software; per i documenti c'è la guida su come estrarre dati dai documenti con l'AI, e chi usa l'AI per scriversi un programma trova i limiti nella guida su come creare un gestionale da soli. Se invece a ognuno serve scrivere, riassumere o tradurre, il piano aziendale basta e non serve nessuno sviluppo.